干部人事檔案保管、保護與利用查閱

劉德會

（黑龍江肇源縣人才中心，黑龍江 肇源 166500）

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干部人事檔案保管、保護與利用查閱

劉德會

（黑龍江肇源縣人才中心，黑龍江 肇源 166500）

摘要：維護檔案的完整與安全，為黨和國家的干部人事工作提供服務，是干部人事檔案保管與保護工作的根本目的和任務。要防止檔案的損壞，延長檔案的壽命，維護檔案的完整與安全。干部人事檔案保管與保護的基本要求是科學管理，方便利用；預防為主，防治結合；立足長遠，保證當前；增強防災意識，提高應變能力。同時提出了干部人事檔案保管的措施。

關鍵詞：人事檔案；保管；保護；查閱

1　干部人事檔案的保管與保護

1.1干部人事檔案保管與保護的基本任務

第一，防止干部人事檔案的損壞。干部人事檔案自形成之日開始，就處于不斷老化和損毀過程中。損毀的主要原因有兩方面，即社會原因和自然原因。社會原因包括人為地有意破壞、管理不善以及管理和利用過程中的無意損壞。自然原因包括檔案材料老化造成的自然損毀。我們應當運用有效的技術措施和方法，消除可能造成檔案損毀的社會因素和自然因素，把檔案的損毀率降到最低。

第二，延長干部人事檔案的壽命。干部人事檔案的保管與保護工作不僅僅在于防止檔案的損壞，而且要從根本上采取積極有效的技術措施和方法，建立符合干部人事檔案保管要求的檔案庫房。要改善檔案的保管和保護條件，消除檔案對外界不利條件的抵御能力，緩解檔案的老化趨勢，建立健全檔案保管和利用中的監督控制機制，提高檔案的復制與修復技術，盡量延長干部人事檔案的壽命。

第三，維護干部人事檔案的完整與安全。干部人事檔案管理部門必須嚴格貫徹執行《干部檔案工作條例》和有關規定，集中統一管理檔案，嚴禁任何人私自保管干部人事檔案和檔案材料，確保檔案數量齊全完整，完好無損。主要包括兩方面：一是維護干部人事檔案的物質安全。是指干部人事檔案管理部門要采取積極有效的技術措施和方法，科學地保管和管理干部人事檔案，防止檔案丟失和損毀。二是維護干部人事檔案的政治安全，采取嚴密的安全保密措施，嚴防檔案失密、泄密。

1.2干部人事檔案保管與保護的基本要求

第一，科學管理，方便利用。提供利用是干部人事檔案工作的最終目的。干部人事檔案保管與保護應按照“安全保密，便于查找”原則，在確保干部人事檔案完整與安全基礎上，運用現代科學技術，編制實用的檢索工具和管理軟件，實行科學管理，為查找檔案創造良好的條件。

第二，預防為主，防治結合。“防”是防檔案丟失，防人為或自然對檔案的損壞。“治”是指在檔案損壞后采取的一系列補救措施。“防”是關鍵，“治”是補充，二者互為促進、相輔相成。

第三，立足長遠，保證當前。在干部人事檔案保管與保護工作中，既不能片面地強調保護檔案而不考慮利用，也不能片面追求利用方便而忽視檔案的保護。

第四，增強防災意識，提高應變能力。鑒于水災、火災、地震等突然事變對檔案的巨大破壞作用，在保管與保護工作中應增強防災處突意識，未雨綢繆，做好防災處突預案和相關準備，提高防災處突的應變能力。

1.3干部人事檔案保管與保護的措施

檔案保管的具體措施有技術措施和制度措施。技術措施包括干部人事檔案的保管與保護所需要的物質條件，即干部人事檔案庫房、各種設施設備以及檔案包裝材料等。還包括干部人事檔案的保管與保護所需要的技術手段，即檔案庫房防火、防盜、防霉變、防蟲害以及檔案檢索工具和管理軟件等方面的技術手段。

2　干部檔案的利用和查閱

檔案的利用和查閱是檔案管理部門的重要職能之一，干部檔案的利用是指干部檔案管理部門按查閱、借閱檔案等規定和利用單位工作的需要，提供干部檔案查閱、借閱，或出具相關證明材料等服務，是整個干部檔案管理工作的出發點和落腳點。

2.1干部檔案的利用

第一，編制檢索工具。做好利用工作的前提條件是編制一套合理的檢索工具，按照干部檔案的內容和形式特征，對每份干部檔案進行標引和著錄，然后把形成的各個條目系統編排成各種檢索工具，并通過計算機進行檢索。為了使利用者更好地掌握各種檢索工具的使用方法，編制檢索工具時應一并編制其使用方法說明，并提供一些介紹檢索工具的使用方法。提供檔案管理人員培訓或咨詢。

第二，創造利用條件。按《中華人民共和國檔案法》、《機關檔案工作條例》的相關規定，檔案保管部門應該為檔案利用創造條件，簡化利用手續，主動開展利用咨詢等活動。為此，干部檔案管理部門要加強自身基礎設施建設，提高現代化管理水平，提供閱覽、借出、計算機檢索、數字咨詢、網上查檔等服務。同時要全面實現干部檔案的數字化，建立干部檔案數據庫，并嵌入黨政機關的局域網系統中，通過權限設置面向本機關所有成員開放利用。

第三，主動提供服務。干部檔案的利用者大多是單位領導和人事管理部門，干部檔案管理部門應按這些利用者的職能和工作需要主動提供檔案服務，如每年的干部考核時，干部檔案管理部門應該提早做好材料準備工作，以提高干部考核工作的質量和效率。干部招聘或大的人事調配時，相關部門同樣需要干部檔案部門的協助和支持，提供人事統計信息或人事檔案轉遞服務，人事統計信息有利于人事管理部門決策，人事檔案轉遞服務的效率直接影響著干部的任職時間。從利用者的角度考慮，必須履行相關的利用手續，特別是簽字、登記手續，并按照干部檔案利用的相關規定執行。利用環節是干部檔案收集、鑒定、整理、保管的目的，其他環節都是為利用環節奠定基礎和創造條件的，各個環節間相輔相成，融會貫通。

2.2干部檔案的查閱

干部檔案管理的最終目的是為了提供利用。查閱人事檔案是基本的利用方式之一。為了保證干部檔案的安全，需要建立人事檔案查閱制度，對檔案查閱進行有效管理。制定干部檔案查閱制度需要注意：第一，要查閱干部檔案的單位，應派黨員干部持單位介紹信和主要領導簽字，并辦理審批手續后方可查閱。有的單位制定了《借閱干部檔案審批表》，必須填寫本表后才能按照程序借閱檔案。向外省、市、區查閱干部檔案，必須事先與對方相應一級的黨組織取得聯系，征得對方同意后，才能按規定手續開具《查閱干部檔案審批表》，前往查閱。第二，查閱者應在本室內由專人監督查閱，允許查閱的內容和范圍由本室人員確定。第三，任何個人都不得查閱本人或直系親屬的檔案。

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Cadre personnel archives storage,protection and utilization

LIU De-hui
(Zhaoyuan County Talent Center of Heilongjiang Province,Zhaoyuan 166500,China)

Abstract:Maintaining the integrity and security of archives and providing service for cadre personnel of the the party and state is the fundamental purpose and mission of cadre personnel archives keeping and protection.We should prevent damage to archives,extend the life of archives and maintain the integrity and safety of the archives.Basic requirements of personnel archives custody and protection are scientific management,facilitated to use;put prevention first,combine prevention with control;make long-term prospect,ensure current management;enhance awareness of disaster prevention,improve ability of resilience.This paper also proposed measures of personnel archives custody.

Key words:Personnel archives;Custody;Protection;Consult

中圖分類號：G271

文獻標志碼：A

文章編號：1674-8646（2016）08-0140-02

收稿日期：2016-01-07

作者簡介：劉德會（1981-），男，黑龍江肇源人，助理館員，主要從事人事檔案管理與技術工作。