OA系統公文流轉的分析和設計

■苗 燕

OA系統公文流轉的分析和設計

■苗 燕

辦公自動化是單位信息化工作的重要步驟。本文首先引入了辦公自動化系統的概念、功能框架，之后分析了辦公自動化系統核心組件公文流程的概念和特點，從功能角度設計實現收發文系統。最后，本文總結了當前辦公自動化系統和收發文流程的不足和未來發展趨勢。

信息化 自動化 辦公 公文流轉

研究背景

在政府機關、企事業單位的發展過程中，單位內部公文流轉、會議管理、日程管理、車輛調度等協同辦公事務成為眾多單位的頑疾，雖然消耗了大量的人力和物力，但是各項事務的發展往往事與愿違。

隨著信息技術和計算機網絡技術的發展，在單位的信息化建設中依托信息技術， 建立辦公自動化系統（Office Automation System，以下簡稱OA系統），不僅可以統一接口，加速單位的公文流轉和辦理，擴大信息來源，提高辦公質量和辦事效率，而且對于會議、日程、車輛調度等眾多協同辦公效率有了極大的提升，可以充分挖掘企業員工的潛能、發揮現有計算機設備的效能、做好 “管理事物、搞好服務”的工作，改善對外形象。

OA系統介紹

OA系統的設計是針對單位內部的辦公流程，為了實現單位內部協同辦公自動化，實現無紙化辦公，使辦公業務實現數字化，使公文處理、文件文獻管理、人事管理實現計算機化，使辦公流程規范化、制度化，并能為領導決策提供有力的支持。特征如下：

＞創新行政管理

＞多級業務協同

＞陽光透明審批

＞快速響應聯動協作

＞降低行政和信息化成本

＞提高辦公效率

概括來說，OA系統可以分為以下功能模塊：

多級組織一體化管理：對多級組織 （省、 市、縣、鄉） 實現統一組織和用戶的一體化管理，構建跨單位、跨地域、跨層級的業務協作和信息共享模式，支持云模式的用戶注冊管理。

協同門戶：靈活定義的多空間展示，不同的單位、部門及個人空間展現不同的信息和功能；多主題展示，對于不同的應用主題，如黨務、考勤等展現不同的應用、報表等組件。

公文管理：規范的流轉格式，靈動的審批流程，信息的安全傳輸。

協同工作 （審批事項）：審批制度規范化、流程圖形可視化、意見震蕩留痕。

還有會議目標、績效管理、文檔管理、移動互聯、文化建設、報表和分析等模塊。

從OA系統的使用過程來看，系統架構大致分為兩種：C/S結構的客戶端架構和B/S結構的Web技術架構。

（1）C/S結構

即客戶端/服務器模式，客戶端和服務器端的實現功能各有不同。客戶端的程序是針對用戶開發的用來完成具體業務的程序，服務器端主要提供數據處理、邏輯運行、數據共享、并發控制等管理工作機制。開發時分別對客戶端和服務器兩邊進行程序設計，具有編碼相對容易、操作簡便的優點，但是客戶端處理信息量大，負擔較重，當有需求變更或者系統修改時難度較大。

（2）B/S結構

即瀏覽器/服務器模式，針對C/S結構的缺點而改進的模式。有兩層架構的B/S和三層架構的B/S的模式，常用的為三層架構，由邏輯分離的表示層、功能層和數據層構成。表示層向客戶提供數據展示以及提供應用接口，功能層實現數據庫連接和業務處理等具體的邏輯應用，數據層負責數據庫的管理。B/S架構是目前OA系統的主流架構。

公文流轉的設計和實現

公文應用全面源于手工公文處理過程，結合柔性和剛性的流程機制和集團化組織模型，實現傳統公文的數字化和無紙化，確保公文的安全、準確、 快速。

如圖1所示，公文流轉主要分為發文管理、公文交換和收文管理3個模塊。

（一）發文管理

提出各部門經發文的業務需求。即有各部門發起發文流程，經部門內部流轉且由部門主管領導簽發后，做封發，做審核或審批后，做發文。具體方案流程如圖2所示。

關鍵崗位權限及操作說明：

封發： 蓋章，打印，回退。

文字審修：核稿修訂、簽審修意見，回退。

審核：核稿修訂、簽審核意見，文單簽批，回退。

公文流轉：多級會簽，傳閱，知會， 回退。

審簽：核稿修訂、簽審簽意見，文單簽批。

審批：簽審批意見，文單簽批。套紅：套紅

（二）公文交換

在封發時選擇交由單位公文收發員或者部門公文收發員進行公文交換。公文收發員交換會自動生成公文交換單，核實一下主送單位和抄送單位。如果公文封發范圍需要改變，某些單位不能發送公文，或者送往單位長時間未簽收，分發人可以選擇公文撤銷，撤銷送往該單位的公文。如果簽收公文時發現公文的發布范圍有誤，可以填寫意見并做回退處理。

（三）收文管理

收文登記涉及兩類登記：登記電子公文、登記紙質公文。登記發送后公文首先按照設定好的固定流程進行流轉，首先由文書復核，完成公文文單、正文的檢查，無誤后進行批示，之后登記人根據批示意見進行公文流轉，當領導在紙質文檔上進行簽批時需要公文流轉人員將紙質簽批掃描件作文附件上傳至公文文單中，作為領導簽批依據。具體收文方案流程圖如圖3。

關鍵崗位權限及操作說明：

登記： （收文發起權限）基本信息填寫，掛接正文，插入附件。

復核：簽字，回退。

批示：簽批示意見，文單簽批。

文書流轉：多級會簽，傳閱，知會，回退。

OA系統發展中須改進的問題

隨著計算機技術的提升，OA系統功能完備性和處理事務的效率較之前已經有了很大提升，但是目前還存在一些提升之處。

對OA內涵理解不夠，重硬輕軟。國內的單位在使用OA系統時，經過初期的建設后，往往認為OA系統的關鍵在于使用先進的計算機技術和高科技的設備，對于人的因素考慮較少。實際上硬件只是其中的一部分，能否通過OA系統改進現有的管理制度，改進員工處理日常事務的效率觀念，規范化辦事流程，能否對已有信息的再利用才是使用OA系統的價值所在。

工作流定義不夠靈活。工作流是OA系統最核心的功能，也是對傳統辦公模式的一種重大改變。目前很多辦公自動化軟件的工作流模塊在設計流程時步驟固化，在應對復雜事務時靈活性不夠，使工作流程無法適應業務的發展變化。

個性化缺乏。傳統的辦公系統由于功能固定，操作和使用都較簡單容易。但是隨著其功能的不斷增強，事務的不斷復雜化，同一組織中不同部門可能對OA系統的要求不同，同一個事務可能根據實際和處理人的改變而發生變化，這就需要OA系統能夠滿足個性化的需求，能夠通過個性化的設置多樣化的實現流程的流轉。

手寫簽批。對于目前的收發文審批而言，一般領導習慣于純手寫批示，但是當前的OA系統對于支持手寫批示的留痕、位置都還有一定的限制和要求。在未來的發展中，在硬件設備的支持和軟件系統的處理上，需要對此有所改善。

（作者單位：天津市信息中心）

責任編輯：劉桂素