淺談檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中的應(yīng)用

成 超

邯鄲市人力資源和社會(huì)保障局

淺談檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中的應(yīng)用

成 超

邯鄲市人力資源和社會(huì)保障局

檔案有憑證的作用，也還有參考的作用，主要是通過聲像、圖表、以及文字等多種手段對(duì)現(xiàn)發(fā)展在或者過去經(jīng)歷進(jìn)行記錄，這是一項(xiàng)系統(tǒng)化的工作。不僅僅要充分地應(yīng)用到現(xiàn)代高科技網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，且必須遵循一定的原理，只有這樣才能真正提高檔案管理的質(zhì)量和效率。鑒于此，本文圍繞檔案管理原理，為有效地保護(hù)檔案的安全性和完整性，在檔案管理現(xiàn)代化中的應(yīng)用這一主題展開論述。重點(diǎn)從檔案管理原理和內(nèi)容認(rèn)識(shí)、在現(xiàn)代化檔案管理中對(duì)檔案管理原理的應(yīng)用，這兩個(gè)層面進(jìn)行闡述，旨在提高檔案的合理利用。

檔案管理；原理；現(xiàn)代化

在事業(yè)單位中，對(duì)于人事的統(tǒng)籌和安排，需要有依據(jù)。其中，檔案就是其中重要的依據(jù)。這些依據(jù)記錄的是都是個(gè)體在過去和現(xiàn)在從事各種活動(dòng)的狀況。故而，檔案具有憑證作用和參考作用。主要采用的是聲音、圖表，以及文字。

1.檔案管理原理及內(nèi)容

1.1 技術(shù)信息化

檔案管理的信息化，指的是在檔案的記錄、整理和存貯，以及加工、查找，還包括交流和傳遞中，要用到科學(xué)技術(shù)裝備，真正實(shí)現(xiàn)工作手段的科學(xué)化和現(xiàn)代化。在檔案管理過程中，所涉及到的很多的新設(shè)備和新技術(shù)，比如電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、電訊設(shè)備、印刷技術(shù)，以及聲像技術(shù)、縮微技術(shù)，還包括復(fù)制技術(shù)等。在檔案的檢索過程中，將計(jì)算機(jī)廣泛運(yùn)用于檔案的檢索、編目，以及閱覽管理、庫房管理、各種統(tǒng)計(jì)工作，與此同時(shí)充分地將通訊技術(shù)、縮微技術(shù)、電子計(jì)算機(jī)充分地結(jié)合起來，有助于檔案管理的自動(dòng)化。

1.2 管理現(xiàn)代化和檔案工作組織

我們知道，在檔案工作的組織與和管理以及檔案事業(yè)的建設(shè)中，必須依靠控制論、信息論、系統(tǒng)論等一批現(xiàn)代化的科學(xué)理論為指導(dǎo)，充分地運(yùn)用管理科學(xué)的基本原理，并且充分地遵循檔案工作的客觀現(xiàn)實(shí)，對(duì)各種工作進(jìn)行探究，進(jìn)而達(dá)到管理工作現(xiàn)代化，管理機(jī)構(gòu)高效化，以及管理方法科學(xué)化和檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化。

1.3 檔案管理人員知識(shí)化

由于管理的科學(xué)化和設(shè)備的現(xiàn)代化，進(jìn)而需要一支具有現(xiàn)代化業(yè)務(wù)知識(shí)和現(xiàn)代化科技知識(shí)的檔案管理人員。在這種隊(duì)伍里，只有高度知識(shí)化，才能在檔案管理中發(fā)揮出作用。在這群檔案管理人員，這些人員不僅需要進(jìn)取的精神和較高的政治素養(yǎng)，還必須具備使用電子計(jì)算機(jī)的基本技能，懂得電子計(jì)算機(jī)最基本的管理理論和最基本的技能。只有具備一定的文化知識(shí)后，才能勝任檔案管理[1]。

1.4 在資源平臺(tái)共享檔案資源

社會(huì)的發(fā)展，信息時(shí)代已經(jīng)到來。在信息化在各行各業(yè)中已經(jīng)成為主導(dǎo)。中國國民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展必將是信息的發(fā)展。在檔案管理領(lǐng)域中，通過對(duì)信息的網(wǎng)絡(luò)傳輸，在資源平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。

1.5 檔案的保護(hù)制度必將嚴(yán)格化

就傳統(tǒng)意義上的檔案主要是以檔案為載體，對(duì)其保護(hù)，主要是對(duì)檔案進(jìn)行庫房。而現(xiàn)代化的檔案保護(hù)，則廣泛應(yīng)用現(xiàn)代信息處理技術(shù)，其中檔案的載體不一定就是傳統(tǒng)的檔案載體，而是出現(xiàn)了全新的檔案。比如電子檔案、聲像檔案以及機(jī)讀檔案等。且載體可能是光學(xué)性的、有磁性的、如光盤和磁盤以及磁帶等不同的形式。這種載體與傳統(tǒng)的檔案載體有著天壤之別的差距，不論是在存儲(chǔ)方式、利用方式、形成介質(zhì)都是不同的。新型檔案載體的檔案保護(hù)，必將提出全新的保護(hù)制度來保護(hù)檔案。

2.在現(xiàn)代化檔案管理中對(duì)檔案管理原理的應(yīng)用

文化全球化和經(jīng)濟(jì)全球化是人類社會(huì)的大背景，在這樣的一種大背景下，網(wǎng)絡(luò)全球化的態(tài)勢(shì)越辣越明顯。在當(dāng)今社會(huì)，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為一種重要的交際工具。加上高速發(fā)展的經(jīng)濟(jì)為我們的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)提供了良好的傳播條件。在現(xiàn)代化檔案管理中，可以充分地讓傳統(tǒng)的繁瑣的人工手段管理轉(zhuǎn)化為技術(shù)性的管理，進(jìn)而提高了檔案管理的安全性。在充分地利用先進(jìn)的信息技術(shù)過程中，有效地提高了管理人員的素養(yǎng)以及技術(shù)。檔案管理中出現(xiàn)的智能化，促使原有的枯燥管理環(huán)境轉(zhuǎn)變得更加生動(dòng)化[2]。

2.1 進(jìn)行系統(tǒng)化的管理

在管理過程中，只要實(shí)施系統(tǒng)化的管理，則可以將原本雜亂無章的東西瞬間變得井井有條。如果只是在局部實(shí)施管理，終究是片面的。檔案管理原理在現(xiàn)代化檔案管理的運(yùn)用中，只有展開整體的管理，才可以稱之為系統(tǒng)的管理。而管理的標(biāo)準(zhǔn)化是系統(tǒng)管理的基礎(chǔ)，系統(tǒng)管理的規(guī)范化是統(tǒng)一化，另外系統(tǒng)管理的要求則是簡潔化，系統(tǒng)管理的目的為通用化，而系統(tǒng)管理的催化劑則為最優(yōu)化。以上的標(biāo)準(zhǔn)化、簡潔化、通用化等等每一項(xiàng)都是進(jìn)行系統(tǒng)化的管理部分中不可忽視的部分。假如，缺乏標(biāo)準(zhǔn)化，其工作就不可能繼續(xù)開展。如果缺乏統(tǒng)一化，那么就有了準(zhǔn)則，秩序出現(xiàn)混亂。如果缺乏簡潔化，那管理過程中的一些繁瑣之事就會(huì)讓管理工作停止不前，其工作效率無從談起。假如沒有了通用化，就會(huì)導(dǎo)致管理工作失去有序性。而假如缺乏最優(yōu)化，就會(huì)與時(shí)代脫節(jié)。希望系統(tǒng)管理得到優(yōu)化發(fā)展，其這些原則不可忽視，只有促使相互之間互補(bǔ)地發(fā)展，才能真正促使系統(tǒng)管理更加可靠、安全和全面。

2.2 進(jìn)行合理地組合

我們必須承認(rèn)，世間的每一個(gè)事物，都是從一個(gè)小物體在一定的環(huán)境中逐步發(fā)展而來。在工作中，我們將一個(gè)事物通過某種方式將其分成許多小小的事物，再將這些小事物通過某種合理的方式進(jìn)行組合，則可以將一件大事情做好。而在檔案管理過程中，充分地將細(xì)小的事物通過某只方式依照統(tǒng)一化、簡潔化，最優(yōu)化，以及標(biāo)準(zhǔn)化和通用化實(shí)施合理的組合。這樣有助于檔案管理效率的提高。

2.3 進(jìn)行反饋整理

要想推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，有必要總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)工作中的問題，應(yīng)該對(duì)其不斷地地肯定，并對(duì)管理工作中的問題改善。與此同時(shí)充分地利用檔案管理工作，促進(jìn)國家效益和社會(huì)效益的提升[3]。

3.結(jié)語

綜上所述，檔案管理是時(shí)代的產(chǎn)物，該產(chǎn)物完全符合時(shí)代發(fā)展的要求。檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中的應(yīng)用，必須認(rèn)識(shí)到檔案管理原理及內(nèi)容，在此基礎(chǔ)之上，進(jìn)行系統(tǒng)化的管理、進(jìn)行合理地組合、進(jìn)行反饋整理，推動(dòng)檔案管理工作的現(xiàn)代化。

[1]滑程.芻議檔案管理現(xiàn)代化中檔案管理原理的應(yīng)用[J].才智，2014，29：325.

[2]蔡喆，吳征.試論檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中的應(yīng)用[J].丹東紡專學(xué)報(bào)，2000，03：29-30.

[3]張莉莉.檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中應(yīng)用的分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014，17：77.