檔案管理人員素質提升與檔案管理水平提高

劉成軍（黑龍江省林業設計研究院，哈爾濱 150001）

檔案管理人員素質提升與檔案管理水平提高

劉成軍
（黑龍江省林業設計研究院，哈爾濱 150001）

檔案的管理工作，在時代不斷發展的今天，其作用變得更加重要，是有效衡量人或事的重要依據，提高檔案管理人員的素質，可以為檔案利用者提供更加優質的服務品質，促進社會的發展和進步。

檔案管理；人員素質；提升；水平提高

1　相關問題的概述

1.1檔案管理

檔案管理也被稱為檔案工作，即專門從事對相關檔案實體和檔案信息進行管理并進行科學的劃分，并以此來提供特定的服務性質工作，也是國家檔案事業最基本的組成部分。檔案管理工作內容主要有以下幾個重要板塊：收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。對象是檔案，服務對象則是需要檔案的利用者，所以要解決的基本矛盾是檔案的分散、凌亂、雜質、量大、孤本等。從我國檔案的管理歷史來看，該系統是由非獨立到獨立、簡單到復雜的演變過程，所以隨著檔案量的逐步增加，科目日漸復雜，必須要朝著更加科學化的管理系統發展，以適應社會發展的需求。

1.2人員素質提升的必要性

檔案管理人員是處理檔案分類的主要參與者，其素質的高低直接決定了服務質量的好壞，有必要提升檔案管理人員的個人素養，完善檔案管理工作的更好發展。隨著3G時代的到來，檔案管理工作也逐漸發展至從傳統的手工到電腦等信息化的處理手段，檔案管理工作相對從前變得簡單，但也十分需要對待工作更加細致的人來從事這份工作。另外，也要求管理人員的個人素養不僅包括從前專業素養、服務態度的提升，更多的則是對相關知識的掌握和學習，例如要熟練的掌握各種文檔的編輯工作，軟件的合理運用等。

1.3檔案管理人員素質現狀

筆者通過對相關檔案管理人員、各大高校學習的專業人才、檔案事務所的領導人士進行了問卷查訪的工作，從相關檔案管理人員的調研結果發現，從事該工作的職員，部分能十分嫻熟地處理好檔案分類等各項工作，但也有些非專業人士參與其中，這就在很大程度上限制檔案管理的工作科學、合理化發展，阻礙檔案管理工作服務質量的進一步提升。高校學生則大都對專業知識的學習把握還不夠到位，普遍認為學習理論知識對自己的發展并無太大的用處，只要能完美勝任工作即可。另外，檔案管理的相關領導也存在相應的問題，使得檔案管理人員之間存在的差距十分巨大，服務質量得不到明顯的提升。

2　檔案管理中存在的相關問題

2.1檔案管理人員方面

2.1.1服務意識不足

檔案管理的服務對象是檔案利用者，服務質量的高低則主要是由他們的反饋，檔案管理人員如果無法與其建立良好的關系，則在一定程度上決定了服務質量得不到明顯提高的現狀。通過對檔案管理人員的查訪，筆者也得出由于部分檔案管理人員缺乏專業素養，所以在服務質量方面還有待進一步的完善，或者說有部分人員并沒有明確的服務意識，單方面的認為自己工作的主要對象是將各個種類的文檔進行科學的分類而已，所以造成了該行業服務意識不夠的現狀。

2.1.2業務能力有限

就檔案管理人員來看，其業務主要是對文檔的處理效率，如果沒有進行系統的學習，就很難對數目繁雜的檔案進行科學分類，由此帶來的直接后果則是檔案的利用者無法迅速準確地找出自己需要的檔案。針對業務能力方面，由于部分檔案管理人員是非專業型人才，所以業務能力就十分有限。此外，他們并不太重視自身的學習和完善自我的機會，以上種種都是造成我國檔案管理人員業務能力無法緊隨時代發展的重要原因，必須在今后的發展過程中加以遏制。

2.1.3沒有養成良好的習慣

以汽車4S店為藍本，它的業務范圍也包括零配件的管理，其中就有專門的人員對各種品牌的零件，各種規格的配件進行科學、合理的分類。此外，對修理人員更是用“6S”來嚴格規范，即強調良好習慣的養成，這有利于塑造企業的精神風貌，也為分類管理提供方便。

2.2檔案管理領導方面

2.2.1缺乏良好氛圍

我國堅持改革開放，雖然帶來巨大的經濟收益，但也使部分行業出現了不良的風氣，要改變這種不良風氣，必須在全行業內營造其良好的氛圍，檔案管理的工作亦是如此。這就要求檔案管理的相關領導務必要有所作為，樹立起良好的氛圍。

2.2.2并不重視職員學習機會

職員不能用嚴格的要求來規范自身發展，然而領導卻不能這樣，領導作為管理人事的主要負責人，如果不能做到重視職員的學習機會，將在企業內營造出一種消極的氛圍。另外，基于分配公平制度，也必須要重視職員的學習機會，只有這樣才能更好地促進職員的專業能力培養和服務質量的更好完善。

3　檔案管理工作的相關建議

3.1領導高度重視

不能視檔案管理為可有可無的簡單工作，檔案是一個人和歷史重要的參考文獻，如果不能得到重視，將失去其重要價值。另外，關于行業內眾多弊病的及時處理也需要依賴于領導的重視程度，因此，加強對檔案管理工作的重視十分必要。

3.2加強業務培訓

我國在檔案管理工作中存在較大的問題，其中專業素養的能力更是呈現一種參差不齊的現狀，所以必須要從各方面來加強對專業知識的學習和掌握，促進服務質量的完善。筆者認為這不僅需要領導的重視，還依賴于職員的習慣養成，所以職員要加強對自我的管理和規范，養成良好的學習習慣，例如計算機技術的興起，使網絡成為處理檔案的有效手段，一些傳統的方式逐漸不合時宜，就有必要學習新型的業務處理方式，將學習到的理論知識更好地與實際工作相互結合，提高自身的綜合競爭力。

3.3強化服務意識

檔案管理人員通過自身的工作，將各式各樣的文檔進行科學性、合理化的分類處理，就是要為檔案的利用者提供方便，供其參閱，所以是一種服務型產業。相關的檔案管理人員在服務態度上存在差別和明顯不足，有必要對此進行大刀闊斧的革新，首要之處就是要強化檔案管理人員的服務意識。強化服務意識，就是要求檔案工作者注意自身工作的重要性，學習和了解并會主動關心國家大局，善于根據黨委、政府的中心工作積極開展檔案管理工作，培養自身的責任感和意識，只有具備高度的責任感，才能更好地融入到日常工作中。

［1］ 梁艷玲.淺議檔案管理人員的綜合素質［J］.辦公室業務，2012，（01）：173.

［2］ 王常虹.對加強地方本科院校檔案管理隊伍建設的思考［J］.重慶科技學院學報（社會科學版），2010，（14）：46-48.

［3］ 蘭麗敏.淺談檔案管理工作中的幾點認識［J］.北方經貿，2011，（12）：90-92.

［4］ 黃少芳.新形勢下檔案管理人員的素質提升［J］.經營管理者，2011，（06）：27-28.

The improvement of the quality of archives management staff and enhancement of archives management level

LIUCheng-jun
（HeilongjiangDesign and Research Institute ofForestry，Harbin 150001，China）

The effect of archives management has become more prominent in the era of continuous development，which is an important and effective basis to measure things.To improve the quality of archives management staff can provide better service quality for users，and promote social development and progress.

Archives management；Qualityofpersonnel；Enhancement；Improvement ofthe level

G647

A

1674-8646（2016）11-0130-02

2016-04-15