Excel軟件在教務管理工作中的綜合應用研究

林芝怡

廣州松田職業學院

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Excel軟件在教務管理工作中的綜合應用研究

林芝怡

廣州松田職業學院

教務管理工作是學校教育工作中的一項重要工作內容，它是保證學校教育教學機制正常合理運行的樞紐，是學校教學秩序穩定、教學質量提高及教學改革推進等多方面工作的重要保障，是學校管理的基礎工作。本文主要從Excel對教務基礎信息數據的管理和Excel數據統計分析在教務管理中的應用方面進行了闡述。

EXCEL；教務管理；圖形

在我們的日常教務管理工作中會遇到很多的數據，統計起來也比較復雜，這無疑給我們帶來了更大的工作量，因此，我們就必須依靠計算機來解決問題，Excel在數據處理方面具有很強大的能力而且功能也豐富，除此之外還具有排序，查詢，統計等功能。存儲和處理大量的信息一般都是通過Excel實現的，Excel易于理解，也方便實用，是我們辦公的好助手。

一、Excel對教務基礎信息數據的管理

Excel在教務管理信息數據庫中主要用于在校學生的學籍信息，班級管理信息，和其他任課老師的綜合信息以及專業課程和相關檔案的管理。

目前幾個比較大的軟件平臺和數據網絡平臺，如果想在其數據庫中輸入大量的信息工作量是相當大的，所以大部分平臺都提供了一個數據的導入和導出接口。Excel與大多數軟件相比，具有相對方便，易于理解等優點，所以經常為這些平臺提供數據的導入和導出。

1 數據檔案的錄入和編輯管理

Excel中具有多種單元格數據類型，如會計專用，分數，科學計數，特殊等，但實際在Excel中只保存三種類型的數據，文本（標簽），公式和數值3種類別：（1）數值型數據，可以按照用于計算中的數值數據進行分類，包括數字，日期和時間等（2）文本（標簽），我們將其歸類為單詞，字母，字符串和其他數據，他們只能被用來修改和編輯，不能為數字；（3）公式：Excel中的公式和函數。學生注冊信息，班級管理信息，和其他任課老師的綜合信息以及專業課程和相關檔案的管理，是教務信息管理的基礎管理。而在excel中輸入和編輯信息的時候可能會遇到一些問題，如輸入身份證和一些長字符串等，有可能會錯誤顯示或者是數字顯示不全等情況。在這種情況下，需要轉換成文本格式輸入此信息，以確保不會因為這種小問題而影響數據輸入的正確性。

2 數據檔案中數據的查找功能

在大量的教務基礎信息數據中，如果人工查找我們所需要的個別信息是非常困難的；Excel提供了查找的功能，它可以快速通過所定義的內容搜索到我們所需要查找的信息并定位。

3 數據檔案中的復制、粘貼功能

在日常教務信息管理過程中，有時候人們需要對一些數據進行復制，粘貼操作。然而，在遇到復制公式，函數，或者設置了某些特定格式的數據時，從而就不能很好地使用復制粘貼操作了，如需要復制通過公式計算出來的每個科目的平均成績。Excel通過“復制性粘貼”功能就能解決此問題，可以在粘貼的位置點擊右鍵，選擇“選擇性粘貼”命令，然后在需要的地方粘貼選項（如“數值”選項）選中，然后點擊“確定”按鈕。最后我們就能通過“選擇性粘貼”來計算出每個科目的平均成績。

二、Excel數據統計分析在教務管理中的應用

所謂的數據統計就是基于研究目標和要求，運用科學的方法，對客觀事物活動進行數據調查，整理，分析。這個過程是教務管理工作中的重中之重，如何能夠達到對數據進行快速，方便，準確的統計分析，從而使對管理和教學中產生的問題能夠快速地得到解決，這是體現學校教學管理水平的標準。

1 常用數據分析在教務管理工作中的應用

在一般情況下，排序、篩選、分類匯總以及數據透視圖等在excel中都是屬于比較常用的數據分析方式。教務管理員可以按照不同的字段進行分類，對在數據表中的相應數據單個或多個字段進行篩選，從而可以快速地找到我們所需要的信息。如當我們想要了解不同專業的同一課程的成績時，我們就可以按照從高分到低分進行排序，這樣我們就能夠很容易且準確地了解成績排列情況。在日常教務管理過程中我們經常會遇到一大堆的數據，當我們想要從這一大堆的數據中找到我們想要的某個數據時，我們就可以按照我們所需要的信息在表格中進行篩選，當篩選結束以后我們就可以找到我們所需要的數據信息，而其他數據信息就會被隱藏起來，這樣可以讓管理者更加清晰明了地對數據進行直觀數據分析和統計。同時，excel中的高級篩選功能還可以對更多更為復雜的數據進行按照不同的條件篩選分析，從而得到我們所需要的信息。

在Excel的篩選功能中，我們可以從大量的數據中找到我們所需要的數據信息，但在對相同數據進行處理時其功能相對較弱。然而，這時我們就可以使用分類匯總功能了，分類匯總可以對相同數據段進行求平均值和求和等操作。數據透視表是一種交互式報表，可以按照不同的數據進行合并且可以快速地對表中的數據進行對比，從而可以使教務管理員迅速直觀對數據進行分析。

2 圖表圖形在教務管理中的應用

一些比較復雜的數據在Excel圖表中，可以使數據看起來更加醒目，便于解讀和理解。教務管理員可以使用各種不同類型的圖形圖表來對不同的數據信息進行更直觀的數據分析。可以用柱形圖分析每個專業人數的分布情況，可以用折線圖分析課程中各分數段所占比例，還可以用餅分圖來分析最近幾年招生率和就業率等情況。雖然這些圖表生動，容易理解，但如果在繪制過程中操作不當，很容易產生幻想，造成失誤。因此，我們在對這些數據進行設置和繪制時，一定要明確數據的來源以及對數據進行分析的目的。

3 利用分析工具庫進行數據分析

Excel不僅提供了一個非常強大的公式計算功能還提供了強大的統計分析模塊，分析工具庫模塊。通過它的擴展可以添加分析工具庫模塊，它是Excel中的插件模塊。通過此模塊的分析可以快速方便地為我們分析方差、標準差和相應的回歸統計。如不同老師對相同課程的成績進行分析。可以使教務管理員快速，輕松地對教學質量等相關信息進行分析，以便做出更好的管理和決策。

三、結束語

綜上所述，雖然Excel操作簡單、易學易用，但是我們不能停留在Excel簡單應用上，不能只盯在技巧或者單個問題的解決方法上面，而應自覺深入學習、與時俱進，系統掌握Exce，與教務管理的實際相結合，靈活運用。只有這樣，才能提高教務管理人員數據處理和信息管理能力，從而適應教務管理信息化發展的要求。

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