文書檔案管理中存在的問題與對策研究

張 振

高密市檢驗檢測中心

文書檔案管理中存在的問題與對策研究

張 振

高密市檢驗檢測中心

隨著我國市場經濟的改革和檔案管理制度的不斷深入，傳統的文書檔案管理方法已經不能夠很好地滿足現代社會的需求，所以，應該結合實際進行實施創新，進而形成新的文書檔案管理形式。本篇文章主要針對文書檔案改革與創新過程中的若干問題進行相關的探討，并找出存在的問題加以解決，進而使文書檔案的管理制度符合社會的發展和檔案管理的需要。

檔案；管理；對策

1、文書檔案管理存在的問題

1.1文書檔案的內容缺乏完整性

就目前來說，文書檔案仍舊缺乏完整性，造成這一局面的原因有：首先，檔案材料的內容缺乏。從一定程度上說，文書檔案記錄著單位的重要信息。從理論上來說，這樣的一份檔案應該會比較充實和完整，但是在實際的工作中，由于種種問題，比如檔案材料的缺乏，直接導致文書檔案中對一些數據和材料的情況缺失，較多的是較為籠統的敘述，缺乏針對性的記錄。所以，面對這樣的一份檔案，不能夠真實地反映出一個單位的狀況，從而對一個單位的測評沒有具體定量的材料加以說明；其次，材料失真。隨著中國的經濟快速發展，加之國家對身份的檔案管理進行了完善。一部分為了自身的切身利益，存在舞弊的現象，比如材料不真實。很多情況，缺乏嚴格的審核，從而使文書檔案失去了應有的應用價值。

1.2檔案管理問題頻發

盡管文書檔案的管理有了很大的改善，檔案管理權力已經下放，但是在實際的工作中仍舊出現了許多問題。第一，太過于強調檔案的保密性和政治性，導致了檔案不能夠得到充分地利用；第二，完善的管理制度不能很好地落實在具體的工作中，很多部門在查閱和遞送文書檔案的時候，不按照相關的步驟，不準時歸檔；第三，管理手段不能與時俱進，在檔案的整理、編號和裝訂上還是手工操作，沒有適時引入網絡化管理，進而造成檔案查閱和管理困難。

1.3檔案管理流程需要完善

文書檔案具有一套完整的管理流程，包括檔案收集、整理、鑒定、保管、統計以及利用等流程，但是在實際的工作中，這些流程已經不能夠很好地適應檔案管理的需要。首先，文書檔案類目設置不科學，對文書檔案的鑒定真偽工作落后，對檔案中的材料不能進行真假辨別，且缺有力的監督，使得很多假檔案融入其中；最后，文書檔案的保管較為混亂，沒有固定的機構對檔案進行統一的管理，導致檔案管理工作效率低下。

1.4檔案管理制度不健全

單位檔案管理工作缺乏一套完整的管理系統，管理尚未達到規范的程度，檔案管理中心不能及時、完整的收集、歸檔、整理各個科室的資料，每個科室的資料都分布在自己的科室。加之，檔案管理部門對收集上來的資料不能進行規范化的管理，在擺放、查詢流程中出現諸多的問題。比如在使用檔案時，往往需要大量的人力去查找，影響檔案的使用效率。

1.5檔案信息化管理水平低

目前檔案管理工作還停留在傳統的管理模式，大多數手工操作，信息化管理水平比較低，不具備恒溫、恒濕的保存要求，查找資料時效率比較低，耗用的時間比較多。大部分的資料采用的是紙質型，缺少大數據、存儲設備的現代化管理手段，很多聲音和視頻資料因為缺乏保存的條件而被舍棄，從而影響了檔案的完整性。

2、文書檔案管理工作的創新

2.1提高單位檔案工作認識

一項工作能否順利開展與領導層的重視程度密切相關。因此，單位部門的領導應該更加重視檔案管理工作，給予財政支持和人力支持，必須的時候提供軟硬件的支持。為了提高單位的工作質量，就必須重視檔案管理工作，以網絡建設為主題思想，創建一個有序、簡便的工作環境。

2.2建立科學合理的檔案管理體系

建立科學合理的檔案管理體系，目的就在于將各類信息進行有序的劃分，歸檔保存，提高檔案的使用效率。在建立管理體系時，要充分的考慮職能和分工，提升管理的效率。首先，檔案員要按嚴格的程序和規范對資料進行歸檔、整理、保存。其次就是制定相應的安全保密級別，對于重要的文件要加強管理的級別。最后就是要做到清楚的標注，做到有據可查。

2.3加強檔案員的信息化素質培養

隨著社會信息化的發展，檔案管理工作逐漸從手工操作過渡到了信息化的操作，數字化不斷升級，電子文檔等信息化文件為檢查提供了便利，檔案員要不斷提升自己的業務知識，還要提升自己的信息處理能力，從而提高單位工作的服務質量。

2.4實施績效考核，促進檔案發展

績效考核是一種有效的激勵手段，建立科學合理的績效考核體系有利于提升檔案員的工作積極性，還能引起領導層的重視，建立獎罰分明和晉升制度，可以讓檔案員端正工作態度，提高他們的工作熱情，主動的完成繁瑣、復雜的檔案工作。通過對檔案工作的分解、考核，建立績效考核體系，將會實現檔案管理的科學化和規范化。

2.5大膽改革，實現檔案的現代化管理

通過深層次、多渠道地開發檔案信息資源，提高檔案的使用價值，為單位業業務、日常管理及患者服務。要實現檔案現代化管理。一是要加強檔案的保管設施，如設置專門的檔案庫房，配備必要的安全保管設施。二是要加強檔案現代化管理，利用電子計算機管理檔案信息的收集、傳遞、開發利用的主要功能。三是要配備整套檔案掃描系統，改革單純由人工錄入資料的相對落后的做法，提高檔案管理的質量和效率。注重對現代化各類信息的收集和整理，多借鑒社會其他領域的各方面信息，豐富自己的檔案管理經驗，使單位檔案管理更加現代化、規范。

3、總結

為了更好實現文書人事檔案管理工作的制度化和創新力度，就必須要在體制改革和創新的過程中克服檔案管理中的各種問題，查漏補缺，建立起完善的管理體制，再結合管理方式上的創新，進而使我國的文書人事檔案管理工作保質保量地進行，為我國社會主義社會建設的人才需求提供真實可靠的檔案信息。

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［3］李鵬飛，王衛等.淺談當前文書檔案工作存在的主要問題及對策［J］.科教導刊（中旬刊），2010，10：137+165.

［4］侯巍，王玲，薛晶.文書檔案審核的幾點做法［J］.蘭臺世界，2013，S3：97-98.

張振，1969年05月14日出生，男，山東省高密市，大專，畢業于中央廣播電視大學，助理館員，單位，高密市檢驗檢測中心