高速公路竣工資料檔案及歸檔的管理

張文霞

（甘肅路橋第四公路工程有限責任公司，甘肅　　蘭州　730050）

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高速公路竣工資料檔案及歸檔的管理

張文霞

（甘肅路橋第四公路工程有限責任公司，甘肅蘭州730050）

摘要：隨著社會的不斷發展，我國高速公路建設里程逐漸增長。國家發展改革委2016年初公布數據，截止到2015年底，中國高速公路通車總里程達到12.3萬km，超過美國，位居世界第一。研究得知，在高速公路建設工程中，竣工資料是整個工程的歷史紀錄，具有重要的研究和使用價值。因此，有必要做好資料整理和工程建設同步實施，確保歸檔資料完整、準確，對日后高速公路竣工資料及歸檔管理研究起到很好的借鑒作用。本論述對現今高速公路建設工程中的竣工資料及歸檔工作進行研究，試圖為之提供行之有效的可行性建議。

關鍵詞：高速公路；竣工資料；歸檔

高速公路建設過程中，資料的整理收集和工程質量同等重要，在高速公路竣工資料進行歸檔整理時，需要進行制度化、科學化以及規范化管理，確保工程資料的準確有效。高速公路竣工資料管理、工程建設和合同管理都屬于工程管理的范疇。資料管理要做到與工程建設同步實施，為高速公路竣工資料歸檔的完整性、準確性，打下良好的基礎。

1　　竣工資料內容

高速公路竣工資料管理包括工程資料的填寫、編制、審批、收集、整理、組卷、移交及歸檔等工作。在進行高速公路竣工資料檔案管理過程中，為了能夠有效確保工程檔案的完整性、系統性以及準確性，提升高速公路竣工資料檔案整理的合格率，要求工程檔案管理順利達到《公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法》《竣工文件編制及檔案整理辦法》等文件中的相關規定。

高速公路竣工資料檔案管理，主要是指在整個高速公路建設項目從高速公路工程項目的提出、立項、審批、勘查、設計、施工，一直到竣工整個環節中形成的應該歸檔保存的文件檔案,這些資料中既有文字材料，同時還包括各種施工圖紙、圖表、聲像材料以及其他載體的材料。

高速公路竣工資料是工程勘測、設計、施工以及管理人員的勞動結晶。依據《中華人民共和國檔案法》，做好文件材料的立卷歸檔工作，是高速公路項目各級人員的義務和崗位職責，因此，要對項目中所形成的、具有保存價值的文件資料，做好立卷歸檔的相關工作，并確保高速公路竣工資料檔案的完整性、準確性和有效性。

高速公路竣工資料檔案管理工作，作為工程建設管理的重要環節，應該被納入建設全過程管理并與高速公路建設同步。竣工檔案資料室集中統一管理本工程全過程的技術檔案資料，對高速公路竣工資料檔案材料的形成、積累、收集以及歸檔工作進行及時的監督和檢查，并且負責工程技術檔案資料的接收和移交。

各單項工程總體驗收，由檔案資料室對其各種技術文件和竣工資料進行查驗，各項工程竣工決算的最后付款必須由檔案資料室對高速公路竣工資料檔案資料簽收合格后支付。檔案資料室按工程部領導審定的施工圖分發表、設備資料分發表分發工程文件資料（當工程施工圖、設備資料份數有限時），檔案資料室僅提供施工單位一套或二套文件，不足部分施工單位可委托檔案資料室向設計院提出增加施工圖供應數量；設備資料文件不足部分，由高速公路施工單位自行聯系復制，復制的設備資料應加蓋“復制件”印章。

2　　檔案管理措施

高速公路竣工資料管理措施主要包括明確責任、建立檔案管理小組、建立檔案管理工作制度、文件資料質量與費用結算相結合。在明確責任的過程中，高速公路承建方要與咨詢公司簽訂竣工合同協議，協議中明確規定了雙方需要履行的職責和義務；再明確雙方責任后，需要將檔案管理落實到個人，建立高速公路檔案管理小組，組織專業人員對高速公路檔案管理工作進行指導交流，并且聯合高速公路建設指揮部對工程項目進行定期的檢查，一旦發現問題可以及時解決，確保檔案管理的質量；科學合理的管理制度是提升高速公路竣工資料管理質量的前提，在管理制度中明確規定要對工程檔案的真實性、完整性和系統性進行仔細檢查，在檢查過程中還需要專業的技術人員進行抽查，并且第一時間將抽查結果向高速公路建設指揮部匯報；在進行高速公路竣工資料管理時，文件資料管理要與費用結算相結合，對高速公路工程的建設質量進行嚴格監督，嚴把質量關，按照合同規定履行相應的職責，對高速公路承建單位的計量結果必須要求有配套的工程項目資料，資料不配套或者不全將不予計量。在對高速公路工程項目質量檢查的過程中，指揮部、質檢站都需要參與其中，以此來提升檔案管理工作的實施效果。

3　　高速公路竣工資料檔案整理和歸檔細則

3.1竣工資料的收集和整理

高速公路竣工資料主要包括建設方、施工方、設計方、監理方在工程建設過程中產生的各種數據資料，以及高速公路工程項目的提出、立項、審批、勘查、設計、施工一直到竣工整個環節中形成的應該歸檔保存的文件檔案。此間，高速公路建設單位可以委托專業的咨詢公司進行檔案資料的收集和整理，最大限度地確保檔案資料的準確性和完整性。專業的咨詢公司具有純熟的工作經驗和工作體制，并且擁有專業的管理人員對高速公路竣工資料進行收集整理以及掃描存檔，整個工作都與高速公路建設一線的工作人員進行有效的溝通和確認，保證資料的有效性和真實性。

3.2檔案資料的整理

專業的咨詢公司在對高速公路竣工資料進行整理過程中需要根據國家交通部制定的《交通部公路工程項目竣工文件編制辦法》、國家檔案局指定的《中華人民共和國檔案法》和指揮部制定的《建設項目竣工文件編制級檔案管理規范》等相關規定對建設工程資料進行系統、科學的管理。具體過程包括對收集到的資料，按照規范要求進行分類整理，然后再以合同規定的內容為依據，對檔案文件進行神話處理，例如將高速公路竣工圖紙進行電腦繪制然后存檔，部分高速公路的施工、監理資料也需要重新裝載成冊，對于一些重要的文件內容還需要用電腦進行打印匯總并進行存檔。此外，對于高速公路施工的原始資料也要按照相應的標準進行劃分和整理，其他資料按照對應的管理標準整理成冊。

3.3工程竣工資料歸檔

咨詢公司選擇具有資深經驗的管理人員，成立檔案管理小組，通過科學、有效的管理方法對高速公里竣工資料進行分類、組卷和編目。檔案的標題、卷內的目錄等內容通過專人進行錄入并且有相應的負責人進行復核，復核通過后在對該檔案資料進行裝訂，整個整理和審核過程有指揮部委派的人員進行監督和檢查。對于其他的資料以及音像資料則需要專業管理人員進行收集和整理，其中部分音像檔案還需要經過特殊處理制成不同類型的圖片、畫冊以及影碟等，從而有效地提升高速公路竣工資料的使用價值。

4　　結束語

高速公路竣工資料檔案是整個工程的真實反映，在工程建設過程中，檔案管理必須能夠緊跟工程進度、對每一項施工環節進行跟蹤記錄以證明工程質量。在高速公路運營過程中，工程管理養護部分根據工程檔案的實際內容進行日常的管理和保養工作，與此同時在施工過程的一些重要控制參數也可以通過檔案資料進行逐一體現。因此，高速公路竣工資料有非常重要的使用價值，其整理和歸檔都需要進行有效的劃分和管理，才能提升檔案管理工作的實際效果。

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中圖分類號：U415.1，G271

文獻標識碼：A

DOI10.3969/j.issn.1672-6375.2016.06.015

收稿日期：2016-4-6

作者簡介：張文霞（1977-），女，漢族，甘肅臨洮人，大學本科，工程師，主要研究方向：公路工程資料管理。