淺談圖書(shū)檔案數(shù)字化管理

張麗哲

（國(guó)網(wǎng)黑龍江省電力有限公司技能培訓(xùn)中心牡丹江分部，黑龍江牡丹江157011）

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淺談圖書(shū)檔案數(shù)字化管理

張麗哲

（國(guó)網(wǎng)黑龍江省電力有限公司技能培訓(xùn)中心牡丹江分部，黑龍江牡丹江157011）

摘要：社會(huì)的不斷發(fā)展帶動(dòng)了國(guó)家經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步，在這樣的大環(huán)境下，辦公自動(dòng)化的程度越來(lái)越高。當(dāng)前的數(shù)字化對(duì)社會(huì)生產(chǎn)所帶來(lái)的影響是非常大的，對(duì)圖書(shū)檔案管理的影響也非常明顯，因此，要重視對(duì)圖書(shū)檔案的數(shù)字化管理，加強(qiáng)對(duì)圖書(shū)電子文件的歸檔與接收、圖書(shū)電子檔案的存儲(chǔ)及備份、提高圖書(shū)紙質(zhì)檔案的再利用及圖書(shū)電子檔案的檢索和利用。

關(guān)鍵詞：圖書(shū)檔案；數(shù)字化；管理

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，人們?cè)趫D書(shū)管理過(guò)程中建設(shè)了數(shù)字化的檔案管理體系，管理體系可以共享圖書(shū)檔案等信息資源，使得現(xiàn)代化的管理質(zhì)量得到顯著提升，而相對(duì)比較傳統(tǒng)的檔案管理模式在實(shí)際操作過(guò)程中逐漸出現(xiàn)了一些問(wèn)題，由此可見(jiàn)，建立數(shù)字化檔案管理體系已經(jīng)成為當(dāng)前急需解決的問(wèn)題之一。

1圖書(shū)檔案

將圖書(shū)檔案管理系統(tǒng)分為四個(gè)模塊：圖書(shū)管理、信息查詢(xún)、流通作業(yè)、系統(tǒng)維護(hù)。通過(guò)圖書(shū)管理系統(tǒng)可以很好的實(shí)現(xiàn)圖書(shū)征訂、新進(jìn)圖書(shū)的登記以及圖書(shū)編目等功能，可以更好的規(guī)范圖書(shū)的進(jìn)庫(kù)工作，而在圖書(shū)館中，進(jìn)行借書(shū)和還書(shū)工作則屬于流通作業(yè)的范疇，這樣，圖書(shū)管理系統(tǒng)就可以將圖書(shū)管理工作進(jìn)行劃分管理，使得各區(qū)域的工作量都非常的明確，除此之外，由于采用的是新技術(shù)圖書(shū)管理系統(tǒng)，所以，廣大讀者可以對(duì)圖書(shū)進(jìn)行實(shí)時(shí)的信息查詢(xún)，這樣，查詢(xún)平臺(tái)就可以在不同的條件下保證讀者能夠查詢(xún)到自己需要的圖書(shū)。而圖書(shū)管理系統(tǒng)維護(hù)則可以很合理的運(yùn)用這一系統(tǒng)，及時(shí)的解決隨時(shí)出現(xiàn)的問(wèn)題，而且這一管理系統(tǒng)還支持最先進(jìn)的條形碼掃描，經(jīng)過(guò)條形碼掃描過(guò)的圖書(shū)就等于有了身份，在網(wǎng)絡(luò)上就可以查詢(xún)到這一圖書(shū)的相關(guān)信息，這樣，可以極大地降低錄入人員的工作量，而且錄入的精準(zhǔn)度也會(huì)得到極大的提升。

2圖書(shū)電子文件的歸檔與接收

在圖書(shū)檔案管理中，電子檔案的原始檔案是紙質(zhì)文件，一般紙質(zhì)檔案都是借助傳統(tǒng)的方法來(lái)處理、鑒定文件，與此同時(shí)，還采用一系列的技術(shù)手段來(lái)促進(jìn)庫(kù)存檔案的數(shù)字化發(fā)展，當(dāng)對(duì)圖書(shū)庫(kù)存檔案進(jìn)行了數(shù)字化管理之后，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件與之相比，電子原件可以作為紙質(zhì)文件的副本來(lái)使用，同時(shí)，在網(wǎng)絡(luò)上傳文檔和復(fù)制文檔的過(guò)程中，人為因素的影響是比較大的，一旦人為因素影響了整個(gè)圖書(shū)電子文件的歸檔，就沒(méi)有辦法確定圖書(shū)資源的有效性和原始性。所以，在形成圖書(shū)檔案電子文件的時(shí)候，要將電子文件中的靜態(tài)數(shù)據(jù)和動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)涵蓋過(guò)來(lái)，確保電子文件擁有相對(duì)齊全的信息，而且查詢(xún)起來(lái)也非常方便，并且在很大程度上也提升了電子文件的利用率。與此同時(shí)，電子文件的數(shù)據(jù)信息也需要人為干預(yù)，如果檔案管理人員發(fā)現(xiàn)了問(wèn)題，可以發(fā)回歸檔人，讓歸檔人員重新編排處理。

3圖書(shū)電子檔案的存儲(chǔ)及備份

由于圖書(shū)電子檔案在歸檔整理的過(guò)程中都是利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行的，那么，它的穩(wěn)定性不會(huì)很好，一旦計(jì)算機(jī)的硬件設(shè)施和軟件設(shè)施不夠穩(wěn)定，就可能會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題，此時(shí)，需要我們采用科學(xué)有效的方法來(lái)備份電子檔案，除此之外，要嚴(yán)格的根據(jù)技術(shù)的發(fā)展要求來(lái)選擇圖書(shū)歸檔文件的存儲(chǔ)形式，像圖書(shū)文本文件、圖像文件、音頻視頻文件，等等，還可以選擇不同的方式來(lái)存儲(chǔ)電子原件，比如圖書(shū)的數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)，等等，至于如何選擇，我們還需要考慮到用戶(hù)的實(shí)際需求。因?yàn)橛?jì)算機(jī)的穩(wěn)定性是沒(méi)有辦法直接確定的，因此，在檔案的管理中，對(duì)圖書(shū)電子檔案的備份和恢復(fù)也是極其重要的，這項(xiàng)工作的執(zhí)行可以有效的保證檔案管理系統(tǒng)的安全和穩(wěn)定，除此之外，還要做好圖書(shū)的網(wǎng)絡(luò)備份、圖書(shū)系統(tǒng)備份以及圖書(shū)的數(shù)據(jù)庫(kù)備份，在第三方介入的時(shí)候，要注意存儲(chǔ)問(wèn)題，可以設(shè)立專(zhuān)門(mén)的電腦來(lái)存儲(chǔ)圖書(shū)數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)都是圖書(shū)的關(guān)鍵信息，而且，這臺(tái)電腦不可以連接外網(wǎng)，只有這樣，圖書(shū)檔案管理系統(tǒng)的整體安全性和穩(wěn)定性才能得到一定的保障，即便出現(xiàn)了意外情況，也可以借助這臺(tái)電腦中的備份信息恢復(fù)圖書(shū)管理系統(tǒng)。

4圖書(shū)紙質(zhì)檔案的再利用

在圖書(shū)庫(kù)藏紙質(zhì)檔案方面，電子檔案這一方式的出現(xiàn)有效地促進(jìn)了數(shù)字化圖書(shū)檔案的實(shí)現(xiàn)，在一定程度上減輕了紙質(zhì)檔案的利用損耗率，而對(duì)圖書(shū)檔案信息進(jìn)行合理的歸納可以有效的提升數(shù)據(jù)檔案的使用效率，這樣，能夠進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)電子檔案管理系統(tǒng)代替?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案管理模式。

電子技術(shù)現(xiàn)如今已經(jīng)是社會(huì)發(fā)展的關(guān)鍵技術(shù)手段之一，隨著電子文件的逐漸增多，對(duì)電子檔案的收集和鑒定管理工作也就成為當(dāng)前人們關(guān)注的重點(diǎn)，因此，要求工作人員要不斷的增強(qiáng)自身的素質(zhì)水平和專(zhuān)業(yè)水平，適當(dāng)?shù)慕梃b其他國(guó)家和地區(qū)的經(jīng)驗(yàn)，更好的開(kāi)展圖書(shū)檔案的數(shù)字化管理，不斷地提升圖書(shū)檔案管理的質(zhì)量和效率。

5圖書(shū)電子檔案的檢索和利用

圖書(shū)檔案開(kāi)展數(shù)字化管理主要是為了更好的服務(wù)于使用者，其目的也是為了讓廣大讀者更好的方便檢索和使用電子檔案，在實(shí)施圖書(shū)共享檔案管理系統(tǒng)的時(shí)候，檔案使用者在查找相關(guān)資料的時(shí)候，能夠更加準(zhǔn)確便捷的將信息化的優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)出來(lái)。電子檔案與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，電子檔案在形式上的變化是非常明顯的，而且電子檔案對(duì)檔案的利用和查找方式也起到了一定的影響作用，這些改變都會(huì)很好的服務(wù)于我們的檔案利用者，使得圖書(shū)檔案中的信息資源能夠得到充分的利用。與此同時(shí)，圖書(shū)檔案中的電子檔案維護(hù)管理也逐漸引起人們的重視，在圖書(shū)檔案的管理維護(hù)上，我們主要利用的方式是用戶(hù)權(quán)限來(lái)對(duì)其進(jìn)行限制，一般圖書(shū)檔案維護(hù)管理包含了多方面的內(nèi)容，在整個(gè)管理過(guò)程當(dāng)中，要重視對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的管理，像查詢(xún)?yōu)g覽電子原件內(nèi)的動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)，等等，雖然這一工作相對(duì)簡(jiǎn)單，但是，這一工作在整個(gè)圖書(shū)檔案管理中是非常關(guān)鍵的組成部分。所以，圖書(shū)檔案管理人員要加強(qiáng)對(duì)圖書(shū)檔案的數(shù)字化管理。

6　結(jié)語(yǔ)

隨著社會(huì)的不斷壯大，經(jīng)濟(jì)建設(shè)的不斷加強(qiáng)，對(duì)圖書(shū)檔案管理工作的要求也越來(lái)越高，目前，我國(guó)圖書(shū)檔案管理工作主要借助的是先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段，這些技術(shù)手段可以對(duì)圖書(shū)檔案的使用方法進(jìn)行適當(dāng)?shù)母母锖屯晟疲佑欣诜?wù)我們的檔案使用人員。社會(huì)是不斷進(jìn)步的，而對(duì)圖書(shū)檔案的數(shù)字化管理也要不斷的適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展速度，利用數(shù)字化管理可以更加科學(xué)有效的管理圖書(shū)檔案，這樣，能夠在一定程度上推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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Discussion on Digital Management of Books and Archives

ZHANG Li-zhe
(State Grid Electric Power Co., Ltd. of Heilongjiang Province, Skills Training Center, Mudanjiang Sub-branch, Mudanjiang 157011, China)

Abstract:The continuous development of society has led to the country's economic progress, which makes the level of office automation increase. Digitization has a great impact on books and archives management, therefore, people should put focus on digital management of books and archives, so as to strengthen electronic document filing and receiving, electronic archives storage and backup, and improve the retrieval and use of electronic archives.

Key words:Books and archives; Digitization; Management

收稿日期：2016- 01- 15

中圖分類(lèi)號(hào)：G25

文獻(xiàn)標(biāo)志碼：B

文章編號(hào)：1674-8646（2016）03-0118-02