新媒體環境下高校檔案管理范式的轉向

徐敏

新媒體環境下高校檔案管理范式的轉向

徐敏

利用新媒體的強大功能，可以實現檔案信息的儲存海量化、傳輸高速化、展現多樣化、利用共享化。新媒體對高校檔案管理影響的深度、廣度日益加深，是高校檔案管理范式轉向的源動力。新媒體環境下高校檔案管理范式轉向的維度包括：管理模式從分散轉向集中、利用范圍從獨享轉向共享、風險防控從容易轉向困難、深度開發從數據轉向知識。

新媒體；高校檔案管理；機理；范式

新媒體以其特有而強大的信息處理功能在高校檔案管理活動中得到越來越廣泛、越來越深入的運用，日益成為高校檔案管理范式的一個重要影響因子。新媒體在給高校檔案管理帶來新挑戰、新要求的同時也給其創新注入了新動力、提供了新機遇，持續拓展高校檔案管理的內涵和外延，推動了高校檔案管理范式的轉向。新媒體作用于高校檔案管理的表現已經不只是滲透和融入，甚至是引領。依托新媒體管理檔案是不可回避、不可逆轉的時代潮流。新媒體作用于高校檔案管理的效果，絕不只是提供了支撐和可能，從某個角度看更是一種倒逼，倒逼著檔案管理范式必須變革、創新、重構。充分考量新媒體重構高校檔案管理范式的機理，把握高校檔案管理范式轉向的維度，是新媒體背景下高校檔案在包括高等教育在內的社會事業發展中大有可為的邏輯起點。

一、高校檔案管理范式解析

1962年，美國著名科學哲學家托馬斯·庫恩在新作《科學革命的結構》中首次提出并定義“范式”的內涵，他認為，范式指的是一個共同體成員所共同秉承的信仰、價值、技術、觀念等等的集合，亦是從事某一科學的研究者群體所共同遵從的世界觀和行為方式。任何一所高校都有相對固定的檔案管理共同體，他們有著共同認可的工作目標、工作制度、工作方法、職業道德、思維方式、職業價值觀等，形成與職業相匹配的范式。高校檔案管理范式是指高校檔案管理共同體在相同工作環境中相互影響并緩慢形成關于檔案工作、檔案事業發展的理念、理論、規則、方法、手段、思維方式和價值取向的總稱，是一個集合概念。作為一種主體性建構，新媒體環境中生成的高校檔案管理范式是技術與人文融為一體的綜合體。

二、新媒體環境下高校檔案管理范式轉向機理

所謂機理，是指為實現某一特定功能，一個系統諸要素的內在工作方式及諸要素在一定環境條件下相互影響、相互作用的運行規則和原理。簡而言之，機理就是系統變化的道理。

任何一種技術產品都有自己的使用說明和對應的功能，為了利用這些功能，人們必須改變現有的觀點、習慣、行為和制度等，否則，無法使用。作為一種越來越具有人性化的技術，新媒體一直圍繞著人的需求補償這一路徑向前演進，其演進的方向是模仿、復制、拓展、代替人的某些功能，重構著人們的行為方式。在新媒體技術推廣應用的過程中，新媒體技術本身作為一種物質力量漸進內化為使用者的精神力量，影響使用者的世界觀、人生觀以及思維方式。隨著信息技術的快速發展和全面普及，新媒體在高校檔案管理中應用的種類在增多、程度在加深、廣度在增加。新媒體功能每發生一次變化，高校檔案管理的制度、方法、形式、手段和流程業也隨之發生相應變化，諸要素的關系也隨之產生新的變化。美國學者弗雷曾說：“從根本上說，技術是需要和價值的體現。通過我們制造和使用的器具，我們表達了自己的希望、恐懼、意愿、厭惡和愛好。技術一直是事實和價值、知識與目的有效結合的關節點……通過對技術的解析，我們會從中發現一個完整的信奉和信仰的世界。”[1]新媒體技術也不例外，它的應用不僅影響了社會意識形態的形成與塑造，還代表著由社會關系所決定的意識形態立場，反映著媒介使用者所具有的情感態度、社會心理和價值取向。

作為一種技術，新媒體具有“座架”的特點，正如海德格爾所言：“技術成為普遍的、對人與自然和世界的關系加以規定的力量。”[2]任何一種新媒體在高校檔案管理實踐中得到應用，都會不同程度地改變檔案管理制度、管理理念、管理流程等等，當應用新媒體的數量越來越多時，檔案利用的范圍就會越來越廣，程度就會越來越深，檔案的社會效益就會越來越高。在此基礎上，檔案管理的內涵得到深化，檔案管理的外延得到拓展，檔案管理的職能也發生相應的轉型與升級，檔案價值運動的時空得以拓展，無形中，一種代替舊范式的新范式慢慢形成，制約并規范檔案管理主體的思維方式和行為慣性。

實踐證明，新媒體是高校檔案管理主體摒棄舊范式、形成新范式的源動力。在新范式的引導下，高校檔案管理的諸多環節的連貫性得到增強，各個要素的耦合性得到強化，開發和利用的水平、質量、效率得到提升，高校檔案服務社會和學校改革與發展的能力得到提升，從而得到更多來自校內外的條件保障。

三、新媒體環境下高校檔案管理范式轉向的維度

高校檔案管理處于技術化的進程之中，并且這種進程是必然的、不可逆的歷史過程，沒有回頭路。新媒體對高校檔案管理的影響由點到面、漸行漸深，既包括看得見的設備、制度，也包括可感知的行為方式、思想觀念等，進而引領管理范式在不同維度上的轉向。這種管理范式的轉向是循序漸進的過程，同時又是一個不斷深化的過程。正如恩格斯所言：“世界不是一成不變的事物的集合體，而是過程的集合體。”[3]

1.管理模式的轉向：從分散到集中

在現行管理體制和運行機制的規制下，高校檔案館采取的是條塊分割、自成一體、各自為政的管理模式。黨委組織部管理干部檔案，人事處管理人事檔案，學生處管理學生檔案，教務處管理教學檔案等，學校檔案館管理上述部門不管理的檔案。這種分散管理的模式，難以實現檔案的深度開發和綜合開發，即使實現，也要耗費大量的人力、時間，無法高質量地滿足學校和社會對檔案的利用需求。

新媒體極大地壓縮了信息傳遞的空間和時間，改變了過去信息與人、物之間的時空關系，管理的方式、制度、理念等也隨之改變，蘊含著變革管理模式的可能性和可行性。在互聯網時代，傳統的管理模式都不奏效了，現在必須去打造新的管理模式，一旦成功，就會打開新的局面，正如《易經》所言：“傾否，而非否傾；傾否，先否后喜”。在新媒體時代，檔案利用者需求群體在增加、范圍在擴大、層次在提高，檔案管理面臨的風險在增大，分散管理的弊端日益突出，這就要求高校檔案館要緊貼檔案利用者需求變化，踏準互聯網時代的節拍，采取集中管理模式。集中管理模式要求統一接收、保管、利用檔案，有利于優化資源配置，提高人、財、物的有效使用，降低了檔案管理成本，有利于檔案信息資源的開發利用，促進信息資源共享的范圍、力度，尤其是編研大主題、寬范圍、深層次的參考資料，如評估、校慶和專題展覽等，這種管理模式的優越性會更加突出。新媒體可以提高檔案集中管理的集約化程度、科學化水平，能夠滿足不同角度、不同層次的開發利用。借助新媒體，高校檔案館在集中管理檔案實體的同時，可以集中管理檔案工作人員，集中開發檔案資源，提高對內對外服務能力和水平。

2.利用范圍的轉向：從獨享到共享

高校檔案是高校從事教學、科研、服務社會和文化創新等活動直接形成的各種文字、圖表和聲像等不同形式、不同載體的歷史記錄，對經濟社會發展具有與其他行業檔案不同的作用。高校檔案館所保管的檔案資源是整個社會檔案資源的重要組成部分，也是社會利用者利用的重要對象之一。

當前，不少高校檔案服務社會的方式主要是在規定時間內入館查閱，手續煩瑣，費時費力，可供查閱的檔案比較有限，高校與社會共享檔案的格局尚未形成。新媒體的普及為解決這個問題提供了技術支撐。新媒體彰顯的思想就是開放性、共享性，利用新媒體的強大功能，可以實現信息儲存海量化、信息傳輸高速化、信息展現多樣化、信息利用共享化，這為高校各類檔案真正實現“分散建庫、集中聯庫、統一服務、資源共享”提供了技術支撐。新媒體可以改變高校檔案館只為學校師生服務的傳統思維定勢，引導檔案管理主體樹立高校檔案館既為校內又為校外雙重服務的思想。高校檔案館在預測檔案利用者范圍及其利用需求的基礎上，有針對性開發適銷對路的檔案產品。高校檔案館要與社會檔案館等機構建立“共建共享、互聯互通”檔案資源開發平臺，聯合開發高校特色檔案信息資源，唯獨如此，高校檔案資源方能形成一張網絡，覆蓋社會行行業業，有利于高校檔案資源從獨享走向共享，從而實現檔案的社會價值。在新媒體的支撐下，可以實現高校檔案資源共享的形式多元化、共享的時間全天候、共享的范圍全社會和共享過程的可控性，更好地滿足社會對高校檔案資源的利用需求。為了提高共享的效果，檔案館應搞好共享的頂層設計，由“以檔案為中心”轉變為“以用戶為中心”，加大檔案的征集力度，開發特色資源知識庫，力求做到按需開發、超前開發和聯合開發，逐步減少“信息孤島”，最大限度地滿足校內外不同層次、不同領域群體的利用需求，挖掘、釋放檔案的潛在價值。在具體操作中，要注意優化共享的流程，界定共享的范圍，劃定共享的途徑，確定共享的內容等，實現檔案信息共享的合法化。在新媒體環境下，檔案利用者不用到檔案館就有可能實現檔案利用的目的。檔案利用的便捷化既激發了校內外潛在的檔案利用需求，也使檔案利用的主體更加多元化，目的更加多樣化，受眾趨于大眾化，最終提高了檔案共享的社會效益。

3.風險防控的轉向：從容易到困難

當今社會是一個風險社會，在新媒體日益滲透到各行各業的過程中，其誘發的風險種類增多，防控的難度也加大。新媒體介入高校檔案管理的各個環節，大大提高了檔案資源開發、利用、儲存等效率，解放了人力，但也帶來了法律風險、泄密風險、遷移風險等。這類風險具有發生的不確定性，防控的復雜性，如何防控這類風險成為高校檔案館一個頭疼的問題，無形中成為新媒體在檔案管理實踐中得以推廣的障礙。作為一個新事物，新媒體本身缺點的暴露需要過程，如何全面認識它需要時間，在一定程度上取決于我們的認知水平，正如恩格斯所說，“我們只能在我們時代的條件下進行認識，而且這些條件達到什么程度，我們便認識到什么程度。”[4]

在新媒體環境中，檔案的絕對安全是不存在的，即便再努力地排查隱患、規避風險，最終也只會實現相對安全。但是風險確實絕對存在，不論怎么控制和預防，風險只能降低但無法完全消除，正如埃呂爾所言：“技術發展的有害的后果與它的有益的結果是不可分割的。”[5]高校檔案館加強風險管理至關重要。風險管理則是指項目管理主體在項目實施過程中對可能遇到的各類風險進行識別、評估、防控、監控的全過程，是以科學、合理的方式方法實現最佳安全保障的管理實踐活動的總稱。加大檔案風險管理的力度，才能預警風險、緩解風險、分散風險，充分發揮新媒體在高校檔案管理中的應有作用。

高校利用新媒體提高檔案管理水平是時代發展的要求，符合高等教育改革和發展的方向，有其發展合理性、社會進步性和歷史必然性，任何人無法回避。在利用新媒體給力檔案管理的過程中，必須采用多種措施，趨利避害，才能舞好新媒體這把“雙刃劍”，確保最大限度地實現檔案的價值。具體而言，首先完善檔案信息的審核上傳制度、保密保管制度和備份制度等，不給風險的產生留下制度的漏洞。其次，國家檔案主管部門應完善新媒體環境下檔案開發利用的法律法規，確保依法開發利用檔案資源。其三，利用先進的技術來監控、化解和防范檔案信息傳遞過程的風險。

4.深度開發的轉向：從數據到知識

知識管理是21世紀社會組織發展的必然趨勢。1994年，加拿大著名檔案學者特里·庫克提出,檔案工作者應由實體保管員向知識提供者過渡。在知識管理成為當下社會各類組織非常推崇的管理理念背景下，如何適應深度利用現有館藏資源開展知識共享、推進職能的拓展與轉型，成為當下我國高校檔案管理機構走出瓶頸期所要解決的難點。新媒體的出現及普及，降低了解決這個難點的難度，使知識管理從理想走向現實。

作為一種智能型管理活動，知識管理的效率在很大程度上取決于新媒體能否有效發揮。新媒體克服了用傳統方式獲取信息的枯燥性、延遲性和非互動性等不足，改善了受眾對于信息量冗雜以及信息質量殘損的劣勢，確保多個受眾群體得到及時的溝通、交流和反饋，可以應用在知識的采集、開發、存儲、積累、傳播、共享等每一個環節，提高知識管理的能力，使知識管理處在一個高效便捷的技術環境之中。新媒體為知識管理提供平臺，是知識管理成為現實的技術性載體，發揮著橋梁作用。作為知識密集型組織，高校檔案館對社會整體知識的流動具有重要的促進作用。在知識管理背景下，高校檔案館要改變傳統重保管輕利用、重內部使用輕外部使用的職責定位，從實體管理轉向信息管理進而轉向知識管理，這樣才能充分利用高校檔案館的知識積累與服務功能，最大限度地服務社會公眾。具體來說，充分利用新媒體的功能，由檔案資源的收集者轉變為知識的加工者，由檔案資源的維護者轉變為知識的提供者，由檔案資源的保管者轉變為知識的分享者。實現這三個轉變，必須借力新媒體，固化隱性知識，擴大顯性知識，對檔案文獻進行不同性質、不同層次、不同形式的深度加工，在合適的時間把知識產品提供給合適的知識使用者，不斷提高檔案信息資源深度開發利用的精準性和實效性。借助新媒體，高校知識管理減少了檔案文化產品的開發時間、傳播時間，并能夠更好地適應利用者需求的變化，為利用者提供良好的個性化服務，提高了利用者滿意度。作為檔案管理范式的一個創新點，知識管理可以改善高校的社會形象，推動檔案管理更好地服務和服從于高校和社會的改革與發展。

新媒體不僅僅是一種技術，更是一種思想。接受了新媒體，就等于接受了它蘊含的思想。在高等教育和社會發展處于新常態的背景下，新媒體是高校檔案管理轉型升級的一個重要引擎。作為“互聯網+檔案”的運用，新媒體作用于高校檔案管理是不容回避的現實，也是不可逆轉的趨勢。借助互聯網思維，科學合理利用新媒體必將有力轉變高校檔案管理職能，重構有利于高校檔案事業全新發展的管理范式，最大限度地放大檔案資源的社會價值。

[1][美]弗里德里克·弗雷.走向后現代科學與技術[C]//[美]大衛·雷格里·芬.后現代精神.王成兵，譯.北京：中央編譯出版社，1998:127.

[2][德]岡特·紹伊博爾德.海德格爾分析新時代的技術[M].北京：中國社會科學出版社，1993：20.

[3]恩格斯.馬克思恩格斯選集：第4卷[M].北京：人民出版社，1972：239.

[4]馬克思.馬克思恩格斯選集：第3卷[M].北京：人民出版社，1972：562.

[5]舒紅躍.伯格曼的技術哲學及其啟示[J].自然辯證法研究，2004（5）：53-56.

[6]徐擁軍.基于知識服務的檔案管理模式的理論探索[J].檔案學通訊，2011（2）.

（作者單位：鹽城工學院人文社會科學學院）

10.16653/j.cnki.32-1034/f.2016.23.053