科技檔案安全管理工作的思考

薛　健

科技檔案安全管理工作的思考

薛健

（黑龍江省科學院石油化學研究院，哈爾濱 150001）

隨著信息化的不斷發(fā)展，科技檔案安全管理工作面臨的形勢越來越嚴峻，結(jié)合工作實踐，從檔案管理的人員選擇、教育培訓、制度建設(shè)、管理措施、技術(shù)應(yīng)用等方面，詳細闡述了科技檔案管理人員應(yīng)具備的基本素質(zhì)、應(yīng)接受的教育培訓以及如何建立檔案管理制度、如何應(yīng)用傳統(tǒng)保密手段和現(xiàn)代保密技術(shù)，科學運用各種安全管理措施，實現(xiàn)科技檔案的安全管理。

科技檔案；安全；保密；管理

科技檔案是科研單位在履行職能、開展工作中，按照檔案管理規(guī)定，以紙質(zhì)件、移動存儲介質(zhì)等方式保存的涉及科學研究的文件資料、音像圖片等檔案資料，是開展科學研究的重要信息資源。當前，信息化時代高速發(fā)展，要保證科技檔案不失密、不泄密、不丟失，實現(xiàn)科技檔案的絕對安全，對檔案管理人員素質(zhì)、技術(shù)手段應(yīng)用、資金設(shè)備投入及規(guī)章制度建設(shè)都提出了更高的要求，只有將這些舉措落實到位，才能確保科技檔案的安全保密。

1　科技檔案管理人員應(yīng)該具有良好的個人素質(zhì)

科技檔案管理人員應(yīng)該具有良好的政治素質(zhì)、道德修養(yǎng)和自律能力。政治素質(zhì)是指檔案管理人員應(yīng)該具有正確的政治立場和政治方向，自覺遵守政治紀律和政治規(guī)矩，在政治上堅定不移地與黨中央保持高度一致；具有正確的世界觀、價值觀、人生觀，具有高度的責任意識、使命意識和實事求是的工作作風；熱愛檔案工作，專研檔案業(yè)務(wù)，能夠全心全意投入檔案事業(yè)。道德修養(yǎng)是指檔案管理人員應(yīng)該誠實守信、遵守諾言，模范地遵守社會道德規(guī)范；具有無私奉獻、甘為人梯的奉獻精神，具有熱心服務(wù)、為民服務(wù)的意識及艱苦奮斗的優(yōu)良品質(zhì)；具有正確的歷史觀，尊重歷史、尊重檔案，忠于本職工作，努力鉆研業(yè)務(wù)。自律能力是指能夠自覺遵守憲法和法律，依法履行職責、行使職權(quán)，嚴格按規(guī)章制度辦事，嚴格遵守檔案管理規(guī)定。自覺抵制外界誘惑，時刻保持警覺，遵守保密制度，嚴守檔案機密。科技檔案管理人員只有具備良好的個人素質(zhì)，才能做好檔案管理工作，確保科技檔案的絕對安全。

2　注重科技檔案管理人員的教育培訓

檔案主管部門要發(fā)揮好業(yè)務(wù)指導(dǎo)的職能，加大教育培訓力度，經(jīng)常舉辦各類檔案知識更新、技能培訓的活動，特別要邀請保密部門講授保密知識、保密技能，讓廣大科技檔案管理人員了解保密知識，增強保密意識，提高保密工作水平。科技檔案管理人員要增強學習主動性，養(yǎng)成良好學習習慣，做到主動跟蹤檔案管理工作發(fā)展趨勢，系統(tǒng)學習檔案保密工作知識，全面掌握檔案保密管理技能。針對檔案管理信息化的趨勢，要重點學習計算機使用、網(wǎng)絡(luò)安全等方面的知識，成為具有檔案知識、保密知識和計算機網(wǎng)絡(luò)知識，綜合素質(zhì)強、業(yè)務(wù)水平高的檔案管理專業(yè)人才。要牢固樹立“保密工作無小事，出了問題是大事”的觀念，增強保密意識，防止享樂主義、個人主義等思想的侵蝕，牢牢繃緊保密之弦，切實把科技檔案保密工作的各項要求牢記于心、踐行于行，做到凡是有需要保密的科技檔案，各種安全保密防范措施就及時跟進到位。

3　建立健全科技檔案的管理制度

只有通過工作實踐，不斷發(fā)現(xiàn)制度漏洞，不斷彌補制度漏洞，才能不斷提高管理水平，實現(xiàn)檔案管理的科學化、規(guī)范化。科技檔案管理單位應(yīng)根據(jù)上級檔案管理部門的規(guī)定，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保密法》等法律法規(guī)要求，結(jié)合本單位實際情況，制定系統(tǒng)完善的檔案管理制度，應(yīng)將檔案管理所涉及的人員、設(shè)備、技術(shù)和經(jīng)費等全部納入管理制度，使科技檔案保密管理工作在制度框架內(nèi)，依法管理、依規(guī)運行，確保科技檔案有效控制在安全管理范圍內(nèi)。在制度建設(shè)上，對涉密檔案的收集范圍、保密人員的職責要求、涉密設(shè)備的使用管理、檔案借閱的流程手續(xù)、檔案交接和銷毀的辦法程序等，都要制定完善實用的管理制度。對已建立的制度，要嚴格貫徹執(zhí)行，并及時總結(jié)經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)問題，不斷改進；對缺失的制度，要抓緊制定，盡早彌補空缺。通過制度建設(shè)，提升檔案管理科學化水平，實現(xiàn)保密工作和檔案管理有機結(jié)合和完美統(tǒng)一，確保人防、物防、技防真正落實到位。

4　充分發(fā)揮檔案管理人員的主觀能動性

科技檔案安全管理的關(guān)鍵因素在于人，在于具體的檔案管理人員。科技檔案管理人員要發(fā)揮主觀能動性，具有扎實的檔案知識和業(yè)務(wù)技能，在科技檔案歸檔時，能夠準確將涉密和非涉密檔案區(qū)分開，做到該歸檔的涉密檔案全部收集歸檔。對收集歸檔的科技檔案，要及時標明秘密等級，并在保存涉密檔案的保密柜、檔案卷宗和檔案盒上進行標示，以便檔案管理人員或其他借用檔案人員準確識別，按照保密要求進行管理和使用。要嚴格執(zhí)行檔案借閱管理規(guī)定，借閱檔案必須按程序辦理，填寫借閱審批單，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核批準，辦理手續(xù)后才能借閱使用。借閱檔案歸還后，檔案管理人員應(yīng)及時核對、檢查歸還的檔案，發(fā)現(xiàn)檔案缺失、損壞的要及時上報，查明原因，確保不發(fā)生失密、泄密行為。檔案管理人員要學習掌握檔案保護修補技術(shù)，利用裱糊及復(fù)印技術(shù)，對紙張破損、字跡褪變、擴散的檔案進行搶修補救。檔案管理人員要嚴格遵守保密規(guī)定，自覺履行保密承諾，自覺約束自己的言行，管好手和口，防止意外泄密事件發(fā)生。

5　加強現(xiàn)代檔案保密技術(shù)手段的應(yīng)用

隨著信息化時代的飛速發(fā)展，部分科技檔案也必將通過網(wǎng)絡(luò)運行、傳播，實現(xiàn)檔案資源的共有共享，但這也給檔案信息安全帶來極大威脅，增加了網(wǎng)上信息泄露、丟失和被竊取、篡改的風險程度。面對網(wǎng)絡(luò)信息安全的新形勢，要加強具有我國自主知識產(chǎn)權(quán)的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)研發(fā)，發(fā)展技術(shù)上由我掌握的安全軟件產(chǎn)業(yè)，從技術(shù)層面解決網(wǎng)絡(luò)信息安全問題，為科技檔案網(wǎng)絡(luò)安全提供可靠、實用的技術(shù)保障。科研單位建設(shè)網(wǎng)絡(luò)時要全面徹底地物理隔離內(nèi)部和外部網(wǎng)絡(luò)，嚴禁內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)連接到互聯(lián)網(wǎng)上，嚴禁內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上的設(shè)備連接到外網(wǎng)上。要定期檢查網(wǎng)上信息，及時發(fā)現(xiàn)漏洞，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)安全的動態(tài)管理。涉密計算機要張貼涉密計算機標識，定期更換安全密碼，由專人進行管理。要配備安全防護軟件，涉密檔案、數(shù)據(jù)要定期備份、實時監(jiān)控。嚴格落實涉密計算機使用人員管理責任制，做到權(quán)責明確、程序規(guī)范。對存儲涉密檔案的光介質(zhì)、電磁介質(zhì)等載體，必須標識密級，嚴禁在互聯(lián)網(wǎng)計算機上使用。要建立涉密載體動態(tài)管理臺賬，注明涉密載體類別，儲存涉密信息內(nèi)容，以及涉密載體的使用人、責任人，做到網(wǎng)上檔案信息管理使用安全可靠、有跡可查。

［1］衛(wèi)斌.國防科技工業(yè)檔案保密與信息安全［J］.蘭臺世界，2011，（12）：120-121.

［2］ 吳明麗.新時期軍工科技檔案保密工作［J］.中國檔案，2012，（10）：93-94.

Thoughts on the safety manage ment of scientific and technological archives

XUE Jian
(Institute of Petrochemistry,Heilongjiang Academy ofSciences,Harbin 150001,China)

With the continuousdevelopmentof information technology,science and technology archives safetymanagement work is facingmore andmore severe situation.In this paper,the author combined with practicalwork,from the choice of personnel archivesmanagement,education and training,system construction,management,technology and other aspects, gives a detailed exp lanation that the science and technology archivesmanagementpersonnel should have the basic quality, should receive education and training and how to establish a filemanagement system,and how to apply the traditional means of secrecy and modern security technology,science and the use of a variety of safety managementmeasures, implement the securitymanagementofarch ivesofscience and technology.

Scientific and technologicalArchives;Safety;Secrecy;Management

G275.3

A

1674-8646（2016）04-0064-02

2016-01-29