淺談醫院檔案管理工作現狀及改進措施

杜瑩瑩

淄博市精神衛生中心（淄博市第五人民醫院）

淺談醫院檔案管理工作現狀及改進措施

杜瑩瑩

淄博市精神衛生中心（淄博市第五人民醫院）

近年來我國社會經濟發展速度比較快，并且檔案管理工作的重要性日漸凸顯，在提升醫院工作質量方面具有十分重要的意義。本文從檔案管理的內涵和重要性出發，從當前醫院檔案管理工作開展的實際情況入手，總結醫院管理工作問題，結合實際工作經驗，對醫院檔案管理工作現狀進行分析，提出改進醫院檔案管理的工作方式，以供參考。

醫院；檔案管理；現狀及改進措施

醫院檔案管理質量與醫院發展息息相關，是一種全面保存高價值文字的一種記錄方式，可以幫助醫院工作人員更好的完成工作計劃，為高層管理者決策提供真實的依據，指導工作人員完成各項工作。

1.醫院檔案管理工作質量差的原因

1.1檔案管理工作人員個人綜合素質低下

檔案管理，需要一只專業化的隊伍。調查發現，由于精神病醫院的特殊性，大部分檔案管理工作人員的個人素質都比較低，這一情況體現在理論知識與文化程度等多個方面，和當前時代發展背景相差甚遠。整體表現在專業知識陳舊、個人學習能力不足以及知識結構合理性差等方面。而且從事檔案管理工作的人員學歷也比較低［1］，外語掌握能力差，沒有專業化的高端人才，各個院校畢業的大學生，醫院檔案管理專業的人才寥寥無幾。很多醫院的檔案管理人員并非檔案類專業畢業或者醫學類畢業。這些問題都嚴重影響了當前醫院檔案管理工作的正常開展，也阻礙了醫院的未來發展。

1.2檔案管理整體水平偏低，檔案的安全性差

只重視醫療水平的提升而忽略了對檔案管理水平的提高，這是多少醫院在管理上存在的通病。淄博市精神衛生中心（淄博市第五人民醫院）始建于1966年，建院時間長，房屋設施不足，現有床位700張，更多的用房用來保障醫療使用，致使行政辦公用房簡陋，而作為重要的檔案存放場地也就不夠規范，使用面積達不到規定標準，缺少一些檔案管理的必備設備，沒有配置專用掃描儀、復印機等，管理技術趨于落后，檔案的檢索還是手工操作，這些都不同程度地制約了檔案管理工作的發展。再加上對檔案保存方式的不恰當，整體拉低了檔案的安全性。

1.3網絡信息技術使用效率低

檔案管理數字化要求程度比較高，傳統的檔案管理模式和當前社會發展的要求相違背，所以必須要以數字化的形式來改進檔案管理方式。檔案管理數字化技術的不斷發展，使電子文檔使用幾率越來越高，不論是從載體的形式來看［2］，還是從歸檔的方式來看，與傳統工作模式的差距都是比較大的。電子文件原始記錄性的明確以及電子文檔是否可以作為檔案來使用，在檔案界廣受爭議。這些問題是影響電子檔案發展的關鍵點，而且電子文件的整理以及電子文件排序技術、檔案信息安全保護技術、計算機病毒清理、防護技術等，也是比較難掌握的，如果不能妥善處理這些問題，會影響到醫院檔案管理的長遠發展。想要從根本上解決這些問題，提升信息化程度，就必須要從科學的角度出發，使檔案管理可以和現代化技術相互結合。

1.4檔案內容界定存在問題

如果不能準確的界定檔案管理工作內容，會導致工作范圍不夠明確。近年來社會科技與經濟的不斷發展，提升了檔案內涵與檔案的外延，二者都在不斷變化，這一點在醫院表現的比較明顯。檔案管理工作范圍已經從傳統的文書檔案管理、照片檔案管理中走出來，發展到當下的科研檔案管理、膠片管理與病理切片管理中。計算機技術的發展提升了檔案管理工作效率，但是對于納入檔案管理的內容要求不夠明確，所以各大醫院可以根據院內的實際情況來管理。

2.醫院檔案管理工作的改進方式

2.1提升工作人員素質

如果要保證醫院綜合檔案管理工作可以正常開展，首先就要提升檔案管理工作意識。醫院方面可以利用一些手段與活動來提升檔案管理工作人員個人主觀意識，這些意識可以體現在許多方面。首先是提升宣傳力度，利用開展各種活動的方式來提升醫院內部所有工作人員對檔案管理工作開展的認知程度，使其能夠認識到檔案管理在醫院發展中起到的作用。其次是要以主觀的方式來整理收集更加精確的數據，并為醫院高層決策人員提供更加具有價值的檔案數據，并加深醫院高層領導對檔案管理工作的認識程度。最后要構建相應的獎懲制度，可以將績效考核和工作人員的日常工作相關聯，提升其工作的積極性、主動性。

2.2提升檔案電子化建設管理工作質量

科學技術的不斷發展，為醫院綜合檔案管理工作的開展提出了更高的要求。電子檔案是當前時代背景下檔案管理最為關鍵的內容之一，醫院為了提升檔案管理工作質量，要詳細的按照電子檔案管理流程以及相應的規定工作，提升電子檔案綜合管理力度［3］使其更加符合醫院工作開展的情況。也可以通過改進電子文檔歸檔制度的方式來規范檔案格式，在此過程中，通過先進化的工作技術來提升電子文檔真實性、完善性，保證醫院健康發展。

2.3構建信息化網絡

檔案管理工作的信息化發展方向是不可逆轉的，并且檔案管理現代化也是不可避免的。新時代檔案管理工作人員，必須要具有超時代的意識，熟練掌握計算機基本操作技巧和操作知識，學會如何構建檔案數據庫，保證工作效率。工作人員還要不斷的提高計算機在檔案采集方面、檔案著錄方面以及檔案檢索方面的工作質量，保證檔案傳輸的正常開展，提升整體服務強度。可以將檔案方面的工作內容輸入到計算機中，不僅能夠節約場地，同時還可以更快速度的進行檢索，提升了檢索的效率，保證檢索質量，讓要使用檔案的工作人員不需要耗費太多的時間和精力就能找到自己想要的檔案資料，保證了檔案的真實性。檔案管理工作人員也可以通過利用電腦技術等方式，讓檔案更加快速高效的傳輸，改進檔案管理方式，使其成為醫院發展的支柱。

結束語

社會經濟的不斷發展，提升了醫療市場競爭激烈程度，所以作為醫院來說，想要在激烈的市場發展中博得一席之地，就必須要通過各種方式清楚的認識到自身工作存在的問題，不斷的學習、創新、改進傳統工作模式。以當前檔案管理工作開展的實際情況來看，要改進檔案管理工作方式，就必須要從上文提出的層面扎實做好各項工作，更好地為醫院管理、醫療教學及科研服務，最終全面的提升醫院檔案管理工作效率。

［1］陳偉光.新時期做好醫院綜合檔案管理工作的幾點思考［J］.辦公室業務，2012，01：19+21.

［2］張進香.新形勢下加強醫院檔案管理和服務的幾點思考［J］.城建檔案，2014，06：79-80.

杜瑩瑩（1979-），女，漢，山東省淄博人，本科，職稱：中級館員，研究方向：檔案管理從事的工作：檔案管理。