基層干部人事檔案工作存在的問題及解決對策

侯悅穎

河北省承德市興隆縣掛蘭峪鎮政府

基層干部人事檔案工作存在的問題及解決對策

侯悅穎

河北省承德市興隆縣掛蘭峪鎮政府

隨著現代化社會建設的深入發展，尤其是社會管理工作的科學發展，面對信息化的時代，檔案管理工作應該說取得了前所未有的發展。但是，近年來，各地屢屢發生的非法越級提拔使用干部、帶病提拔干部等案件，無不警示著我們：干部檔案管理工作依然存在漏洞，工作尚存在不嚴密、不科學。特別是廣大基層農村，干部人事檔案管理工作所存在的問題更是嚴重，致使管理更為嚴密而科學的上級主管部門最終也無法真正落實干部人事檔案的科學管理工作，甚至給干部管理與使用工作造成了嚴重的不良后果。就目前來看，基層干部人事檔案管理存在的主要問題集中體現在以下幾個方面：

首先，對基層干部人事檔案管理認識還不夠到位，重視程度比較低。就是在今天，仍然有相當一部分領導對干部人事檔案管理工作的認識還存在著誤區。有的抱著無關緊要的思想，總認為有上級主管部門呢，基層檔案管理工作無關緊要，隨便一個人就能應付那些簡單入檔、歸類、整理工作，根本沒有必要興師動眾。有的領導認為現在使用人才重在現實表現，個人檔案沒有多大作用，檔案管理再嚴，工作做得再好也沒有什么價值。有的領導認識上不到位，認為人事檔案工作就是保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不需要領導直接過問或者親自領導。在這種思想的指導下，一些單位雖然按照檔案管理的基本要求建立了檔案室，但是并沒有按照規定配備專門的檔案管理人員，多數檔案管理人員是辦公室人員兼任，致使檔案管理工作的專業化、規范化成為空談。

其次，管理不夠完善，遺留問題比較多。一是學歷材料和專業技術材料不完備。隨著社會的全面進步和發展，各級各部門對學歷、專業技術要求越來越高，很多干部通過各種方式取得了相關學歷學位或專業技術職稱，但沒有及時將材料送交人事檔案管理部門存檔，直接導致人事檔案中的學歷、專業技術職稱材料不齊備，甚至造成部分材料遺失。二是入黨材料不完備。不少干部曾在多個單位工作，但入黨時所在的單位并沒有將他們的入黨申請書、轉正申請書等材料放入個人檔案。此外，也存在發展的新黨員入黨材料不齊備就直接存檔的現象。三是任免考察材料、工資表不完備。有部分干部的任免考察材料因為沒有及時歸檔，造成現在無法查找；由于政策或其他原因，個別工資表中有空白年份，工資資料不齊全。

此外，立卷不夠規范，案卷質量不夠高。一是檔案材料內容填寫前后不一。“三齡兩歷一身份”記載多樣，個別干部的年齡越填越小，參加工作時間越填越早，文化程度越填越高。二是檔案用紙規格不一。現行的公文材料大都是A4紙，履歷表、高等院校畢業生登記表、入黨志愿書等大部分是16開紙，如將A4紙剪裁為16開大小，致使有的表格印制超過裝訂線，給立卷歸檔工作帶來麻煩。三是材料歸類口徑變化多端，存在歸檔類別不規范、不準確。四是檔案材料短缺，如表彰和處分材料未收集歸檔。另外，隨著時代的發展，干部人事檔案中有些陳舊的信息內容已不能滿足現行社會發展的需要，如記載個人履歷、社會關系、政治面貌等基本情況的內容多，而反映個人工作能力、潛力、技術特長等方面的內容少，這些都會直接影響到案卷質量。

最后，現代化技術手段滯后，運行效率比較低。根據主管部門要求，基層相繼建立起了比較規范的干部人事檔案電子信息化管理系統，但是使用效率低，或者干脆不使用，更有甚者是檔案管理失控，本來屬于很高級別的保密信息，或者個人隱私信息成了任何人都可以隨時查閱的公共資源，更不用說及時更新與公示相關信息了。

那么，面對新時期，面對信息化的時代，我們到底應該怎樣做好基層干部人事檔案的管理工作呢？

一.強化管檔意識，提高地位作用。

基層的主管領導和檔案管理員要進一步強化管檔意識，提高對干部人事檔案工作地位和作用的認識，堅決避免出現“說起來重要，抓起來次要，用起來需要，忙起來忘掉”的現象，還需要定期了解工作情況，積極研究并解決發現的問題，加強監督、檢查與指導。同時，加強人事檔案工作隊伍建設，提高管理人員素質及業務技能。每位干部職工也要積極配合，及時將個人最新相關材料上報人事檔案管理部門歸檔

二.嚴把兩個關口，保證檔案質量。

首先，要從材料來源入手把好“入口關”。在接收干部人事檔案時，要嚴格審核，該由原單位負責的材料要求原單位負責收集，盡量減少、避免歷史遺留問題的影響。在審核和鑒別歸檔材料時，要達到“完整、真實、精練、實用”的要求，避免形成新的遺留問題。其次，要從日常工作入手把好“更新關”，著重掌握“四個規律”。一是時間規律。在一定的時間內，一些部門會形成一定內容的材料，如重要節日里表彰先進、年度考核形成的考核材料表格、工資情況變動等，人事檔案管理人員要及時收集，防止時過境遷造成材料遺失和不全。二是變化規律。凡人事檔案記載的情況發生變化，就要相應形成反映變化過程的材料，如職務、職稱變動，必然形成職稱評聘表、任免審批表等。三是信息規律。如通過黨代會、人代會召開，領導班子換屆等活動可收集相應的人事檔案材料。四是普遍規律。凡是具有全局性、普遍性的工作，要及時了解有關政策，不失時機地把有關檔案材料收集歸檔，減少工作環節，提高工作效率。

三.繼續加強制度建設，規范管理程序。

建立健全一套完整科學的干部人事檔案工作規章制度，使工作有序、有據可依，保證人事檔案工作逐步法制化、制度化、規范化，真正發揮人事檔案“見證歷史”的作用，真正為上級領導選準用干部提供科學而可靠的資料。

四.創新管理機制，提高利用效率。

一是技術創新。加快檔案工作信息化建設步伐，建立干部人事檔案數據庫系統，使干部檔案信息化，并在檔案的查閱、歸檔、統計等日常工作方面實行微機化操作，保證干部檔案信息的時效性、真實性和準確性。二是內容創新。在收集干部基本情況的基礎上，建立干部業績檔案，及時將干部的工作情況、工作業績和在重大活動、重點工作中的表現及任務完成情況收入檔案；建立干部能力檔案，重點收集個人文化程度、專業水平、繼續教育情況以及參加各種資格考試、注冊考試等反映個人才能的資料；建立干部認可檔案，本著領導干部群眾認可、技術人員學術認可、經營人才市場認可的原則，分別建立領導干部考核考察檔案、技術人員學術和推廣成果檔案、經營人員業績檔案。