事業單位檔案管理的創新思路

曹麗紅

(赤峰市住房公積金管理中心紅山區管理部，內蒙古 赤峰 024000)

事業單位檔案管理的創新思路

曹麗紅

(赤峰市住房公積金管理中心紅山區管理部，內蒙古 赤峰 024000)

當前事業單位處在不斷的改革與發展中，與此同時，事業單位檔案管理工作也需要加強改革并不斷創新。因此，分析檔案管理工作的重要性，找出檔案管理工作中的缺陷，提出具有創新性的解決思路，對事業單位檔案管理工作的發展有著極為重要的作用。

事業單位檔案管理；檔案管理人員；檔案管理制度；檔案管理創新

1 事業單位檔案管理工作重要意義

集合了信息、科技、知識經濟的當下，各行業領域都面臨著一場與時俱進的改革。事業單位同樣不例外，需要基于自身的發展和工作展開情況，從而有效對其檔案管理工作進行改革，以此來突破傳統管理方法對于單位發展所產生的瓶頸與制約。

事業單位檔案管理工作主要對事業單位工作內容、人事資料、重大舉措、單位發展狀況進行記錄和整理。由于事業單位性質特殊，其工作開展、進展、重大舉措等工作內容記錄，對整個事業單位和社會公眾服務事業來說意義重大。檔案管理工作作為保障事業單位內部協調、高效開展工作的重要保證，其對原始檔案信息整理、歸類、統計、保存等工作都至關重要。隨著我國科技信息技術不斷發展，事業單位機構、體制、制度以及人事管理等方面的不斷深入改革，事業單位檔案管理工作的重要性日益突出，面臨新機遇與挑戰，深刻認識到事業單位檔案管理存在的問題，提出加強檔案管理工作創新性措施對整個事業單位具有重要意義。

2 事業單位檔案管理現狀

檔案管理，廣義上說，是對實體檔案或信息檔案進行管理，并提供與之相關的各類型服務的工作總稱。從其工作流程來說，主要包括收集、整理、價值鑒定、保管、編目和歸檔、檢索與研究。對于檔案管理者而言，其每天所從事的正是將混亂無序的檔案資料、將分散質雜的內容進行統一整合，使其按照統一的管理要求進行排序和歸檔，便于使用者查詢和借用。基于目前事業單位現狀而論，普遍存在下述幾點較為突出的問題:

第一，事業單位檔案管理基礎業務比較薄弱。檔案管理目前越來越受到事業單位各部門的重視。但是，由于資金的缺乏和觀念的落后，事業單位檔案管理的基礎業務相對薄弱。首先從檔案管理人員的業務水平來說，事業單位的檔案管理人員業務水平普遍不高。其次，從檔案管理的專業性上來說，部分事業單位的檔案管理者并不是專業人員，對檔案管理知之甚少，影響檔案管理工作的優化。

第二，事業單位檔案管理設施不完善。檔案存放的硬件條件決定檔案的完好程度。事業單位對檔案管理的一個薄弱環節就是基礎設施落后。首先，有些單位沒有專門的檔案室，一般都是把檔案與其他物品堆放在一處，更有甚者在庫房里堆放易燃易爆的物品。其次，有檔案室的單位，檔案室的檔案存放條件較差，沒有良好的通風條件，致使檔案受潮等。最后，在信息技術發達的當今社會，需要建立電子檔案與紙質檔案的對接實現現代化的檔案管理，但是由于條件的限制，有些事業單位的現代檔案保護設施以及實現檔案電子信息化的設備不完善。

第三，檔案管理制度不完善。檔案管理制度不完善是導致檔案管理存在問題的一個重要原因。首先，沒有一個完善的檔案用人選拔制度。檔案管理有時候被認為是不重要的，因而檔案管理沒有完整的用人選拔制度，這是導致檔案管理人員水平低下的一個主要原因。其次，對于國家頒布的《檔案法》和《檔案管理辦法》不重視，沒有建立相關的管理制度，因而出現檔案管理工作制度的缺失。最后，對于檔案管理所規定的一些制度，執行力度不夠，常常使制度流于形式。

3 事業單位檔案管理的創新思路

3.1 健全單位檔案庫房基礎設備設施

不斷完善基礎設施建設，在硬件和軟件上都要有所投入。硬件主要是指辦公場所以及檔案的存放設備；軟件則主要指存儲量強大的數據庫、性能良好的管理軟件和殺毒軟件等。只有將軟硬件結合起來，才能保證數字化檔案在現代化社會中的有效推行。

3.2 進一步推動檔案管理現代化進程

事業單位應加大對現代先進信息技術設備的投入，更新應用軟件和技術服務，提高檔案信息利用率，進而改善檔案管理信息的時效性和準確性，同時還應提高檔案管理工作的綜合力度。事業單位須在檔案管理中的行政管理模式上形成統一，提高檔案在事業單位工作中的應用，實現資源共享，為事業單位更好發展提供平臺。

3.3 深化檔案管理改革

檔案管理工作是事業單位重要的信息資源，其整理歸檔的人才信息和社會信息對事業單位制定未來發展計劃，確定未來發展目標具有重要作用。檔案管理還是事業單位發展歷史的見證，因此其連續性、真實性、可靠性非常重要。事業單位必須深化檔案管理工作改革創新，加強檔案管理工作重要性的認識。首先，規范檔案管理部門秩序，深入加強各部門對檔案管理工作的了解和重視。其次，設置專業檔案管理工作人員，嚴格按照檔案管理制度規范工作。最后，加強檔案管理工作的保密性。檔案資源記載的是事業單位發展過程中的重大決策和絕密信息，加強保密工作有利于提高事業單位的市場競爭力，促進事業單位發展。

3.4 完善事業單位檔案管理制度

健全合理的檔案管理制度是優化檔案管理工作的重要措施之一，主要包括以下四點:第一，建立合理科學的事業單位檔案管理工作用人制度。首先從專業水平方面來說，要制定一套檔案管理人員選拔制度。選拔制度應重點體現專業性，只有把專業水平放在第一位，才能夠使檔案管理工作更好地進行。第二，從獎勵懲罰制度來說，要制定一套賞罰分明的檔案管理制度，這種賞罰制度不僅針對員工，同樣也針對領導。這樣就可以形成制度約束的雙向性，使員工和領導之間相互監督和相互引導。與此同時，建立物質激勵和精神激勵相結合的激勵制度，以精神激勵鼓舞檔案管理工作者的工作熱情，以物質激勵推動檔案管理工作者的工作效率，從而實現檔案管理工作的優化。第三，建立簡明實用的檔案管理制度。檔案管理制度針對的是檔案管理這項工作，不是搞學術、寫文章，不需要制定復雜的、難以實現的制度讓工作人員去執行。只有簡單實用的制度，才能夠更好發揮檔案管理制度的指導和規范作用。第四，堅持制度的嚴肅性。檔案部門是檔案管理制度的制定部門，同時又是規章制度的執行部門，這就要求在規章制度的執行過程中，不管是領導還是員工都應該以制度為行事標準，做到賞罰分明，充分體現制度的權威性和嚴明性。

3.5 加強對檔案管理人員素質培養

事業單位應該重視檔案管理人才的培養工作。檔案管理工作人員應具備基本的檔案管理專業知識，事業單位應引進專業的管理人才，重視人才的輸入和培養。檔案管理人員不僅要具備基礎的檔案分類、整理、歸檔、保存知識，還應具備綜合管理能力和現代信息科技應用水平。事業單位應有針對性地加強專業人才的崗前培訓和技術能力考核，從理論知識和實際工作能力入手，培養具備專業素養的人才。此外，事業單位還應加強檔案管理人員的責任意識，端正工作人員的工作態度，提高工作人員的工作熱情和積極性。建立考核制度和績效獎金制度，將工作表現與實際工資相掛鉤，鼓勵工作人員更好完成工作。最后，加強事業單位檔案管理工作人員的學習交流，不斷更新檔案管理知識和現代科技應用技術，提高檔案管理的整體水平。

[1] 程巧玲.事業單位檔案管理中存在的問題及對策分析[J].科技創新導報，2016，(20):59.

[2] 巴云紅.新形勢下事業單位的數字化檔案管理工作[J].科技傳播，2016，(18):48-49.

[3] 樊美麗.事業單位電子檔案管理芻議[J].山西檔案，2016，(S1):36.

Innovative thoughts of the public institution archive management

CAO Li-hong

(Chifeng Housing Reserved Funds Management Center, Management Department of Hongshan District, Chifeng 024000, China)

The public institutions have been through the continuous development and reform nowadays, at the same time, the archive management should be strengthened. Therefore, to analyze the significance of archive management, find the defects in the management, and propose the innovative solving thoughts are important for the development of archive management of the public institutions.

Public institution archive management; Archive manager; Archive management system; Archive management innovation

2016-11-06

曹麗紅(1966-)，女。

G271

B

1674-8646(2016)24-0110-02