淺議如何更好開展保險檔案管理工作

周理

摘 要：保險檔案管理是保險業務辦理中的一項重要環節，保險業務的真實、完整和安全與否與保險檔案管理工作好壞密切相關，檔案管理決定了保險業務能否健康穩定發展，通過檔案管理，可以對參保單位和員工的權益進行完整細致的反映，由此可見，保險檔案正在保險工作研究中發揮著越來越重要的作用。

關鍵詞：保險；檔案；管理

保險業務檔案詳細記錄了參保單位和個人繳納的各種費用，是我國公民順利享受國家提供的社會保障。當前我國的法律法規正隨著社會的發展而逐漸完善，形成了健全的保障體系，保險所涵蓋的范圍越來越廣，所以越來越多的人都希望可以參保，保險業務檔案工作正在逐漸貼近人們的生活。

一、保險檔案管理對于社會發展和國家的重要性

保險檔案管理正隨著保險業務發展而逐漸展現其價值。通過保險檔案管理，可以更好促進社會和諧發展。如果未能妥善保管保險檔案材料，則勢必會影響參保人員和參保單位，并且對已退休人員產生不利影響，范圍過大甚至會對社會穩定和諧造成影響。作為國家檔案系統資源的重要組成部分，保險檔案材料相關數據直接被應用到國家相關保險政策的制定和修訂中，這樣才能夠對參保人員及單位最大程度的提供保障。因為員工參加保險后，其工作調轉、保險費交納、醫藥費報銷以及個人的賬戶信息的維護等都需要確保完整、真實和可靠，這就需要保險檔案工作一定要做好，因為與參保人直接密切相關。

二、當前保險業務檔案管理存在的不足

（一）很多保險業務檔案管理人員沒有足夠的積極性。在很多保險公司，管理層人員一般都較為看重業務工作，卻不注重保險業務檔案的管理。很多保險業務檔案管理場所都存在太小，無法正常辦公的情況。而且檔案管理人員極少出身專業，并且學歷不高，對于檔案管理的專業知識以及國家的相關政策法規都不甚了解，所以經常出現保險業務材料隨意丟棄，不及時歸檔的情況，在檔案保管的過程中也沒有認真執行相關規定，所操作的手法不夠專業，所以就容易出現檔案丟件、檔案信息被泄露的情況，勢必會對參保單位或個人以及保險公司自身帶來不良的影響。

（二）保險業務檔案分類不夠真實和具體。很多保險公司的業務檔案存檔分類都非常簡單隨意，并沒有切實按照內容進行分類，導致更新和查詢都非常的困難，耗時費工。并且保險業務檔案的管理督查力度不夠，管理人員很少考慮如何提高保險業務檔案的管理效率，嚴重阻礙了保險業務檔案的日常管理。目前人們對于保險的需求量隨著生活水平的提高而增加，服務標準越來越精細，服務水平不斷提高，參與保險業務的服務部門數量越來越多，但目前在任何單獨的部門都無法查詢到完整的保險業務檔案材料的情況，這就使得檔案管理相關業務的效率底下，出現問題互相推脫，部門之間未能實現檔案材料的共享，從而導致國家、保險公司、參保單位和個人的利益得到損害，嚴重者甚至影響社會和諧。

（三）保險業務檔案管理信息化進展緩慢。經濟的快速發展使得越來越多的群眾開始注意參加保險，所以保險相關業務的種類也越來越多，保險業務檔案管理也逐漸朝著信息化方向發展。但目前還處在發展初期，無論是信息化管理的硬件設備，還是相關負責人都明顯的不足，無法追隨社會發展的腳步，效果也未能徹底的體現出來。

三、解決保險業務檔案管理相關問題的處理措施

（一）采用多種方式提高保險業務檔案管理員工的積極性。目前我國有關部門已經就保險業務檔案管理制定了具體的要求，對檔案的日常管理、經辦人員的操作流程以及業務管理的具體執行都有了明文規定，所以保險公司的管理人員應當注重對于保險業務檔案的管理工作，為保險業務檔案工作制定專項制度，將其作為保險業務檔案管理部門考核的重要參考。此外還可以借助新舊媒體對保險業務檔案管理對于保險業務的重要性。設定獨立區域作為保險業務檔案材料的保管處，檔案管理人員還需要按時對保險業務形成的各項材料進行收集、整體、電子化處理并且歸檔，確保檔案的安全和可靠。通過增加日常檔案管理所需要設備等來對檔案管理人員工作環境進行改善，適當加大對保險業務檔案管理工作的投入，提高其預算，從而保證待遇提高，吸引更多高素質檔案管理人才參與保險業務檔案材料管理，間接提高保險業務檔案管理人員的積極性。

（二）選取高素質檔案管理人才進行保險業務檔案管理。注重對現有檔案管理人員進行教育培訓，通過增加學習機會等方式讓越來越多的保險業務檔案管理人員進行再教育，從而確保其個人素質水平及專業技術得到提高，并且針對保險業務檔案管理目前存在的問題，針對性的培養一些高素質復合型人才，然后安排到各個保險公司分部的檔案管理部門中，以帶頭示范作用，培養優秀保險業務檔案管理隊伍，通過高管理水平、高業務處理能力，更好地進行保險業務檔案管理工作。此外還需要定期邀請相關專家和學者就檔案管理為管理人員進行教課，達到提高檔案管理人員積極性和檔案管理能力的目的。保險公司的管理層應當經常關注檔案部門，并且就檔案形成制定具體規定，要求各部門配合檔案管理部門進行檔案的收集和處理工作，加強各個部門之間的檔案材料交流溝通，盡量避免各個部門的重復勞動，對形成的電子檔案材料進行統一的管理，實現檔案信息的共享。

（三）加速保險業務檔案部門的信息化發展。保險公司應當為檔案管理部門配備較為實用的辦公設備，并且安排專人對保險業務檔案數據進行錄入，形成保險業務檔案材料的數據庫，科學整合保險業務檔案信息資源，并且對其進行有效利用。而且還需要參照日常管理流程進行檔案管理軟件的開發，從而實現檔案的自動化管理和更好地利用。

四、總結

保險業務檔案信息與社會民生密切相關，一旦保險業務信息出現問題，那么就很可能對社會和國家產生不可估量的負面影響，所以加強保險業務檔案的管理是非常重要的，只有在認真進行檔案管理工作的基礎上，參照當前社會發展狀況對保險業務檔案管理進行創新，才能夠更好地進行保險業務檔案管理材料的開展。

參考文獻：

[1]辛玲.論提高社會保險業務檔案管理水平的若干途徑[J].管理論壇.2013.9.endprint