工程檔案管理工作中存在的問題及對策

葉學慧

開封市公路管理局

工程檔案管理工作中存在的問題及對策

葉學慧

開封市公路管理局

為加強公路建設項目檔案管理，規范建設項目檔案驗收工作，必須重視公路工程檔案管理工作。本文主要對公路工程檔案管理存在的問題進行了分析，并提出了應對措施，以此提升工程檔案管理水平。

公路工程；檔案管理；應對措施

一、公路工程檔案管理中存在的問題

1、公路工程檔案管理意識薄弱

有些建設項目單位雖然有專門的檔案管理人員，但針對性不強，不能提出合理的指導意見。項目檔案類別很多且相互之間沒有統一的格式導致出現各部門按照各自的想法組卷的混亂現象。長期以來，許多參加公路建設的建設單位和管理單位對工程檔案工作都缺乏應有的重視，首先是建設單位在施工階段，由于施工任務重，項目多，同時還有許多具體的工作需要協調解決，因而忽視了檔案工作，等到工程完工要辦理竣工驗收時，施工單位才不得不投入大量的人力、物力突擊補充檔案資料，以應付工程竣工驗收之用，致使工程竣工檔案資料質量較差。而有些公路建設管理單位又沒有很好地實行集中統一管理，造成了不少檔案散失嚴重，即使保存下來的也不完整，或因保管不當，致使現有的圖紙不清，紙張變質。

2、公路工程檔案管理中常出現的技術性問題

在公路工程檔案的管理中常出現一些技術性問題，一是檔案的收集不齊全。收集齊全是做好檔案工作的基礎。但由于公路工程建設項目建設周期長、參建單位多，各方的集訓不一，常致使一些檔案得不到妥善保管，收集也有不齊全現象；二是有些檔案資料缺乏真實性。檔案資料是公路工程施工全過程的真實記錄。但有些少數施工企業對工程項目檔案資料的記錄和收集缺乏責任心，只重施工，不重檔案，形成的檔案不是在具體工作中隨時隨地的記錄，而是過后隨意編造，欲求蒙混過關；三是書寫材料不規范。

3、公路工程檔案管理人員素質亟待提高

目前檔案管理施工單位為降低成本，有的兼職檔案管理，有的找個未從事過施工的人員代替，這些人員根本未對檔案組卷要求和工程相關知識進行系統學習，檔案管理就無從談起。公路工程檔案工作是一項綜合性的管理工作，在工程建設過程中，隨時都涉及到施工技術表格的填寫、施工材料的保存、竣工圖紙的整理及資料的專業分類組卷、往來文件的歸檔等它需要從事公路工程檔案工作的人員，既要懂工程建設專業技術知識，又要懂檔案專業技術知識，還應熟知各級主管部門制定的各項公路工程檔案法規，而許多檔案管理人員有些有公路建設方面的專業特長，卻缺少檔案技術知識，有些有檔案技術知識，又缺少公路建設方面的知識，無法滿足公路工程檔案管理工作的需要。

二、提高公路工程檔案管理水平的應對措施

1、強化管理意識

提高工程各級管理部門的檔案管理意識，重視建設過程中資料的收集工作。施工過程中形成的真實的內業資料是公路竣工資料整理之基礎。因此，必須建立一套建設過程中收集資料的制度，建設單位不定期的組織專職人員檢查和指導，發現不完善的地方，及時解決，同時避免以后的工作出現類似的問題。對不符合要求的不予計量、驗收，承包人未上交合格的資料，業主應不予結算。竣工資料的收集和整理列入工作計劃，在工程監理和工程施工招投標、評標時就要把施工組織計劃中對資料的收集作為一項評分指標的要求，促進工程施工過程中對資料的收集、整理。

2、堅持跟蹤技術咨詢服務，深入監督檢查指導

眾所周知，在諸多建設工程中，高速公路工程建設規模大、周期長、參建單位多，建設、監理、施工、安裝等單位的檔案管理人員，有工程建設方面的專業特長，卻缺少檔案技術知識，有的具有檔案技術知識，卻缺少建設方面的專業知識。同時，建設過程中資料形成了不一定就是檔案，還要按照國家法律和省檔案局下發的《歸檔文件整理規劃》及相關要求，認真做好分類、歸檔、裝訂、編號、編目等各個環節的工作。這就需要檔案主管部門加強檔案業務跟蹤技術咨詢服務，建立深入監督指導服務的機制，把監督檢查指導工作貫穿于建設工程的全過程，才能有效提高建檔歸檔質量。

3、提高公路工程檔案管理人員業務素質

工程建設中所涉及的所有工程建設單位工作人員，其檔案管理知識往往不在同一水平線上。另外還要加強單位與單位之間的溝通，以學他人之長，補己之短，學習檔案管理中好的做法。

4、制定統一竣工資料編制規范

交通建設、檔案等職能部門應協調配合，制定適用于交通建設行業使用的檔案管理標準，統一竣工資料編制規范。由于交通部所頒發的各類工程管理標準、辦法之間不統一，交通部的要求與國家檔案局的要求也不一致，因此建議交通主管部門組織一批有經驗的設計、監理、建設管理、造價、質量監督等領域的專家。組成課題組，根據交通部和國家檔案局等有關文件的規定，編制一套適合于公路建設竣工文件的編制辦法，作為國家行業標準來使用。

5、加快檔案管理現代化步伐

時代在快速發展，科學技術飛速進步，按《檔案法》規定，“采用先進技術，實現檔案管理的現代化”。計算機技術的出現和普及給檔案管理工作帶來了深刻的影響，傳統的檔案保存及管理技術正面臨著挑戰。各級檔案部門聯合科技部門積極開展了檔案管理現代化的試驗工作。計算機的應用、檔案縮微、電視錄像等都有待公路工程檔案工作者在實踐中進一步探索。

6、重視檔案的開發利用

工程檔案管理的最終目的在于檔案的開發利用。要做好檔案利用工作，發揮檔案的利用效果，就需要編制好檢索工具，完整、簡便的檔案檢索工具是檔案開發利用的基礎。只有做好檔案的開發利用工作，才能很好滿足日常檔案管理和提供利用的需要。

三、結束語

綜上所述，公路工程建設項目具有投資大、周期長、環節多、內外部協作關系復雜等特點，因而形成了檔案種類多、數量大、價值高。這些工程檔案是基礎設施建設的重要技術資料，是國家科技檔案的重要組成部分，是反映工程內在質量的真實記錄，也是工程質量評定的基礎圖文材料，特別是對隱蔽工程和建成后不容易檢測的項目更具有唯一的，不可替代的重要價值。更是全面鑒定工程質量，查明事故原因，追究事故責任的重要依據和項目建成后運行、管理、養護和改造的重要依據，具有重要的憑證、法律價值。

[1] 陳志華，黃思斯.高速公路工程檔案管理模式革新的探討與實踐——以洞新高速公路工程檔案管理為例[J].中外建筑.2012(12)