論新形勢下檔案管理的信息化建設與實踐

張文晉

天津開發區市政工程修建服務公司

論新形勢下檔案管理的信息化建設與實踐

張文晉

天津開發區市政工程修建服務公司

信息化是當前一個使用頻率非常高的詞匯，對于檔案資源的整合來說也有著十分重要的意義。在檔案資源整合工作中信息化的技術給其發展帶來了新的春天，信息化技術的應用使得檔案資源整合工作中的各個部分和工作進程都得到了大幅度的提高。所以在今后的發展中我們要一直秉承著不斷探索的精神，將現代化的信息技術不斷融入檔案資源整合的工作當中去，為企業未來檔案事業的發展做出更大的貢獻。鑒于此，本文主要分析新形勢下檔案管理的信息化建設與實踐。

新形勢；檔案管理；信息化建設

1 、檔案業務信息化勢在必行

1.1 內力所迫——社會需求與檔案業務發展規律

社會信息化導致檔案數量劇增，檔案載體呈現多樣性，檔案管理對象不斷豐富，不僅僅局限在紙質檔案方面，已經擴展到照片、圖像、錄音、錄像、電影膠卷、縮微膠片等各種不同種類載體。檔案的數字化，對檔案資源服務的內容和方式提出了更新更高的要求，傳統的檔案管理方法已經不能完全滿足這種需要。因此，檔案工作亟需實現信息化管理，以適應社會發展需求，更好地服務各項事業產業發展。

1.2 外力所驅——電子業務的普遍應用

計算機網絡的普及促進了信息化的進程，網絡技術、數據庫技術、數據存儲等各種信息技術的迅猛發展，為檔案信息資源的科學保管和開發利用創造了前所未有的技術條件，網絡基礎設施不斷改進完善也為檔案信息化建設創造了良好的硬件環境。

1.3 動力所在——國家政策的支持

2002年，國家檔案局發布《全國檔案信息化建設實施綱要》，開通了國家檔案局網站，全國檔案信息化建設進入全面推進階段。2016年4月1日國家檔案局印發的《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》指出，到2020年，初步實現以信息化為核心的檔案管理現代化，基本建成與全面建成小康社會相適應、有效服務國家治理和“五位一體”建設的檔案事業發展體系，并將“全面推進檔案資源存量數字化、增量電子化、利用網絡化;創新檔案信息化管理模式，加快與信息社會融合，以信息化為核心的檔案管理現代化水平明顯提升”列為“十三五”期間主要的工作任務。

2 、檔案管理信息化建設中存在的主要問題

2.1 未得到足夠的重視，缺乏建設資金

從目前的形勢來看，國家對檔案管理工作的重視度遠遠不夠，檔案部門在整個社會中占據無足輕重的地位。因而政府在檔案管理信息化建設方面給予的政策和資金支持也比較少，這就造成檔案管理的信息化建設工作中，出現資金不足的現狀。許多檔案部門都沒有能力更新老舊設備，嚴重阻礙了檔案管理信息化、現代化的實現。

2.2 專業人才嚴重缺乏

檔案管理的信息化建設，是隨著現代信息技術發展而出現的一種趨勢，它要求檔案管理人員具備全面的檔案管理知識、掌握先進的現代信息技術，以及較高的職業道德素質。顯然，這對傳統的檔案管理人員來說，是一個不小的挑戰。通常來說，檔案管理人員可分為輔助人員、普通專業人員、高級專業人員三個等級，輔助人員應具備基本的專業知識和技能；專業人員應具備充足的專業知識儲備，并熟練掌握現代信息化管理技術。

3 、新形勢下檔案管理信息化的實踐對策

3.1 提升對檔案管理工作的重視度，加大信息化建設的資金投入

①國家應摒棄陳舊觀念，提升檔案管理意識，并出臺相關政策呼吁社會各界支持檔案管理工作，提升社會公眾對檔案管理的認識，進而為檔案管理工作奠定堅實的社會基礎。②檔案管理部門必須重視與外界的溝通和協作，充分取長補短，改變檔案管理工作存在的劣勢，提升檔案管理水平。③國家財政部門應當增加對檔案部門的工作經費投入，以改善檔案管理信息化建設經費不足的現狀。④檔案部門應將資金落到實處，杜絕假公濟私、鋪張浪費等問題的發生。著重將資金用在優化辦公設施上，確保電腦、復印機、掃描儀等基本的辦公設施充足。

3.2 提高檔案管理人員的素質，實現檔案管理科學化

首先，檔案工作者必須具有多元化的知識結構，現代科學成果在檔案管理中在大量運用迫使檔案工作人員支學習和掌握理論、文化和管理等有關知識，其中尤為重要的是計算機、數學、生物學等學科的知識，它們對檔案管理實現現代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握檔案專業知識。再次，從檔案管理現代化發展趨勢看，檔案工作人員必須具備掌握檔案管理現代化技術、進行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務與咨詢等三方面的能力。

3.3 強化電子檔案的安全性，確保檔案內容真實有效

強化檔案安全管理是促進檔案科學化水平工作得以的有效進行的重要手段，管理的目的在于安全規范，也要規范檔案管理員工行為，在安全管理上也要明確了領導的責任，確保將安全工作與監督工作落到實處。企業內部必須構建專業化的安全管理機制。然后，需要從實際情況出發，具體問題，具體分析，將檔案管理的各項涉及安全問題的環節和內容進行明確，進而達到強化管理的目的。在電子信息時代下，檔案信息管理的安全問題也成為主要的問題，在電子檔案使用與管理上檔案的真實性與安全性都需要得到重視，無論是個人使用還是單位管理的檔案，都需要進行合理的安全措施的防護，保障檔案信息的安全，避免被他人利用或改動。所以，建立一支能夠體現現代科學技術水平的檔案信息管理隊伍，并且結合多元化的知識結構，實現檔案信息化時代下檔案數據的安全，并且通過安全化的管理，進一步提高管理者與參與者的自身素質，迎合時代發展。

總之，檔案的信息化管理不同于傳統的檔案管理方式，傳統的檔案管理是以檔案實體資料的保管為重點，由于檔案資料的類型較多，管理工作也比較繁復。而檔案管理的信息化建設，要求將檔案轉變為電子版的形式，并通過網絡信息渠道將其提供給社會各界。相比之下，電子版的檔案更有利于查詢、修訂和存儲，能大幅降低檔案管理的成本。

[1]段春雁.論新形勢下企業檔案管理的信息化建設之我見[J].辦公室業務，2013，03：151-152.

[2]王倩.新形勢下事業單位檔案管理信息化建設研究與實踐[J].市場觀察，2015，S2：64.