淺談檔案管理創新

王海霞

黑龍江省農墾總局梧桐河農場

淺談檔案管理創新

王海霞

黑龍江省農墾總局梧桐河農場

由于當今科學技術快速的發展，單位在檔案管理的工作中也需要緊跟時代前進的步伐，在實際的工作中對其進行創新，采用科學管理的規律及成功管理的經驗，有效的利用更多有價值的檔案信息資源，提供高質量、高水平的服務，實現檔案工作的科學化、規范化、現代化，一個單位的檔案承載著單位發展的歷史軌跡，是對單位發展過程的真實記錄，檔案以其所載信息的原始性、真實性、技術成果的可重復性及可考查性等使其具有更高的利用價值。因此，在新時期，通過對單位檔案管理工作創新的加強，來實現檔案管理的信息化，為單位發展創造新的機遇與空間是十分有必要的。

檔案管理；創新

只有敢于創新，勇于探索，善于用新的思維、新的思路、新的方法來解決檔案工作中遇到的新矛盾和新問題，才能突破前人，超越自己，才能永葆檔案工作的生機與活力，才能不斷提高服務水平，切實做好檔案工作。

1、思想意識上的創新

一是檔案人員應當重視觀念更新。檔案人員的創新意識、創新精神、創新能力是改變檔案工作局面的關鍵所在，因此，檔案人員在埋頭苦干、默默奉獻的同時，不妨多一些敏捷和睿智，多一些膽魄與果斷，從根本上轉變觀念，讓檔案創造出更豐厚的社會效益和經濟效益。檔案工作的清苦是人所皆知的，不怕清苦是檔案工作者的優良傳統，然而在當今社會，檔案工作者一方面要耐得住清苦，繼續踏踏實實工作；另一方面也要通過檔案工作者的開拓與創新，使檔案工作產生一定的經濟效益，提高檔案工作的自身價值，發展檔案事業；二是檔案人員要有過硬的業務技能。檔案工作既是一項業務性工作，又是一項管理服務性工作，這就要求從事檔案工作的人員，既要有扎扎實實的業務功底，又要有較強的管理能力和服務意識，計算機的應用和網絡信息時代的沖擊，以及出現的許多新型載體的檔案和全新的管理手段、方式，給檔案人員提出了更高的要求，因此，檔案人員首先要適應新形勢，善于提出新方法、新思路，解決新問題，在檔案業務上有所創新.有所突破。其次，檔案人員不僅要熟悉檔案業務工作的各個環節、步驟，而且還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在務實基礎上促進創新，努力使檔案人員成為一名掌握科學的、先進的工作方法，一專多能的檔案工作人才；三是檔案人員應當拓寬視野、豐富知識。檔案人員要把學習作為生活中的第一需要，把終身教育作為一種必然選擇，努力學習，不斷“充電”，拓寬視野，運用檔案新理論、新技術來指導和改進檔案工作，實現由單一專業型向多樣復合型轉變，努力去多思考，多研究，營造一種銳意進取、積極向上的創新氛圍。

2、服務手段創新

一是建立檔案館（室）網頁，開展網上利用服務。隨著檔案館（室）內部局域網的建立，檔案部門將充分利用企事業單位的網站制作自己的網頁，積極組織上網數據和信息，使檔案管理服務系統聯上企事業單位網站，實現檔案信息的網上檢索，為用戶提供更好的服務；二是建立“電子文件（檔案）數據管理中心”，檔案館（室）與企事業單位信息管理部門可加強密切配合，建立“電子文件（檔案）數據管理中心”，該中心設在企事業單位檔案館（室），是企事業單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件（檔案）數據管理中心集中管理網站內各單位的歸檔電子文件，并在網站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現電子文件信息資源共享。其優點是覆蓋面廣，內容豐富，利用率高；三是電子文件的自動上傳收集。目前在單機上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統紙質檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統工作模式，在網頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集到，并在檔案館（室）的服務器上歸檔；四是開展在線服務。傳統的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化時代里必然要發生變化，至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作、學習和生活的環境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統、信息網絡及時準確地獲得多種信息，因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現代化的檔案服務方式所代替；五是開展現行文件閱覽服務。隨著改革開放的不斷深入，到檔案館（室）查閱黨政機關及有關部門制定的文件的人員逐年增多，尤其是我國加入WTO后，公民出于維護自身合法權益、投資興業等需要，希望能夠更加便捷地了解到有關政策信息，為適應新形勢發展要求，進一步轉變工作職能，提高工作效率，密切黨和政府與人民群眾的聯系，維護廣大人民群眾的根本利益。

3、技術管理創新

在檔案管理過程中可以運用現代化的技術和科學的管理模式，作為一種強大的動力來促進檔案管理工作的全面開展，計算機網絡技術在現代檔案管理工作中廣泛的使用，成為檔案管理工作的主要工具，其具有較大的優勢，不但能夠對檔案做好保護和維護工作，避免檔案的丟失，而且還能夠減少檔案管理工作人員的工作壓力，最大的優勢是檔案的開發和利用較為方便。將技術創新貫穿在檔案管理的每一個環節上，提高檔案管理的工作效率和工作質量，促進現代化和科學化的檔案管理實現，技術管理創新一方面要努力推進管理模式的創新。檔案管理者要自覺堅持在管理方面的創新上下工夫，在管理手段現代化上下工夫，堅決克服等、靠、要和各種因循守舊思想的束縛，牢固樹立檔案是一種信息資源、同樣會產生經濟和社會效益的理念，把有限的被動服務轉變為無限的主動服務，由傳統的靜態服務、間接服務轉變為動態的、直接的高層次服務；由封閉型的管理向開放型管理轉變；由單一服務向多元化服務轉變；另一方面要努力推進管理手段的創新。檔案管理主要是和數字與文字打交道，數字化檔案將成為今后檔案管理事業的主要存在形式，建設數字化檔案已經成為檔案管理的發展方向。

綜上所述，檔案的管理是各種珍貴的歷史資源可以長久保存的重要途徑，對于檔案管理服務的創新，不但要實事求是、還要與時俱進、開拓創新，跟緊時代發展潮流，用創新的思維、理念，以積極的態度去創新去摸索，不斷積累經驗發現問題解決問題，做到穩步前進穩中有升，推動檔案管理事業不斷發展。