論計算機技術在檔案管理中的應用

侯劍爽

平原縣國土資源局

論計算機技術在檔案管理中的應用

侯劍爽

平原縣國土資源局

隨著信息時代的到來， 檔案管理也在逐步走上信息化管理的軌道。計算機技術的飛速發展，促進了計算機在檔案工作中的迅速應用和普及。計算機技術在檔案工作中的應用，提高了檔案管理的信息化程度和工作效率，對檔案工作的開展具有重要意義。本文對此展開簡要分析。

計算機技術；檔案管理；應用

1 引言

現今社會的進步離不開計算機技術的發展，因此研究檔案管理中如何使用計算機技術有非常重要的現實指導意義，不僅能夠為檔案管理工作提供高效、科學的管理建議，還能夠促進檔案管理整體水平的提高，因此需要對檔案管理中的計算機技術的使用進行合理科學的分析，了解計算機技術的具體的應用情況，根據應用情況來加強檔案管理的有效性。

2 計算機檔案管理的內涵及其發展狀況

計算機檔案管理指的就是在檔案管理過程中， 利用先進的計算機網絡技術自動或半自動化代替傳統的完全由人進行處理工作的管理活動。實質就是利用計算機的網絡技術對檔案的相關數據以及信息進行有效的處理，我國的計算機檔案管理了三個發展階段，第一個階段是20世紀70 年代，開始對計算機運用于檔案管理工作進行相關調查與論證，確證其可行性;第二個階段是20 世紀80 年代，對計算機檔案管理技術進行初步試驗，對該技術進行觀察，研究其影響;第三個階段是計算機檔案管理試驗推廣階段到現在的網絡化階段。在計算機技術普遍的現在，人們已經離不開計算機網絡，人們可以通過計算機網絡技術隨時查找自己需要的資料而不受任何限制，計算機檔案管理網絡化給人們的生活和工作帶來了很大好處但也面臨著不少挑戰，如人們對計算機檔案管理理解的不全面、技術還有點落后等，需要人們不斷進行研究與創新。

3 計算機技術在檔案管理應用中的必要性

現如今計算機技術已經與我們的生活有著密切的聯系， 離開計算機技術很多工作確實無法進行。在傳統的檔案管理工作中， 都是對紙質的檔案進行管理， 而且是通過人工的方式進行的，隨著社會的不斷發展， 檔案信息的不斷增多， 這種管理方法顯然已經不適合現代社會的發展需要， 計算機技術的出現， 使得檔案管理工作中的問題得以有效的解決， 通過計算技術的使用，使得很多檔案管理的方式都實現了無紙化辦公， 不僅減輕了共組人員的負擔， 而且使得檔案管理的工作效率得到了很大的提高， 同時人們可以利用計算技術實現對資源的互助共享， 所以計算機技術的應用極大地適應了當代社會對檔案管理工作的要求。

4 優化計算機檔案管理工作可采取的幾點措施

4.1 完善檔案管理制度

利用計算機技術實現檔案管理可以在較大程度上解決檔案管理中的漏洞，但是相應的檔案管理制度還不夠完善。但要在做好計算機當那管理工作仍然要完善相關的管理制度，充分分析計算機檔案管理工作不同環節的內容，根據技術漏洞制定相關的解決措施，保證計算機檔案管理工作的過程中，都要有章可循，有法可依，這樣才能保證計算機檔案的高效性和完整性。

4.2 注重人才的培養，重視對相關人員的培訓

一方面，重視這方面的專業人才的培養，招聘一些在計算機操作和應用方面具有專業水平的人員，提高應用計算機的使用效率；另一方面，重視對員工的培訓，加大培訓力度，首先，通過培訓努力轉變檔案管理人員的觀念，塑造全新的觀念，形成新型的服務價值觀，以便更好的指導自身的工作；其次，重視對相關人員操作能力的培訓，讓他們充分的掌握計算機的操作能力， 能夠熟練的運用計算機來解決日常管理中的管理問題，并能夠熟練掌握處理日常問題的辦法。

4.3 文檔一體化管理

為了防止檔案管理中存在文檔分離問題，具體工作落實在單位的內部文件整合，避免進行重復的檔案管理工作，應該針對現代化檔案管理建設，對文件檔案的管理內容進行總體規劃，徹底改變了文檔管理問題已被隔離，并逐步整合文件檔案管理工作。與此同時，應結合計算機網絡技術研究文檔處理軟件，利用現代化管理軟件實現文檔的綜合管理，積極面對以文檔管理的挑戰存檔載體的虛擬非傳統的形式。

4.4 建立電子數字檔案庫聯網站點

在檔案管理過程中，想要達到計算機技術的管理目標，就一定要真正的將計算機技術使用到檔案管理中，在計算機技術的使用中，一定要按照計算機的特點和網絡的實際情況來建立檔案庫，從而建立一個有效的檔案庫聯網的網絡，主要包括兩個部分：1)建立有效的電子數字檔案庫的聯網站點，才能更好的實現計算機技術的使用價值，也才能提高計算機技術的運用效率，應該在電子數字檔案庫中建立有效的聯網站點，讓進行檔案信息查詢的用戶能夠自由的進行檔案信息查詢，可以不被時間、空間等客觀的條件所限制，在電子數據庫的網站站點中，用戶可以通過信息界面登錄到系統中去，然后根據自己的檔案查詢需求進行查詢。2)建立相應的檔案信息共享網站，利用高效率的檔案管理系統和方法對檔案進行管理，從而保障電子數字檔案的信息的安全性，也能夠在一定程度上規范檔案信息的使用，讓檔案信息查詢的用戶行為更加有保障。

5 結束語

綜上所述，當前計算機屬于高科技產品中的一種，并且也逐漸在各個社會領域中得到非常廣泛的應用，同時也發揮著重要的作用。在我國不斷提高科技水平以及快速發展社會經濟的過程中，人們生活的各方面也逐漸融入了計算機技術。人們的日常生活也會出現非常多的電子文檔，倘若要將文檔好好保存下來，就需要利用到電子檔案管理技術。在檔案管理的過程中，有效地應用計算機技術，將會產生很多的電子文件，計算機技術在檔案管理今后發展過程中的作用將越來越明顯。

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