OA系統在醫院檔案管理應用中存在的問題與對策分析

謝 玥，趙永俊

(1.昆明醫科大學第一附屬醫院院務部，云南 昆明 650031；2.云南省衛生和計劃生育委員會政策法規處，云南 昆明 650020)

OA系統在醫院檔案管理應用中存在的問題與對策分析

謝 玥1，趙永俊2

(1.昆明醫科大學第一附屬醫院院務部，云南 昆明 650031；2.云南省衛生和計劃生育委員會政策法規處，云南 昆明 650020)

通過梳理分析我國OA系統在醫院檔案管理中應用現狀后發現，目前存在認識不足、人員素質參差不齊、平臺搭建不健全等問題。并根據醫院的實際情況，提出了提高重視程度、設置專業專職人員進行開發維護和管理、加大建設投入、建立和完善歸檔制度等建議。

辦公自動化系統；醫院檔案；信息化管理

隨著科技的飛速發展，醫院應借助高新技術變革帶來的成果，提高自身工作效率，進一步加強醫院檔案管理的發展和完善。因此，將OA系統引入醫院檔案管理工作是十分必要的，一方面它能夠減輕當下從事醫院檔案管理的工作人員沉重的負擔，另一方面也能夠促進醫院事務效率的提高[1]。為此，筆者基于文獻資料和工作經驗，對OA系統在醫院檔案管理應用中存在的問題進行分析，并提出對策建議，為相關單位和個人提供參考。

1 相關概念

1.1 OA系統簡介

OA(Office Automation System)即辦公自動化系統的簡稱，它是20世紀70年代發展起來的一種日常管理應用系統，目前該系統被廣泛運用于各個企事業單位的辦公中。通過電子計算機技術和網絡技術的融合發展，OA系統的運用更是得到了快速的推進，它讓無紙化辦公成為了一種可能[2]。同時，由于OA系統本身具有高效性和安全性的特點，也越來越受到廣大企事業單位辦公的青睞了。

1.2 醫院檔案及其管理

醫院檔案主要包括醫療檔案、預防檔案、科研檔案、教學檔案及黨政人事管理檔案等，這些檔案記錄著醫院不同時期各項工作的來龍去脈，既是醫院領導制定決策、確定工作方向和落實具體任務的科學依據，也是院內保證各項工作正常開展運行的參考。醫院檔案的管理具備較強的專業性、政策性和機密性等特點，因此科學規范地管理醫院檔案，是一項能夠提高醫院工作效率和管理水平，并且對醫院發展具有重大意義的工作[3]。

2 OA系統在醫院檔案管理中的應用現狀與成效

目前，OA系統作為一種多功能的日常管理應用系統，它憑借著自身便捷、安全及無紙化辦公等諸多特點被廣泛引入到醫院檔案管理工作中來，并卓有成效。

OA系統在醫院檔案管理應用主要體現在以下幾個方面：第一，信息的采集。OA系統配有相應的掃描設備，可以將醫院所需要錄入系統的信息進行掃描錄入，大大提高了工作效率。第二，信息化辦公。在OA系統中，所有數據都已電子化存入系統，形成了一個巨大的數據庫，多用戶多設備可以同時檢索，實現了數據共享[4]。第三，信息化工作流程。OA系統本身具有管理流程建設的優勢。因此，它被引入到醫院檔案管理工作中來，能極大地推動醫院工作流程的信息化，減少了該工作中不必要的人為干擾。OA系統作為醫院檔案管理的一種重要方式，不僅可以避免資源浪費，提高工作效率，還促進了各部門之間溝通協作，降低了管理成本[5]。同時，也極大地推進了醫院檔案管理的規范化、制度化、科學化，全面實現了醫院檔案管理的數字化、信息共享和高效溝通。

3 OA系統在醫院檔案管理應用中存在的問題

3.1 對OA系統的重要性認識不足

OA系統作為一個優秀的日常管理系統，它的檔案管理的功能會將所有電子文檔統一歸納入該平臺中，以方便用戶使用，極大提高工作效率[6]。但由于很多醫院依舊被傳統觀念限制，認為紙質文件才更具有保存價值和法律意義。因此，目前很多使用OA系統的醫院，同時還要求使用紙質文件，甚至還有少數醫院只認可紙質文件。這最終會阻礙OA系統在醫院各類檔案的收集和歸納功能，很大程度上影響了該系統在醫院檔案管理中的有效使用。

3.2 相關技術人員專業素質參差不齊

要想醫院OA系統的功能得到完全的實現，那么就必須為其配備相應的專業網絡技術人員。但目前大部分醫院，主要采用的還是外包團隊來進行開發和維護。雖然，外包軟件公司提供的網絡工程師在技術方面具有較高的專業水平，但其缺乏相應的醫療方面知識，因此對醫院檔案管理還存在隔行如隔山的局限性[7]。此外，很多負責OA系統管理的檔案管理員也都是臨時從其他崗位轉崗而來，缺乏一定專業的檔案管理知識和計算機操作技能，這也嚴重地影響了OA系統在醫療系統的高效使用。

3.3 相關網絡平臺搭建的不健全

OA系統中的電子文件是需要通過網絡進行傳輸的，簽批、發布和閱讀等功能的實現都離不開一個給力的網絡平臺[8]。但目前看來，由于很多醫院在網絡系統平臺上投入不足，導致該平臺不健、不穩定，以至于許多重要文件在傳輸時出現丟失或簽批失敗等系統問題，從而嚴重影響了OA系統在醫院檔案管理中的正常使用。

3.4 尚未實施相應OA系統電子歸檔

雖然，目前為數不少的醫院都已經廣泛引入并使用了OA系統，但尚未建立一套完整的電子歸檔制度，并未采用電子歸檔方式[9]。很多文件歸檔仍是采取紙質文件歸檔保存的方式，由于紙質檔案存在易受潮、受損和丟失的問題，會給醫院檔案的管理帶來一定安全隱患。

4 改善OA系統對醫院檔案管理的相關建議

4.1 提高各部門對OA系統的認識及重視程度

新時期下，國家十分重視各單位檔案的電子信息化管理工作，出臺了一系列相應的管理辦法。那么，當下醫院的檔案管理工作也必須與時俱進順應國家的相關要求，大力推進醫院的檔案管理工作與醫院的信息化建設[10]。各大醫院應該積極主動開展關于OA系統在醫院檔案管理中運用的培訓和教育，徹底轉變醫院工作人員的思想意識，讓全體人員充分認識到OA系統運用的重要性和必要性，做到規范地使用OA系統進行辦公和電子歸檔，從而使得OA系統在醫院檔案管理中發揮出其應有的功能。

4.2 設置專業專職人員進行開發維護和管理

醫院應該設置專業專職人員分別從事OA系統開發維護和檔案管理工作。一方面，要對網絡工程師給予醫療相關理論和知識上的培訓，讓他們在使用OA系統進行醫院檔案管理中的開發和維護能夠更貼合醫院的實際[11]。另一方面，醫院應挑選網絡知識與檔案管理的復合型人才作為專職OA系統管理人員。他們既要具有扎實的檔案管理理論知識和技能，又要具備一定的計算機網絡操作技能及一些基本的醫療知識。在設置專業專職人員的基礎上，醫院還應通過定期不定期的開展OA系統運用的業務培訓，傳授和更新相關知識和技能，以提高工作人員的系統開發維護、檔案管理的能力，從而不斷提高檔案信息化管理能力[12]。

4.3 加大對網絡平臺的建設的投入

醫院要實現信息化是需要相應的軟硬件配套設施來保證的。想要OA系統能在醫院檔案管理中發揮安全、高效等作用，就需要醫院投入資金進行網絡平臺的搭建[13]。系統能夠發揮共享的作用，主要依賴于網絡的傳輸，一個穩定的網絡平臺的存在才能保證OA系統在信息提交、信息存儲、檢索系統、資源共享等方面發揮其高效的功能，才能實現檔案管理部門和其他部門的溝通協作，才能推動和完善OA系統的運用，切實讓OA系統在醫院檔案管理應用中的功能。

4.4 建立和完善相應電子歸檔制度

醫院要徹底解決電子歸檔的問題，就必須應建立一套科學合理、切實可行的電子歸檔制度。該制度應包括電子歸檔的存儲設備、操作流程、歸檔管理的責任人、出現失誤的相關責任承擔確定等多方面內容[14]。從各個細節上切實落實電子歸檔制度在醫院中的運用，從而保證醫院檔案的真實性、完整性和安全性。

總之，醫院檔案作為國家檔案的重要組成部分，朝著電子信息化的方向發展也是大勢所趨[15]。OA系統的運用在醫院辦公和檔案管理中起到了極大的推進作用，不僅有效地保證了醫院檔案管理工作的有效性、及時性和安全性，而且還提高了各大醫院的管理水平和工作效率。因此，我們應該不斷的促進和完善醫院OA系統的建設，從而最大發揮OA系統在醫院檔案信息化管理中的功能。

[1] 魏婉瑩.醫院檔案管理中存在的問題與對策[J].環球市場信息導報，2015，(48)：24-25.

[2] 甘揚建.OA系統在醫院檔案管理中的應用[J].人力資源管理，2015，(10)：218-219.

[3] 王鶯歌.基于OA平臺的醫院綜合檔案管理信息系統研究[J].科技展望，2014，(4)：348.

[4] 黃 鋒.應用計算機技術，發揮管理效力——淺談OA系統在單位管理中的應用[J].信息系統工程，2015，(6)：76-79.

[5] 黃新金.檔案管理模式改革在醫院檔案管理中的應用[J].才智，2015，(18)：338-340.

[6] 王 勇.試論數字化信息在醫院人事檔案管理中應用的重要性[J].科技創新導報，2015，12(5)：211.

[7] 豈艾蕪.淺談醫院檔案管理中存在的問題與對策[J].中國醫學創新，2010，7(2)：150-151.

[8] 王 平.淺談醫院檔案管理的信息化建設[J].科技信息：科學·教研，2007，(10)：204.

[9] 范淑珍，王秀芳.淺談醫院檔案管理的現狀與展望[J].齊齊哈爾醫學院學報，2005，26(4)：419-420.

[10] 董明慧.淺談醫院檔案管理工作中的幾點思考[J].科技信息，2009，(21)：350.

[11] 劉秀英.淺析數字化信息在醫院人事檔案管理中的應用[J].經濟技術協作信息，2016，(6)：12-13.

[12] 于金玲.淺談醫院檔案管理中的數字化應用[J].赤峰學院學報(自然科學版)，2006，(5)：114-115.

[13] 王家壽.淺談醫院文書檔案管理的特點與幾點體會[J].卷宗，2015，(8)：115-116.

[14] 邵銀華.淺談醫院檔案管理存在的問題、原因及對策[J].科技信息：科學·教研，2007，(4)：195.

[15] 張慶玲.淺談醫院檔案管理工作的幾點做法[J].中國管理信化，2013，16(6)：103-104.

(本文編輯：張永光)

Analysis of the problems and strategies of application of OA system in hospital archives management

XIE Yue1，ZHAO Yong-jun2

(1.FirstAffiliatedHospitalofKunmingMedicalUniversity，KunmingYunnan650031，China；2.YunnanProvincialHealthandFamilyPlanningCommission，KunmingYunnan650031，China)

Through teasing and analyzing OA system application in hospital archives management.It find out that some problems as cognition is shortage，personnel quality is irregularity and the platform construction is imperfect.According to hospitals actual situation，it puts forward that improve attach importance degree，set specialized professionals to develop，maintain and manage the system，increase construction input，build and perfect archives system.

OA system，hospital archives，informatization management

2016-08-08

10.3969/j.issn.1003-2800.2016.11.008

謝 玥(1978-)，女，福建同安人，碩士，主要從事醫院管理工作。

趙永俊(1982-)，男，云南昆明人，碩士，主要從事衛生計生法制工作。

R197

B

1003-2800(2016)11-0030-03