大數(shù)據(jù)背景下電子移交目錄的重要性探討

歷　佳

沈陽理工大學(xué)檔案館

大數(shù)據(jù)背景下電子移交目錄的重要性探討

歷佳

沈陽理工大學(xué)檔案館

本文通過總結(jié)在日常檔案管理和利用的工作中針對電子文件在移交過程中發(fā)現(xiàn)的問題，分析了大數(shù)據(jù)時代背景下電子移交目錄對檔案收集、整理、利用和共享的重要性，并強調(diào)了檔案工作人員對電子移交目錄的業(yè)務(wù)素質(zhì)對檔案收集工作的影響。

檔案收集；前端控制原則；電子移交目錄；雙套制；檔案資源共享

檔案的收集工作是整個檔案管理工作的首要環(huán)節(jié)，是貫徹檔案統(tǒng)一管理原則的重要內(nèi)容和基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。俗話說：“編筐編簍，全在收口。”檔案的收集工作，可以說就是本單位對文書部門或各業(yè)務(wù)部門的這個“收口”工作，是直接反應(yīng)本單位文書部門或各業(yè)務(wù)部門日常工作成果的一種形式，是檢驗其日常工作業(yè)務(wù)水平的一項具體措施，是指導(dǎo)其規(guī)范化工作的一項重要指標。檔案的收集工作如果不夠完整系統(tǒng)、收集的檔案資料不真實，將會直接影響檔案的整理、鑒定和利用等工作。

根據(jù)《檔案館工作通則》等文件的規(guī)定，必須要做到進館檔案應(yīng)保持全宗的完整性，并按規(guī)定整理好；交接雙方必須根據(jù)移交目錄清點核對，并在交接文據(jù)上簽名蓋章；具備條件的要做到電子目錄、全文數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案同步進館，我們要根據(jù)實際利用需要對當(dāng)前收集工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)，與時俱進，進一步以高檔案收集工作的效益。

1、電子移交目錄的價值體現(xiàn)

根據(jù)電子文件的前端控制原則，即對整個電子文件檔案管理過程的目標、要求和規(guī)則進行系統(tǒng)分析、科學(xué)整合，把需要和可能在文件形成階段實現(xiàn)或部分實現(xiàn)的管理功能盡量在文件形成階段實現(xiàn)。在當(dāng)今大數(shù)據(jù)背景下，移交目錄的電子版歸檔形式對于紙質(zhì)檔案、電子文件檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索和統(tǒng)計都具有深遠的影響。但是很多檔案工作者尚未理解或者忽略移交目錄電子版歸檔的重要性。

檔案信息的采集過程，是對將要著錄的檔案收集其案卷目錄、文件目錄、檔案原件等相關(guān)的原始材料，為檔案的信息著錄做好準備。無論是對紙質(zhì)檔案還是對電子檔案來說，傳統(tǒng)的移交目錄只需移交紙質(zhì)目錄，不用移交電子目錄，有可能存在由于紙張大小限制等原因，其紙質(zhì)版的移交目錄對當(dāng)前檔案所需信息涵蓋不全面的情況。而對電子目錄與紙質(zhì)版目錄同時進行歸檔，形成移交目錄的“雙套制”，我們檔案工作人員可以完善相關(guān)檔案的所需信息，提高歸檔工作的準確率與完整率。

檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建立，可以直接通過電子移交目錄完成。前端控制是確保電子文件真實可靠、完整安全、長期可讀的有效策略；前端控制是優(yōu)化管理功能，提高管理效率的科學(xué)理念。在實踐工作中，根據(jù)事實與數(shù)值檢索的方法，嚴格清點核對每一項目錄信息，確保目錄數(shù)據(jù)庫的準確性、完整性和全面性，提高歸檔電子文件的真實性、完整性、安全性和可識別性。

2、電子移交目錄對提高檔案收集工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的影響

科學(xué)文化的繁榮，使人們在科學(xué)研究和各種創(chuàng)造性勞動中產(chǎn)生了更多的檔案信息需求，從而對檔案工作提出了新的要求［1］115。在實際工作中，不僅僅是檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)對檔案工作有直接的影響，同時負責(zé)移交檔案的文書或業(yè)務(wù)部門的歸檔工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和檔案意識對檔案工作的整體影響更加深遠。大數(shù)據(jù)時代，電子目錄的收集工作要做到全面、嚴謹、真實、準確。我們要提高檔案工作人員在收集檔案過程中對移交目錄的全面性、嚴謹性、真實性、準確性等重要特征的把握，嚴格對待清點核對的過程，甚至在電子移交目錄中要加印電子印章以確保電子目錄的可靠性與規(guī)范性。

電子文件應(yīng)該與紙質(zhì)文件的移交數(shù)量、質(zhì)量和內(nèi)容完全統(tǒng)一。要提高工作人員對電子移交目錄形式的認知，提高電子移交目錄的信息含量和準確性，嚴格把控電子移交目錄的真實性，進而提高檔案工作的整體質(zhì)量。所以我們強調(diào)，為了提高電子移交目錄的全面性、嚴謹性、真實性、準確性，文書或業(yè)務(wù)部門的歸檔工作人員應(yīng)該在一件文件辦理完畢即刻填寫電子移交目錄，這樣可以做到及時、準確。為辦理完畢時不必填寫，一旦辦理完畢還需修改，應(yīng)及時隨之修改電子移交目錄的相應(yīng)信息。

因此檔案工作的發(fā)展應(yīng)該投入更多的資金和設(shè)備，培養(yǎng)更多的現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)人才，加強信息化建設(shè)。特別需要說明的是，無論何種形式的電子移交目錄，都便于脫機檢索，這就更加要求檔案工作人員提高對電子移交目錄的重視程度。

3、大數(shù)據(jù)背景下檔案資源的共享

對電子移交目錄格式，信息內(nèi)容，查檢數(shù)據(jù)庫格式等指定統(tǒng)一的標準，制定詳細的標準化格式，這將直接影響檔案資源的共享。應(yīng)規(guī)范檔案數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，按照共建共享、互聯(lián)互通的要求，建立和完善國家檔案信息目錄數(shù)據(jù)庫、紙質(zhì)檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體檔案數(shù)據(jù)庫等各類檔案數(shù)據(jù)庫，充分發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)庫的公共信息服務(wù)功能。

首先，必須實現(xiàn)機讀數(shù)據(jù)記錄、軟件設(shè)計以及各種硬件設(shè)備的標準化，標準化是網(wǎng)絡(luò)資源共享的基礎(chǔ)［2］215。我們可以制定電子移交目錄的標準化，對電子文件目錄及元數(shù)據(jù)進行組織，根據(jù)最原始的電子移交目錄設(shè)計軟件，通過文件類型、文件號、形成時間、形成部門等要素，實現(xiàn)檔案信息目錄數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體檔案數(shù)據(jù)庫等各類檔案數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)共享。

其次，檔案管理網(wǎng)絡(luò)必須有高效的管理手段和協(xié)調(diào)手段，具備多媒體兼容性。目前，我國網(wǎng)絡(luò)通信和移動互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的通信條件發(fā)展迅速，奠定了檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)和利用的基礎(chǔ)條件。但信息資源的分布式管理，要求網(wǎng)絡(luò)必須遵循統(tǒng)一的高層協(xié)議，對基于不同系統(tǒng)的檔案管理平臺和相關(guān)應(yīng)用軟件所產(chǎn)生的元數(shù)據(jù)信息進行整合和管理，加強協(xié)調(diào)性，建立一個全面的數(shù)據(jù)庫，并提供統(tǒng)一的檢索入口，實現(xiàn)資源共享檢索。

總之，檔案的收集工作是整個檔案管理工作的首要環(huán)節(jié)，是貫徹檔案統(tǒng)一管理原則的重要內(nèi)容和基礎(chǔ)環(huán)節(jié)一個檔案機構(gòu)的收藏是否豐富，檔案是否完整，是衡量這個檔案機構(gòu)地位和影響力的重要指標［3］46。

在大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案收集過程中，我們要結(jié)合工作實際，總結(jié)經(jīng)驗，運用新的理論思維，不斷提高電子移交目錄的規(guī)范性、全面性、準確性和安全性，遵循效益性原則，同時提高在檔案移交過程中的清點核對的細致性、完整性、準確性和全面性等重要特性，嚴格把控檔案收集工作的完整與安全，為檔案的共享利用工作打好堅實的根基。

［1］馮惠玲、張輯哲.檔案學(xué)概論［M］.中國人民大學(xué)出版社，2006年版.

［2］肖秋惠.檔案管理概論［M］.武漢大學(xué)出版社，2009年版.

［3］肖秋惠.檔案管理概論［M］.武漢大學(xué)出版社，2009年版.