淺談發(fā)揮辦公室的綜合作用

□北京鐵路局工會(huì)辦公室 杜瑞民

淺談發(fā)揮辦公室的綜合作用

□北京鐵路局工會(huì)辦公室 杜瑞民

辦公室是綜合部門，在推進(jìn)工會(huì)整體工作中發(fā)揮著重要的綜合職能作用，而發(fā)揮好綜合職能作用就要求工會(huì)辦公室的工作人員必須有較高的的綜合素質(zhì)，具體講在日常工作中要注重從三個(gè)方面提高綜合能力。

1、提高辦文水平，搞好文件綜合。辦公室涉及的公文綜合性強(qiáng)、涉及面廣、形式多樣，而且要求內(nèi)容正確、觀點(diǎn)鮮明、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、表達(dá)準(zhǔn)確、格式規(guī)范。因此，辦公室人員要十分注意提高辦文的水平。一是要留心積累材料，為寫好文章、核好稿件做好準(zhǔn)備。要通過(guò)閱讀上級(jí)來(lái)文，將有關(guān)的文件、領(lǐng)導(dǎo)講話、調(diào)查報(bào)告等資料保存好；通過(guò)看書看報(bào)，將有價(jià)值的資料保存好；通過(guò)黨、政和基層工會(huì)來(lái)文，將與現(xiàn)實(shí)工作有關(guān)的資料保存好；通過(guò)上級(jí)經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)和上級(jí)刊物，將兄弟局的好經(jīng)驗(yàn)、好做法、好觀點(diǎn)保存好；通過(guò)日常的調(diào)查研究，將聽(tīng)取的典型事、典型話、典型人記錄下來(lái)保存好；另外要將自己寫過(guò)的文稿和有關(guān)寫作的書藉保存好，使自己成為容納各方面資料的材料袋子，并分門別類地建立檔案，以備使用。同時(shí)，要注重邊積累邊思考，一旦來(lái)了任務(wù)，可以隨手選材，加之精心構(gòu)思，就可以較快較好的完成辦文任務(wù)。二是要永不滿足地學(xué)習(xí)，做到多學(xué)、多想、多煉。要善于向書本學(xué)習(xí)，廣讀博覽，拓寬知識(shí)面；向他人學(xué)習(xí)，博采眾長(zhǎng)，取得經(jīng)驗(yàn)；向上級(jí)公文學(xué)習(xí)，分析研究，行文規(guī)范；向基層學(xué)習(xí)，獲取典型，生動(dòng)語(yǔ)言；在實(shí)踐中學(xué)習(xí)，立足鍛煉，增長(zhǎng)才干。把學(xué)習(xí)到的知識(shí)同實(shí)際結(jié)合起來(lái)，綜合提煉，精心思考，使所寫文件力求離中心任務(wù)近些再近些，離職工呼聲近些再近些，做到起草的文章言之有理、言之有序、言之有物。三是要肯下功夫，不辭辛苦，勤于動(dòng)筆。努力做到文體規(guī)范，構(gòu)思對(duì)路，標(biāo)準(zhǔn)求高、內(nèi)容求深、觀點(diǎn)求準(zhǔn)、文風(fēng)求實(shí)、文字求短、質(zhì)量求精。

2、提高辦會(huì)水平，搞好會(huì)議綜合。辦會(huì)要注意把握住會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后三個(gè)環(huán)節(jié)。會(huì)前準(zhǔn)備工作是大量的，會(huì)議日程安排、地點(diǎn)選定、參會(huì)人員接送，但主要的是會(huì)議文件材料的準(zhǔn)備。有些全局性會(huì)議，辦公室擔(dān)負(fù)著秘書組的任務(wù)，需要辦公室統(tǒng)一安排。如：職代會(huì)，除了辦公室起草的文件外，有些上會(huì)材料由黨政有關(guān)部門起草，需要工會(huì)辦公室列出安排表，定出部門和完成時(shí)間，統(tǒng)一送交印刷廠印制。文件準(zhǔn)備要細(xì)致，做到文件材料要齊全，全部裝袋每份文件不缺頁(yè)，不顛倒頁(yè)碼，及時(shí)發(fā)到每個(gè)參會(huì)人員手中。會(huì)中的工作主要是集中精力抓進(jìn)展，認(rèn)真抓好會(huì)議組織中的每個(gè)項(xiàng)目、每個(gè)過(guò)程、每個(gè)細(xì)節(jié)，免出漏洞。特別是要做好為領(lǐng)導(dǎo)的服務(wù)，接送好上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，安排好本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)到會(huì)。會(huì)后工作主要是做到善始善終，做好會(huì)議決議的落實(shí)，做好會(huì)議文件歸檔，做好會(huì)議情況的上報(bào)和下達(dá)。辦公室搞好會(huì)議綜合，要做到主動(dòng)補(bǔ)臺(tái)，做好結(jié)合部的工作，免出“空檔”，特別是有幾個(gè)部門共同參與組織的會(huì)議，要講風(fēng)格、講大局、講團(tuán)結(jié)、講配合，組織大家共同辦好會(huì)議。

3、提高辦事水平，搞好事務(wù)的綜合。辦公室擔(dān)負(fù)著局工會(huì)的大量事務(wù)，辦好事務(wù)關(guān)系著局工會(huì)的整體利益，處理不好會(huì)引起意見(jiàn)和矛盾。辦公室的事務(wù)也分內(nèi)部和外部，許多都是綜合性的，如：計(jì)劃生育、汽車管理、年度報(bào)表、年鑒大事記、愛(ài)國(guó)衛(wèi)生、接待來(lái)訪等等以及大量的領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦事項(xiàng)。工會(huì)辦公室人員不多，許多后勤事務(wù)沒(méi)有配備專人，需要大家一起動(dòng)手。因此辦公室人員一定要提高辦事水平。一是要把事務(wù)工作當(dāng)成辦公室綜合工作的重要組成部分，認(rèn)清政務(wù)離不開(kāi)事務(wù)，事務(wù)服務(wù)政務(wù)，嚴(yán)肅認(rèn)真地抓好每一件事務(wù)，從而為政務(wù)服務(wù)。防止由于忽視事務(wù)而給整體工作帶來(lái)的負(fù)面影響。二是做到眼勤、手勤、腿勤、遇到事情不是多談，而是動(dòng)手實(shí)干。三是對(duì)于經(jīng)常的事務(wù)管理制訂制度，如：辦公備品的配備、汽車管理的使用、印章管理、接待的管理等方面，我們都制定了相關(guān)的制度，用制度規(guī)范。四是敢于大膽承擔(dān)責(zé)任，對(duì)份內(nèi)的事，主動(dòng)超前辦；對(duì)領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的事和其它部室臨時(shí)需要辦公室辦的事，當(dāng)作份內(nèi)的事來(lái)辦；對(duì)暫時(shí)無(wú)人管理的事，要以“不管部”的姿態(tài)，先管起來(lái)，應(yīng)急處理，再區(qū)別情況，疏導(dǎo)分流，有的一次性完成，有的移交其它部門辦理。