淺談企業(yè)檔案管理與創(chuàng)新

孔 艷

濟(jì)寧市公里工程總公司第二工程公司

淺談企業(yè)檔案管理與創(chuàng)新

孔 艷

濟(jì)寧市公里工程總公司第二工程公司

隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來以及信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)檔案工作的發(fā)展面臨著許多新的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理模式體現(xiàn)出一定的不適應(yīng)性，企業(yè)檔案管理模式創(chuàng)新成為檔案工作面臨的新課題。檔案管理模式是一種反映各層次檔案管理工作間以及檔案管理工作內(nèi)部各個(gè)環(huán)節(jié)之間內(nèi)在機(jī)理的一種管理形式。它包括宏觀檔案管理模式和微觀檔案管理模式兩個(gè)層次的內(nèi)容。微觀檔案管理模式指具體的檔案管理模式，即我們通常所稱的檔案實(shí)體管理模式。本文主要研究檔案實(shí)體管理模式。

企業(yè)；檔案管理；創(chuàng)新

隨著我國(guó)企業(yè)檔案管理工作的日益深化，企業(yè)檔案管理水平有了很大的提高。但是，目前企業(yè)檔案管理工作仍存在一些制約自身發(fā)展的難題，唯有在觀念、人才、技術(shù)、制度等方面積極采取各項(xiàng)有力措施，多管齊下，企業(yè)檔案管理工作才可能在創(chuàng)新上出成績(jī)，進(jìn)而提升企業(yè)檔案管理工作的整體水平，為企業(yè)檔案管理工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。基于此，針對(duì)企業(yè)檔案管理工作中出現(xiàn)的各種問題與挑戰(zhàn)，筆者從革新觀念、提高信息化管理水平、完善管理制度和提高管理人員素質(zhì)等方面來探討企業(yè)如何在新形勢(shì)下促進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展。

1 企業(yè)檔案管理工作的重要性

1.1 企業(yè)檔案是企業(yè)管理工作的查考憑據(jù)

檔案記錄了企業(yè)過去各種活動(dòng)的狀況，其中包括處理企業(yè)事務(wù)的過程與結(jié)果以及管理活動(dòng)的經(jīng)驗(yàn)，它是任何一個(gè)企業(yè)連續(xù)工作必須查考的憑據(jù)。可以說，各種企業(yè)為了有效地實(shí)行管理必須切實(shí)地掌握材料。而檔案可以為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)工作和業(yè)務(wù)管理，提供證據(jù)和咨詢資料，借以熟悉情況、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、制訂計(jì)劃、進(jìn)行決策、處理各種問題。例如，許多企業(yè)在建立和健全工作制度、進(jìn)行改革、落實(shí)各項(xiàng)政策等各種活動(dòng)中，大量地查考了檔案，順利地推動(dòng)了工作。有的企業(yè)平時(shí)不重視檔案管理工作，造成檔案散失，結(jié)果給工作造成許多困難。因此，檔案作為企業(yè)管理工作的查考憑證對(duì)企業(yè)各項(xiàng)工作的開展無疑具有重要的作用。

1.2 企業(yè)檔案是企業(yè)進(jìn)行決策的參考依據(jù)

檔案中記載了企業(yè)各種活動(dòng)的情況、成果、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。從產(chǎn)品生產(chǎn)手段到生產(chǎn)過程以及生產(chǎn)技術(shù)等各方面的信息，可以作為企業(yè)進(jìn)行生產(chǎn)、管理決策的科學(xué)依據(jù)和參考材料。當(dāng)今日益增多的企業(yè)檔案，更是進(jìn)行現(xiàn)代化企業(yè)生產(chǎn)、工作管理的重要條件此外，企業(yè)檔案對(duì)制訂企業(yè)生產(chǎn)計(jì)劃，檢查和總結(jié)生產(chǎn)情況，推廣先進(jìn)生產(chǎn)技術(shù)和管理經(jīng)驗(yàn)以及防止企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)等等，都是重要的參考材料。比如，有的企業(yè)為了切實(shí)規(guī)劃生產(chǎn)任務(wù)，查閱了歷年檔案，匯總分析，找出了本企業(yè)發(fā)展的規(guī)律、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，據(jù)此采取相應(yīng)措施，為企業(yè)決策提供科學(xué)依據(jù)，從而促進(jìn)了生產(chǎn)，推動(dòng)了企業(yè)發(fā)展。

2 企業(yè)檔案管理與創(chuàng)新

2.1 創(chuàng)新檔案管理意識(shí)

(1)要樹立檔案工作服務(wù)大局的認(rèn)識(shí)觀。新的經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下，黨和國(guó)家的中心任務(wù)就是以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為主要目標(biāo)，這要求企業(yè)檔案管理工作也應(yīng)該以促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展為工作重點(diǎn)，要以服務(wù)大局為檔案工作的基本定位，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行有效開發(fā)與利用，全面系統(tǒng)的為企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和長(zhǎng)效發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

(2)改革傳統(tǒng)的檔案管理思想。創(chuàng)新企業(yè)檔案管理工作的另一手段是，要加大對(duì)檔案工作的改革力度，管理工作中的守舊和自我封閉的思想要予以剔除，同時(shí)建立一個(gè)與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)相適應(yīng)，并符合企業(yè)檔案管理自身發(fā)展的運(yùn)行管理機(jī)制， 并且在做好安全保密的前提下，可以適當(dāng)擴(kuò)大企業(yè)檔案管理工作的開放范圍，使企業(yè)檔案工作能走進(jìn)企業(yè)內(nèi)部工作人員實(shí)際工作中，這不僅使檔案的社會(huì)服務(wù)化功能可以充分發(fā)揮，還能夠增強(qiáng)檔案管理在企業(yè)管理中的影響力。

2.2 引入云計(jì)算技術(shù)、提高檔案管理信息化水平

云計(jì)算是一種模式，它實(shí)現(xiàn)了對(duì)共享可配置計(jì)算資源(網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器、存儲(chǔ)、應(yīng)用和服務(wù)等)的方便、按需訪問，這些資源可以通過極小的管理代價(jià)或者服務(wù)與提供者交互，被快速地準(zhǔn)備和釋放。在企業(yè)檔案管理工作領(lǐng)域中，云計(jì)算的最大優(yōu)點(diǎn)在于以下四大方面：經(jīng)濟(jì)實(shí)惠，降低信息化成本；減輕檔案人員負(fù)擔(dān)，使其能更專注本身專業(yè)；提高檔案信息資源的安全性；提高了檔案工作人員的專業(yè)技術(shù)水平。②正是由于云計(jì)算的成本適中、易用性、自動(dòng)化、按使用計(jì)費(fèi)等特點(diǎn)，云計(jì)算技術(shù)為企業(yè)檔案管理創(chuàng)新提供了全新的技術(shù)視角。企業(yè)在推進(jìn)檔案管理創(chuàng)新的過程中，特別是要提升企業(yè)自身的檔案管理水平就要順勢(shì)而為，積極利用云計(jì)算技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)，充分汲取云計(jì)算技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，為推進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新注入新的活力。③因此，有條件的企業(yè)可以利用云計(jì)算技術(shù)，按使用量進(jìn)行購(gòu)買，借助云計(jì)算技術(shù)不斷提升自身的檔案管理信息化水平。

2.3 提高業(yè)務(wù)技能，適應(yīng)檔案工作要求

努力提高企管辦檔案管理工作人員管理能力和業(yè)務(wù)技能，適應(yīng)檔案管理工作的要求，認(rèn)真研究檔案管理工作中遇到的新情況和新問題，完善檔案管理制度，加強(qiáng)檔案管理規(guī)范性研究和建設(shè)，健全檔案管理各方面的制度，這是當(dāng)前新形勢(shì)下對(duì)于檔案管理工作的要求，也是對(duì)工作人員管理技能的要求。檔案管理工作是一項(xiàng)需要業(yè)務(wù)性較強(qiáng)的工作，也是一項(xiàng)服務(wù)于管理的工作，需要定期地對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)和監(jiān)督，要讓工作人員從心里提高對(duì)檔案管理的重視度，提高工作人員對(duì)檔案管理資料收集的意識(shí)和能力，要讓工作人員充分的了解到參加培訓(xùn)的作用和目的，就是要將理論知識(shí)和實(shí)際的操作相互結(jié)合，提高工作人員對(duì)檔案管理的能力和對(duì)檔案管理的意識(shí)，這才是檔案管理培訓(xùn)工作的最終目的。

總而言之，在信息化的時(shí)代背景下，企業(yè)檔案管理工作的作用已經(jīng)開始得到了越來越多企業(yè)的重視，很多企業(yè)在檔案管理創(chuàng)新方面進(jìn)行了很多有益的探索。為了進(jìn)一步提升企業(yè)的檔案管理水平，創(chuàng)新檔案管理方式，觀念、人才、技術(shù)、制度始終是重要的影響因素，在這些方面下足功夫，那么企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新水平才會(huì)更上一個(gè)臺(tái)階。

[1] 李穎. 檔案記憶觀視野下的企業(yè)檔案管理探析[J]. 檔案學(xué)通訊，2013，01：31-34.

[2] 周丹娜. 企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的分析與設(shè)計(jì)[D]. 云南大學(xué)，2013.

[3] 趙霞. 企業(yè)檔案管理系統(tǒng)研究與實(shí)現(xiàn)[D]. 天津大學(xué)，2012.