議電子檔案的安全管理與利用

崔魯雁

龍口市建筑業管理處

議電子檔案的安全管理與利用

崔魯雁

龍口市建筑業管理處

隨著計算機網絡技術的不斷發展與進步，檔案部門的檔案現代化步伐也越來越快。電子檔案，是指與傳統的紙質檔案相對，在電子文件的基礎之上建立起來的概念，它是通過計算機磁盤、光盤等載體設備進行信息存儲，相互關聯的、通用的電子圖像和文件的集合。電子檔案的出現不但節省了檔案儲存空間，提高了檔案的完整性，而且使檔案信息傳輸工作更加便捷，有利于信息資料共享。雖然，電子檔案的廣泛應用為人們的生活提供了便捷和方便，但是在電子檔案利用工作中仍然存在一些問題和不足。了解電子檔案工作，發現解決工作中的問題是電子檔案利用工作中的重要任務。

電子檔案；安全管理；利用

前言：電子檔案是通過計算機磁盤進行存儲，相互關聯的各種電子檔案文件的集合。主要有磁盤、磁帶和光盤，通過文字、數字、圖表、圖畫的形式表達出來的一種真實信息，這些信息既可以存儲在以上的介質中，還可以存儲在云端的網絡空間。電子檔案具備一些眾人皆知的便捷，如信息存儲的高密度、多種信息媒體的繼承、信息與載體可以分離等。那么電子檔案在具備較大優勢的同時也會出現一些風險。所以，加強電子檔案安全管理與風險防范研究很有必要。

1.加強電子檔案管理的重要性

1.1 加強電子檔案管理，使檔案管理工作事半功倍

在傳統檔案管理中，由于檔案工作的特殊性，尤其是一些易破碎的檔案資料，通常需要大量的人力和財力的投入，定期通風、晾曬才能夠更好地保管，盡管如此，這些易破碎又可能十分珍貴的檔案依舊存在著極大的損失風險。如今，計算機及其網絡的出現，不但為歸檔工作提高了效率，而且還提供了信息利用的快捷方式，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質量和檢索強度，從而改善檔案工作的管理質量和效率，達到事半功倍的效果。

1.2 加強電子檔案管理，可以提高檔案工作服務質量

檔案管理的目的是為使用者提供便捷高效的服務，加強電子檔案管理，資源信息實現電子化，有利于提高檔案管理的服務質量。電子檔案的特點是試題資料轉為電子信息，大量的紙質檔案集中在計算機存儲介質中，通過互聯網進行傳播，這可以使得用戶在查閱時可以實現對海量信息的快速篩選。加強電子檔案的管理，為讀者提高高質量的服務，要求我們必須拓寬知識面努力學習新技術，增長技能，提高駕馭現代化技術的能力，使檔案管理工作發揮出應有的社會效益和經濟效益。

1.3 加強電子檔案管理，與時俱進滿足多樣化需求

時代在飛速進步，人們對檔案的需求也呈現出從最初滿足于紙質檔案慢慢轉化為需要更加多樣化的檔案形式，例如圖片、視頻等等不同形式的檔案資料，這是紙質檔案絕對無法滿足的。相對于紙質檔案，這時電子檔案的優勢顯露無遺，電子檔案對信息的保存時多樣化的，無論是視頻、圖片、聲音等都可以用電子數據的形式存儲在電子檔案當中，以便檔案利用者使用。

2.電子檔案安全管理

2.1 具體人員監管

電子檔案存在著高度保密性，需要具體人員專門對電子檔案進行負責和監管，對保存的相關文字、圖表、數據和圖像等，需要一個有經驗、有知識、有責任心的專人負責此項工作，做到精益求精。要對工作人員進行專業培訓，使他們能夠用專業知識加強安全管理，強化責任監督，把電子檔案的安全性通過專業技能加以提升。除了有專業人員負責這項工作外，還需要有專門人員加強網絡監管，隨時對網絡進行安全管理，通過技術防備進行監督和處理。

2.2 防火墻

防火墻是一種訪問控制技術，能有效預防外部對內部電子檔案信息的非法訪問，也可阻止重要電子檔案信息從內部向外部非法傳送。防火墻的訪問控制只限于網絡邊界，可利用網絡通信監控系統監測所有通過防火墻的數據流，符合網絡安全規定的電子檔案信息則允許傳遞，不符合則拒之墻外，以此保障內部電子檔案信息管理的安全性。

2.3 提高網絡信息安全技術

一是訪問控制。訪問控制的主要任務是保證電子文檔中的信息不被非法訪問和非法使用。二是加密簽署。加密簽署技術主要有三種：私鑰對稱加密，即收、發文雙方使用相同的密鑰；公鑰非對稱加密，即收、發文雙方使用的密鑰互不相同，而且不可能從加密之鑰推導出解密之鑰，主要用于正常密鑰交換非常困難的地方。如互聯網。三是防火墻技術。防火墻是一種將內部網和公眾網分開的方法，它實際是一種隔離控制技術。防火墻是阻止網絡黑客訪問某個網絡的屏障。通過在網絡邊界上建立的相應的網絡通信監控系統，達到網絡安全的目的。四是漏洞掃描技術。漏洞掃描技術就是自動檢測遠端或本地主機安全脆弱點的技術，通過對計算機系統進行檢查，發現其中可被黑客利用的漏洞。五是入侵檢測技術。入侵檢測技術是對防火墻的補充，一旦防火墻失靈，入侵檢測就會就會發揮作用。它可以幫助系統對付網絡攻擊，拓展系統管理員的安全管理能力，提高信息安全基礎結構的完整性。

2.4 電子檔案的加密技術，使檔案內容不被公開

電子檔案在傳輸的過程中會用雙密鑰碼對文件加密，一個是公開的加密密鑰，一個是保密的解密密鑰，這樣收發方就會用各自的密鑰進行文件傳輸。由于加密同解密的密鑰不一樣，除收發方之外的第三方就不會解密截獲的文件，對電子檔案的傳輸起到了很好地保護作用。

3.電子檔案的開發利用

3.1 加強電子檔案儲存管理

電子檔案不同于紙質檔案，由于電子檔案的特殊性，決定其儲存與維護的困難。儲存電子檔案的載體是磁性載體，容易受到環境影響而有所損害。為保護檔案儲存的安全，除了要保證載體處于良好的使用環境，還應當定期對儲存載體進行檢測和維護。可以為電子檔案設置備份，防止原件檔案損傷或丟失。電子檔案利用中常用的方法是通信傳輸和直接利用來進行信息交流。然而，無論是使用哪種方式傳輸信息，都應保證信息的安全，重要的信息內容要行加密處理，并對所使用的密碼定期更換。但要注意一點，與紙質檔案不同，在電子檔案的利用中，利用系統應有較強的容錯能力，避免由于誤操作所帶來不可挽回的損失。

3.2 建立完善的電子檔案管理制度

電子檔案與紙質檔案最大的區別就是非直讀性。在計算機多媒體技術的支持下，電子檔案的形式由原來單一的文字記錄逐漸擴展成圖表、圖片，聲音、影響等形式。電子檔案沒有具體的實質，是

以二進制代碼的形式存儲于計算機載體中的，人們在計算機屏幕上看到由文字、圖形等構成的電子檔案形態只不過是電子檔案的某種輸出形式而已。電子檔案的讀取、還原、形成和處理離不開生成技術設備和相關軟件的應用。所以，人們傳統的手工方法和個人經驗已經不能對電子檔案進行有效管理，必須要遵循電子信息存儲、傳遞的規律，制定完善的電子檔案管理制度。由于各行各業所需要的電子檔案形式不盡相同，所以企業要依據自身的需要選擇合適的軟件系統來記錄儲存管理檔案。不同的電子檔案形成的環境存在較大差異，當我們在進行電子檔案管理工作時，常常會由于不同軟件、不同系統運行環境、不同版本的限制導致電子檔案彼此不能兼容，不能集中管理檔案。這需要我們在建立檔案之前，先仔細研究各個軟件的功能性質，盡量選擇系統運行環境相似、版本相近、可兼容的軟件進行檔案記錄管理。如果能夠建立完善統一的電子檔案管理制度，依照制度要求開發一個多功能、通用能力強的軟件進行檔案管理，必然會使電子檔案利用工作更加完善。

3.3 設立嚴謹的電子檔案使用規則

電子檔案提供利用時會涉及到方方面面的人員，大到企業領導人，小到公司小職員，如果每個人都能隨意調閱電子檔案資料，極有可能會出現檔案外泄，資料外流的現象。因此，設立嚴謹的電子檔案使用規則，嚴格控制電子檔案的使用權限，是保護檔案安全的重要手段。要依據不同人員的級別、層次設定調閱檔案的使用權限，依此向利用系統注冊登錄，由系統自動劃分區別當前使用人員的身份級別，提供可使用的電子檔案資料。對重要的電子檔案要設立特殊的管理方式，加強防火墻的保護，設置專門的密碼保護，由系統自動對當前使用人員的操作路徑進行追蹤和記錄，以防非法人員惡意查閱、篡改電子檔案，造成檔案泄露和信息損壞。電子文件入庫載體不得外借，因此，提供利用電子檔案的主要方式是：提供電子檔案拷貝。為防止個別人員肆意復制擴散檔案信息，檔案管理人員要盡量避免把載體上存儲的電子檔案信息全部拷貝，并通過各種技術手段防止對所提供的拷貝再復制。

結束語：

電子檔案的安全工作涉及到電子檔案的發展和普及問題，并且也涉及到單位的核心利益。是檔案管理人員必須重視且謹慎對待的問題，我們應當多方面抓好電子檔案的安全管理工作，從而確保電子檔案的安全性和可靠性。

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