關于企業檔案管理體制改革的探討

吳衛平

(黑龍江省農墾建三江管理局二道河農場，黑龍江 撫遠 156330)

關于企業檔案管理體制改革的探討

吳衛平

(黑龍江省農墾建三江管理局二道河農場，黑龍江 撫遠 156330)

檔案管理是企業管理中不可缺少的重要組成部分，它會直接影響到企業經營者的決策以及今后企業發展戰略的制定，檔案管理對各項資源的優化配置也具有非常重要的現實意義。在企業不斷經營和發展的過程中，檔案管理體制的改革才是企業發展下去的唯一標準。針對企業檔案管理體制的改革問題進行了相應的分析和探討。

企業；檔案管理；體制改革；完善；探討

企業的發展在市場經濟的不斷沖擊下面臨著新的問題和挑戰，而企業的檔案管理工作也在這種大環境下迎接新的挑戰。基于此，檔案管理一定要與時俱進、不斷優化自身的管理行為，加強管理體制的改革，只有這樣才能夠得到穩定的發展，這也是我國企業實現可持續發展的根本前提。

1 當前我國檔案管理體制改革的必要性分析

現如今，檔案管理體制所面臨的問題比較多，這些問題的出現嚴重影響了我國企業的長遠發展，因此需要對其進行體制方面的系統性改革。目前我國企業檔案管理主要存在以下問題：

1.1 管理效率問題

隨著我國社會經濟進程的不斷加快，社會各個領域的發展也呈現出飛速發展的趨勢，企業在發展的過程中，其規模也在不斷的擴大，就業的崗位逐年增多，企業員工的數量也有了極大的增長。在企業的發展過程中，檔案管理作為一種無形的資產，逐漸受到了廣大企業的普遍關注，但是很多企業并沒有做好檔案管理體制改革的準備工作，使得在檔案管理中存在工作效率低等問題，這些問題的出現也嚴重影響了企業競爭能力的提高，阻礙了企業的長遠發展。

1.2 管理環境問題

只有保證管理環境的和諧穩定，才能夠起到真正的管理效果。但是從我國當前的企業檔案管理環境來看，大部分的檔案管理環境都比較差，檔案室混亂不堪，很多檔案都是直接擺放在桌面上，而且各個年份的檔案也都沒有進行整合歸納處理，還有的年限檔案存在缺失的現象，這些問題也直接加大了企業檔案的管理難度，間接造成了企業無形資產的損失。因此，企業檔案的管理環境問題要放在企業檔案管理的首要解決問題上，及時解決，有效遏制這一問題的擴大。

1.3 人員素質問題

在企業的檔案管理工作中，檔案管理人員是檔案管理的主要負責人，因此承擔的責任也非常重大，尤其是對檔案管理改革要進行深入的了解和分析，這對于提高自身的工作效率以及企業的競爭能力都非常有幫助。但是從目前的企業檔案管理來看，很多的檔案管理人員素質并不是很高，而且還缺乏先進的理念和專業的檔案管理技能，這些都是檔案管理所必須的手段，如果沒有這些手段，就沒有辦法滿足檔案管理改革的實際需求。還有的企業為了節約資金，并沒有設置專門的檔案管理負責人，很多都是由非專業的檔案管理人員去負責管理，企業的檔案資源也就實現不了資源優化配置。

1.4 檔案管理體制問題

當前大部分的企業決策者并沒有意識到檔案管理對整個企業的必要性，決策者的思想觀念并沒有得到真正的轉變，檔案管理的體制也不是很完善，檔案的日常維護也沒有及時跟上。還有的企業雖然設立了檔案管理部門，但是所沿用的依舊是傳統的檔案管理體制，這也會影響到檔案管理工作的有序進行。

2 加強檔案管理體制改革的相關建議

2.1 依法治理檔案工作

企業檔案管理部門要從不同的角度出發，進一步健全檔案管理體制，運用法律手段來治理檔案管理工作。除此之外，檔案管理部門還要按照國家制定的法律手段來引導調節檔案管理部門與企業各個部門之間的關系，這樣也是為了促進檔案管理工作能夠有序、穩定的進行，改變檔案無人管理的狀態，將企業的這一無形資產抓起來，從而有效促進企業檔案管理能夠向著科學化和規范化的方向前行。

2.2 實現信息化管理

我國的企業在未來的發展中，要按照企業自身的運營情況，創建適合自身企業的、科學的信息化管理體系，并在此基礎上制定信息的一體化模式，對企業的內部信息進行篩選和整合，通過整合建立信息一體化中心，運用這一中心來統一接收信息和相關的管理應用程序，這樣也可以有效促進管理工作的規范化和合理化運作。除此之外，還要對企業內部的各項資源進行優化處理，提高無形資產的利用率，增強企業的實際競爭能力，這樣也能夠提高企業在整個行業中的影響力，從而創造經濟效益的最大化，提高企業的整體信譽度。

2.3 不斷優化新技術

社會的發展需要企業加強社會市場導向，按照時代的發展規律來對自身進行轉型，要符合社會的發展需求，這樣才能夠在日益激烈的市場競爭中得到更好的發展。在企業檔案管理體制改革中，企業管理人員還要不斷優化信息技術，運用先進的技術手段來提升檔案管理的效率，從而實現信息資源的共享，更好地促進科學決策的順利實施。除此之外，還要對管理流程以及相關的程序進行簡化處理，減少工作量，保證企業檔案管理中的人力資源能夠得到充分的利用，利用新技術還能夠降低檔案信息丟失的頻率，這樣也有效避免了無形資產的流失，進一步保證了企業檔案管理內部工作的順利進行。

2.4 加強信息資源的開發和利用

在企業的檔案管理中，企業檔案管理人員要不斷加強信息的收集和歸類工作，收集各種與企業運營發展相關的信息數據，確保各項企業檔案管理活動都能夠如期進行。運用網絡技術之后，檔案管理人員還可以根據企業的實際情況建立電子檔案庫，這樣對于提升檔案信息數據的使用價值非常有幫助。

除此之外，還要對檔案管理人員進行實時培訓，不斷提升檔案管理者的綜合素質，提高管理能力。企業可以定期對檔案管理人員開展檔案管理理論知識培訓和實踐技能培訓，讓檔案管理人員能夠充分意識到檔案管理的重要性。掌握檔案管理工作的內容及方法，在企業內部開展學術討論，同時還可以邀請工作優秀的個人到現場進行經驗介紹，這樣也能夠達到提升檔案管理工作人員綜合素質的目的。檔案管理者一定要掌握企業經營的內容以及未來的發展方向，積極主動的參與檔案管理分析工作，進一步提升檔案信息的利用價值。

3 結語

在企業的生產經營過程中，只有真正適應時代的發展需求，加強檔案管理內部的體制改革，才能夠讓檔案管理在企業運行中真正發揮長效作用，從而促進企業的可持續發展。隨著社會市場經濟體制的不斷完善，企業想要隨著社會市場的步伐前行，就一定要不斷深化教學改革的力度。由于檔案管理是當前企業管理中不可缺少的重要組成部分，在日常的企業運行中一定要有意識的將檔案管理體制改革放在重要位置上，進而全面促進我國企業各個領域都能夠走上長遠發展的道路。

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Discussion on the reform of enterprise archives management system

WU Wei-ping

(Erdaohe Farm, Sanjiang Administration Bureau, Heilongjiang Land Reclamation, Fuyuan 156330, China)

Archives management is an indispensable part of enterprise management. It will directly affect the decision-making of enterprise managers and the development strategy of enterprise in the future. Archives management is also of great practical significance for the optimal allocation of resources. In the process of continuous operation and development of enterprises, the reform of archives management system is the only standard for enterprise development. The reform of enterprise archives management system was analyzed and discussed.

Enterprise; Archives management; System reform; Perfection; Discussion

2016-09-23

吳衛平(1971-)，女，館員。

F276

B

1674-8646(2016)24-0070-02