淺析企業房產檔案管理的重要性及發展

任亦男

摘 要：近年來勝利油田房產建設取得較快的發展，利用頻率更是不斷增長，對房產檔案管理的要求也與時俱進。文章以勝利油田為`例從勝利油田房產檔案系統發展現狀入手，分析了石油企業房產檔案發展過程的重要性并結合實際提出了在今后一段時期，勝利油田的房產檔案發展重要性和發展趨勢。

關鍵詞：石油企業;房產檔案管理;數字化管理

房產檔案是房產管理部門在房產管理中形成的歷史數據和記錄，近年來勝利油田房產建設取得較快的發展，房產檔案的數量、類型越來越龐大、紛繁復雜，利用頻率更是不斷增長，對房產檔案管理的要求也與時俱進。面對這種管理趨勢，我們要充分認識到房產檔案的重要性，更好為勝利油田房產管理服務。

一、勝利油田房產檔案管理的概況

勝利油田是隸屬于中石化集團的國有特大型企業，分布在山東省8個地市28個區縣，2015年的統計數據顯示：勝利油田共轄188個小區，住房8710棟，220611套住宅，有房職工261803人，居住戶數208387戶。現有相當一部分住房是由于生產工作需要，分布在比較偏遠的區域，住房特點是點多面廣，比較分散。1997年油田成立了勝中、勝南、仙河、臨盤、濱南、純梁等十個社區及龍口基地管理中心，對油田小區進行統一管理，圍繞東營區的中心區域主要分布有勝中、勝南、勝北、勝東四個社區，其他社區分布在其他地市和東營市其他縣區。

為了方便職工群眾，勝利油田房產檔案形成了以十個社區及龍口基地管理中心為主，二級單位房產部門為基礎的管理模式。截止2016年1月份，全局房產檔案室11個，專兼職檔案人員80余人，存放各類房產檔案達40余萬卷，各類資料冊6萬余件。

二、房產檔案是房產政策調整的主要依據

勝利油田領導十分重視民生問題，特別是房產管理工作關系到廣大職工、住戶的切身利益。油田近幾年加大職工住房建設工作建設力度，為了使住房銷售模式更加符合油田實際，在住房銷售政策和方式的政策制定上，依據房產檔案中記錄了大量的房屋、住戶原始信息，對以上信息進行了整理、分析、加工，就能從整體上掌握一個區域的需求現狀和未來發展趨勢做出準確的判斷，有利于制定出更有針對性的房產政策。

三、房產檔案是處理各種房產糾紛的有力依據

房產檔案是關系民生檔案， 是解決民事糾紛有效的原始依據。隨著勝利油田房產管理規模的日趨龐大，和住戶的法律意識提高，人們運用法律武器維護自己的合法權利，要求解決房產糾紛的民事、行政訴訟越多越多。老年再婚房屋權屬與子女糾紛、婚姻離異房屋糾紛、房屋置換中的糾紛、房屋拆遷引起的糾紛等必須從房產檔案中取得相關的證據才能夠定論， 這都需要房產部門的原始檔案才能提供合法證據。例如， 勝中社區房產科先后為司法部門提供房產證明材料56份，其中50份材料作為法律證據，有效性100%，有力地維護了利益方的合法權益。勝東社區在處理錦華小區429號樓44戶居民搬遷工作，為了妥善處理居民的權益，認真核對全部住戶的原始檔案中房屋面積和房款等基礎信息，做好住房差價房款的的退、補工作。

四、房產檔案是資源利用、集中居住等政策執行的有力保障

勝利油田在建設初期，有相當一部分住房是由于生產工作需要，分布在比較偏遠的區域，隨著建設生產模式的變化，部分偏遠小區空置率高，上學、就醫、購物都不方便，但維護小區正常運轉的費用很高。按照油田生產建設發展實際和礦區（社區）管理體制調整的部署要求，結合地方城市發展規劃，積極探索閑置房再利用，持續推進分散小區住戶集中居住工作，促進礦區布局優化調整。

五、房產檔案為產權辦證工作的有力基礎

房屋產權信息是房產檔案信息的重要組成部分，也是房產依法獲得、交易或者滅失的有效法律依據和權屬登記的堅實基礎。產權辦證檔案作用，一是核實該住戶真實的婚姻、人員現狀。 二是完整保存購買住房情況，及住房類型。房產檔案以兩種形態進行雙重存檔，一是實物檔案的管理模式存放，二是以拍照形成數字化管理模式保存，實現了檔案管理的嚴謹性和科學性。當前，隨著勝利油田4萬限價商品房的陸續投產入住，為依法維護購房職工的合法權益，更為順應購房職工辦理產權證的愿望，2012年已經開始錦苑一區、二區、三區等其他區域的限價商品房產權辦證工作已展開。從房屋的“初始登記”檔案的收集、整理、歸檔開始，辦理了每棟住宅樓的公房產權證，再根據職工住房的銷售情況辦理“轉移登記”即職工個人的住房產權證。目前，由辦理產權證后衍生出抵押貸款、住房繼承、合戶分戶等相關業務辦理，更需要辦證檔案的核實才能夠操作辦理完成，與此同時產權證的變更情況也及時的補充到辦證檔案中。

六、房產檔案發展趨勢

以計算機技術為核心的現在信息處理技術正在深入到房產檔案管理中，極大地促進了檔案模式重大變革。房產檔案數字化是指將傳統的以紙張、錄音帶、錄像帶為儲存介質的各種原始檔案資料，通過掃描（數碼攝像）、壓縮、轉化等手段，轉化成圖片、聲音、錄像文件，并通過各種方便的查詢手段，迅速的檢索出需要檔案資料，并可以在局域網、廣域網、企業內網、互聯網上發布，最終實現數字化“檔案館”。

勝利油田住房特點是點多面廣，比較分散，分布在山東省8個地市28個區縣，成立了十個社區及龍口基地管理中心，在檔案管理上呈現分散的區域管理的狀態。實現檔案管理數字化和網絡化后解決了利用檔案受時間和空間的限制，既能實現住房管理、交易的時時監管，檔案利用的多人查詢，不發生沖突。這些功能的實現讓使用單位和住戶提高了工作效率和信息共享程度，優化了社會資源的配置。