淺議如何更好開展保險檔案管理工作

周理

摘 要：保險檔案管理是保險業(yè)務(wù)辦理中的一項重要環(huán)節(jié)，保險業(yè)務(wù)的真實、完整和安全與否與保險檔案管理工作好壞密切相關(guān)，檔案管理決定了保險業(yè)務(wù)能否健康穩(wěn)定發(fā)展，通過檔案管理，可以對參保單位和員工的權(quán)益進行完整細致的反映，由此可見，保險檔案正在保險工作研究中發(fā)揮著越來越重要的作用。

關(guān)鍵詞：保險；檔案；管理

保險業(yè)務(wù)檔案詳細記錄了參保單位和個人繳納的各種費用，是我國公民順利享受國家提供的社會保障。當前我國的法律法規(guī)正隨著社會的發(fā)展而逐漸完善，形成了健全的保障體系，保險所涵蓋的范圍越來越廣，所以越來越多的人都希望可以參保，保險業(yè)務(wù)檔案工作正在逐漸貼近人們的生活。

一、保險檔案管理對于社會發(fā)展和國家的重要性

保險檔案管理正隨著保險業(yè)務(wù)發(fā)展而逐漸展現(xiàn)其價值。通過保險檔案管理，可以更好促進社會和諧發(fā)展。如果未能妥善保管保險檔案材料，則勢必會影響參保人員和參保單位，并且對已退休人員產(chǎn)生不利影響，范圍過大甚至會對社會穩(wěn)定和諧造成影響。作為國家檔案系統(tǒng)資源的重要組成部分，保險檔案材料相關(guān)數(shù)據(jù)直接被應(yīng)用到國家相關(guān)保險政策的制定和修訂中，這樣才能夠?qū)⒈Ｈ藛T及單位最大程度的提供保障。因為員工參加保險后，其工作調(diào)轉(zhuǎn)、保險費交納、醫(yī)藥費報銷以及個人的賬戶信息的維護等都需要確保完整、真實和可靠，這就需要保險檔案工作一定要做好，因為與參保人直接密切相關(guān)。

二、當前保險業(yè)務(wù)檔案管理存在的不足

（一）很多保險業(yè)務(wù)檔案管理人員沒有足夠的積極性。在很多保險公司，管理層人員一般都較為看重業(yè)務(wù)工作，卻不注重保險業(yè)務(wù)檔案的管理。很多保險業(yè)務(wù)檔案管理場所都存在太小，無法正常辦公的情況。而且檔案管理人員極少出身專業(yè)，并且學歷不高，對于檔案管理的專業(yè)知識以及國家的相關(guān)政策法規(guī)都不甚了解，所以經(jīng)常出現(xiàn)保險業(yè)務(wù)材料隨意丟棄，不及時歸檔的情況，在檔案保管的過程中也沒有認真執(zhí)行相關(guān)規(guī)定，所操作的手法不夠?qū)I(yè)，所以就容易出現(xiàn)檔案丟件、檔案信息被泄露的情況，勢必會對參保單位或個人以及保險公司自身帶來不良的影響。

（二）保險業(yè)務(wù)檔案分類不夠真實和具體。很多保險公司的業(yè)務(wù)檔案存檔分類都非常簡單隨意，并沒有切實按照內(nèi)容進行分類，導致更新和查詢都非常的困難，耗時費工。并且保險業(yè)務(wù)檔案的管理督查力度不夠，管理人員很少考慮如何提高保險業(yè)務(wù)檔案的管理效率，嚴重阻礙了保險業(yè)務(wù)檔案的日常管理。目前人們對于保險的需求量隨著生活水平的提高而增加，服務(wù)標準越來越精細，服務(wù)水平不斷提高，參與保險業(yè)務(wù)的服務(wù)部門數(shù)量越來越多，但目前在任何單獨的部門都無法查詢到完整的保險業(yè)務(wù)檔案材料的情況，這就使得檔案管理相關(guān)業(yè)務(wù)的效率底下，出現(xiàn)問題互相推脫，部門之間未能實現(xiàn)檔案材料的共享，從而導致國家、保險公司、參保單位和個人的利益得到損害，嚴重者甚至影響社會和諧。

（三）保險業(yè)務(wù)檔案管理信息化進展緩慢。經(jīng)濟的快速發(fā)展使得越來越多的群眾開始注意參加保險，所以保險相關(guān)業(yè)務(wù)的種類也越來越多，保險業(yè)務(wù)檔案管理也逐漸朝著信息化方向發(fā)展。但目前還處在發(fā)展初期，無論是信息化管理的硬件設(shè)備，還是相關(guān)負責人都明顯的不足，無法追隨社會發(fā)展的腳步，效果也未能徹底的體現(xiàn)出來。

三、解決保險業(yè)務(wù)檔案管理相關(guān)問題的處理措施

（一）采用多種方式提高保險業(yè)務(wù)檔案管理員工的積極性。目前我國有關(guān)部門已經(jīng)就保險業(yè)務(wù)檔案管理制定了具體的要求，對檔案的日常管理、經(jīng)辦人員的操作流程以及業(yè)務(wù)管理的具體執(zhí)行都有了明文規(guī)定，所以保險公司的管理人員應(yīng)當注重對于保險業(yè)務(wù)檔案的管理工作，為保險業(yè)務(wù)檔案工作制定專項制度，將其作為保險業(yè)務(wù)檔案管理部門考核的重要參考。此外還可以借助新舊媒體對保險業(yè)務(wù)檔案管理對于保險業(yè)務(wù)的重要性。設(shè)定獨立區(qū)域作為保險業(yè)務(wù)檔案材料的保管處，檔案管理人員還需要按時對保險業(yè)務(wù)形成的各項材料進行收集、整體、電子化處理并且歸檔，確保檔案的安全和可靠。通過增加日常檔案管理所需要設(shè)備等來對檔案管理人員工作環(huán)境進行改善，適當加大對保險業(yè)務(wù)檔案管理工作的投入，提高其預算，從而保證待遇提高，吸引更多高素質(zhì)檔案管理人才參與保險業(yè)務(wù)檔案材料管理，間接提高保險業(yè)務(wù)檔案管理人員的積極性。

（二）選取高素質(zhì)檔案管理人才進行保險業(yè)務(wù)檔案管理。注重對現(xiàn)有檔案管理人員進行教育培訓，通過增加學習機會等方式讓越來越多的保險業(yè)務(wù)檔案管理人員進行再教育，從而確保其個人素質(zhì)水平及專業(yè)技術(shù)得到提高，并且針對保險業(yè)務(wù)檔案管理目前存在的問題，針對性的培養(yǎng)一些高素質(zhì)復合型人才，然后安排到各個保險公司分部的檔案管理部門中，以帶頭示范作用，培養(yǎng)優(yōu)秀保險業(yè)務(wù)檔案管理隊伍，通過高管理水平、高業(yè)務(wù)處理能力，更好地進行保險業(yè)務(wù)檔案管理工作。此外還需要定期邀請相關(guān)專家和學者就檔案管理為管理人員進行教課，達到提高檔案管理人員積極性和檔案管理能力的目的。保險公司的管理層應(yīng)當經(jīng)常關(guān)注檔案部門，并且就檔案形成制定具體規(guī)定，要求各部門配合檔案管理部門進行檔案的收集和處理工作，加強各個部門之間的檔案材料交流溝通，盡量避免各個部門的重復勞動，對形成的電子檔案材料進行統(tǒng)一的管理，實現(xiàn)檔案信息的共享。

（三）加速保險業(yè)務(wù)檔案部門的信息化發(fā)展。保險公司應(yīng)當為檔案管理部門配備較為實用的辦公設(shè)備，并且安排專人對保險業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)進行錄入，形成保險業(yè)務(wù)檔案材料的數(shù)據(jù)庫，科學整合保險業(yè)務(wù)檔案信息資源，并且對其進行有效利用。而且還需要參照日常管理流程進行檔案管理軟件的開發(fā)，從而實現(xiàn)檔案的自動化管理和更好地利用。

四、總結(jié)

保險業(yè)務(wù)檔案信息與社會民生密切相關(guān)，一旦保險業(yè)務(wù)信息出現(xiàn)問題，那么就很可能對社會和國家產(chǎn)生不可估量的負面影響，所以加強保險業(yè)務(wù)檔案的管理是非常重要的，只有在認真進行檔案管理工作的基礎(chǔ)上，參照當前社會發(fā)展狀況對保險業(yè)務(wù)檔案管理進行創(chuàng)新，才能夠更好地進行保險業(yè)務(wù)檔案管理材料的開展。

參考文獻：

[1]辛玲.論提高社會保險業(yè)務(wù)檔案管理水平的若干途徑[J].管理論壇.2013.9.endprint