辦公自動化專業(yè)的教學(xué)技巧探究
——以O(shè)ffice辦公軟件課程為例

文/信宜市職業(yè)技術(shù)學(xué)校 韋 權(quán)

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辦公自動化專業(yè)的教學(xué)技巧探究
——以O(shè)ffice辦公軟件課程為例

文/信宜市職業(yè)技術(shù)學(xué)校 韋 權(quán)

我校是一所中職學(xué)校，處于欠發(fā)達的邊緣山區(qū)，90%以上中職生均來自農(nóng)村，文化素質(zhì)相對低下，大部分學(xué)生對于計算機的概念沒能得到很好的詮釋，理解能力有限，如果按照常規(guī)的教學(xué)模式，學(xué)生難以理解，甚至還會出現(xiàn)退縮的現(xiàn)象。所以必須要幫助學(xué)生找出其中的高效應(yīng)用的技巧，盡可能地縮短他們的思維彎路，可以讓學(xué)生對知識有更好的理解與掌握運用。

當今社會已進入網(wǎng)絡(luò)信息化時代，善于運用計算機解決專業(yè)問題已成為衡量人才素質(zhì)的基本要求，計算機基礎(chǔ)的課程教學(xué)不僅是職業(yè)教育的一個重要組成部分，更是培養(yǎng)我們潛移默化地養(yǎng)成用計算思維來解決專業(yè)問題的基礎(chǔ)教育。同時，計算機基礎(chǔ)這門課程里的Office更是現(xiàn)階段社會中，應(yīng)用領(lǐng)域廣泛的辦公軟件。因此要與社會接軌，讓中職生能更好地適應(yīng)社會經(jīng)濟發(fā)展需求，作為教育者，必須根據(jù)實際情況，充分分析社會就業(yè)形勢，細化計算機基礎(chǔ)課程Office辦公軟件中的每一個知識要點，對學(xué)生的計算機基礎(chǔ)Office的學(xué)習(xí)進行針對性的教學(xué)，讓學(xué)生抓住重點，抓住技巧，盡可能縮短他們的思維彎路，讓學(xué)生在社會生活中能對知識有更好的理解與掌握運用，進而提高自身的企業(yè)競爭力。

一、當前社會就業(yè)形勢

隨著人類的進步、經(jīng)濟的發(fā)展，信息化已經(jīng)深入到人們的家庭、工作等生活中，各行各業(yè)的信息化進程不斷加速，大部分的企業(yè)都已經(jīng)實現(xiàn)辦公自動化，而Office辦公軟件在辦公自動化中又起著至關(guān)重要的作用。所以，對中職生而言，就業(yè)形勢有了新發(fā)展，企業(yè)對人才的需求更多定位在能力考察上。這就意味著中職畢業(yè)生不僅要有扎實的理論功底，還必須具有較好的實踐動手能力、獨立能力和創(chuàng)新能力。

二、中職生的心理形態(tài)

由于當前中考制度的改革和普通高中的擴招，中職學(xué)校的門坎被降低，大部分中職生均存在自卑感嚴重但反抗感強、思維活躍但缺失學(xué)習(xí)動機、渴望被認可但缺乏人際關(guān)系、自我意識強烈但自控能力差等綜合表現(xiàn)，心理素質(zhì)有待提高。

三、投“機”取“巧”

在辦公自動化方向，我們要做到讓學(xué)生在課堂上學(xué)到更高效的技巧，投入到“計算機”中萃取其“巧”。Office辦公軟件是必不可少的，而在現(xiàn)時學(xué)習(xí)的Office2010、Word文字處理、Excel電子表格、PowerPoint演示文稿是在企業(yè)中也是用得最廣泛的，因此我們先從這三方面進行分析，探究其中的“巧”：

1.Word文字處理

(1)純文本：在工作中，避免不了要處理純文本文件。所以在教學(xué)中，我們采取日常生活中常見的，如公司行政文檔、邀請函、通知、工作計劃等實例，讓學(xué)生鞏固文檔頁面的設(shè)置、編排等知識，以熟悉其中的類型格式，同時，從操作過程中來獲取辦公技巧：設(shè)置文檔的自動保存；刪除從網(wǎng)頁復(fù)制、粘貼文本后的源格式；文本的高級查找和替換；運用“格式刷”進行快速復(fù)制格式；文檔的保護；清除自動項目符號和編號功能；快速清除格式；段落的孤行控制；當前日期的快速輸入等。

(2)圖文混排：在現(xiàn)實生活中，我們到處都能看到，借助“圖文混排”能把事物更具體地展示，來吸引與滿足人們的視覺以求達到其目的，如產(chǎn)品的介紹、商品宣傳單、公司結(jié)構(gòu)圖等。課堂上也緊緊圍繞這個要點進行展開與鞏固，讓學(xué)生更清楚地了解到要進行圖文混排，必須要學(xué)習(xí)在文檔中插入并編輯圖片、文本框、藝術(shù)字、流程圖等知識，將這些要點更深刻地印在自己的腦海中，以便能靈活地運用。但在學(xué)習(xí)過程中，不能忽略其中的高效技巧：用鼠標實現(xiàn)即點即輸；利用ctrl+“[”或“]”實現(xiàn)字號的大小；利用shift鍵快速選擇多個圖形對象；圖片的裁剪；圖片背景的快速清除；圖形對象的快速對齊和排列；文本框內(nèi)部邊距的設(shè)置；自選圖形的默認效果的設(shè)置等。

(3)表格的創(chuàng)建與美化：表格的作用也是很明顯的，使用表格能將本來很復(fù)雜的信息簡單明了地表達出來，讓人感覺一目了然。所以在講授Word表格內(nèi)容的時候，可結(jié)合常見的成績表、個人簡歷、申請表、考核表、統(tǒng)計表等實例，讓學(xué)生學(xué)習(xí)到與以后工作更接近、更常用的知識，如創(chuàng)建表格、編輯表格的方法，以及對表格中的數(shù)據(jù)進行排序或者簡單計算的方法，這樣在工作的時候，就更容易上手了。但要提高操作效率，還需要學(xué)會：利用“+”“-”繪制表格；如何使跨頁的表格重復(fù)標題行或利用設(shè)置表格屬性來防止表格跨頁斷行；表格與頁面的對齊方式的設(shè)置；表格與文本之間的相互轉(zhuǎn)換；適當使用制表符對齊文本；表格的自由繪制；表頭的繪制等。

(4)長文檔的編排：在工作上，Word里面除了要遇到以上類型的操作以外，難免需要編輯一些較長的文檔，如畢業(yè)論文、報告、活動側(cè)記等，這就使得我們的學(xué)生要掌握這項操作能力。因此在教學(xué)中，我們要讓學(xué)生：掌握為文檔應(yīng)用系統(tǒng)內(nèi)置或自定義的樣式，以及修改或刪除樣式的方法，以便能快速統(tǒng)一更新文檔的格式；靈活利用“分隔符”編輯文檔；添加或刪除系統(tǒng)內(nèi)置的頁眉和頁腳；利用大綱視圖來組織文檔結(jié)構(gòu)；編制目錄與頁碼結(jié)合以方便更新；為文檔中的關(guān)鍵字提取索引；腳注和尾注的使用，能對文檔中文本進行補充說明等。

(5)郵件合并：在日常工作中，經(jīng)常會遇見這種情況:處理的文件主要內(nèi)容基本都是相同的，只是具體數(shù)據(jù)有變化而已。在填寫大量格式相同，只修改少數(shù)相關(guān)內(nèi)容，其他文檔內(nèi)容不變(如工作證、信函、工資條、明信片等)時，借助Word的一項功能強大的數(shù)據(jù)管理功能——“郵件合并”，完全可以輕松、準確、快速地完成這些任務(wù)的批量打印。那么，在“郵件合并”中，要注意：理解建立主文檔、準備好數(shù)據(jù)源、把數(shù)據(jù)源合并到主文檔中這三個基本過程；編輯好主文檔的格式；設(shè)置好字段與數(shù)據(jù)源之間的關(guān)系；數(shù)據(jù)源是一個標準的二維數(shù)表；文件路徑中單斜杠“”要替換成雙斜杠“等。

2.Excel電子表格

(1)常用電子表格的制作：表格在辦公事務(wù)管理當中，也是必不可少的操作，能將一些繁雜的數(shù)據(jù)通過表格顯示，以達到更具體、類別分明地展示出來，比如公司的報價單、新員工培訓(xùn)計劃表、員工檔案、業(yè)績評估表等。在操作的時候，要根據(jù)內(nèi)容制作表格、輸入數(shù)據(jù)，然而在這簡單的操作中，除了懂得單元格和工作表的基本編輯和格式設(shè)置外，有些技巧始終是不能忽略的：Word表格數(shù)據(jù)的引用；“0”值的輸入；分數(shù)的正確輸入；利用Ctrl+Enter在不連續(xù)單元格里輸入相同的數(shù)據(jù)；多個工作簿的一次性打開；一個工作簿中多個工資表數(shù)據(jù)的同時編輯；單元格批注的添加；單元格的突出顯示；單元格單位的統(tǒng)一設(shè)置；填充柄的使用等。

(2)表格數(shù)據(jù)的計算：在把數(shù)據(jù)輸入以后，還要考慮如何將表格里的數(shù)據(jù)(如學(xué)生成績一覽表、學(xué)生收費一覽表、員工考核表、考勤表、員工人事工資管理表等)進行計算，也就是Excel中所具有的強大計算功能，其也主要依賴于Excel中的公式和函數(shù)，利用公式和函數(shù)可以對表格中的數(shù)據(jù)進行各種計算和處理，進而提高工作效率以及計算的準確率。僅僅學(xué)會公式和函數(shù)的使用還是不夠的，此外，還要加強培養(yǎng)：通過設(shè)置來讓公式里的單元格符號文本化；公式隱藏的組合鍵“Ctrl+～”；對多個單元格同時執(zhí)行相同運算；用填充柄快速地對公式進行復(fù)制；設(shè)置公式在編輯欄上的顯示或隱藏；利用逗號對不相鄰的單元格數(shù)據(jù)的求和=sum(A1，A3，…)；選擇性粘貼；通過“公式選項”快速查看公式等。

(3)表格數(shù)據(jù)的管理和分析：我們在已經(jīng)對表格數(shù)據(jù)計算的基礎(chǔ)上，還要對其進行管理和分析，如需要對數(shù)據(jù)進行分類匯總、篩選、排序、合并計算、數(shù)據(jù)圖表化等。對數(shù)據(jù)進行以上的操作，并不只是簡單的選擇，然后點擊軟件所示的功能就完成管理和分析，還要注意：高級篩選時要注意輸入條件的列標簽與工作表列標簽的一致性；在分類匯總時要先排序再匯總；如果進行多次分類匯總時，要取消“替換當前分類匯總”的復(fù)選框，不然會替換之前的匯總；數(shù)據(jù)圖表化時，除了基本的格式設(shè)置外，還可以根據(jù)需要對圖表進行編輯(如系列的重疊顯示、網(wǎng)格線的隱藏、垂直線的添加)等。

(4)表格的打印、編輯：Excel中的打印、編輯與Word中有所不同。因為在對大型表格進行編輯時，由于屏幕所能查看的范圍有限而無法做到數(shù)據(jù)的上下、左右對照，所以，就要懂得將表格進行“橫向”或“縱向”分割，懂得通過拆分與凍結(jié)表格來解決問題，可以更大地提高工作效率與準確性。在打印的時候，也要注意一些細節(jié)的調(diào)整：如利用Ctrl鍵實現(xiàn)多個工作表的一次性打印；打印預(yù)覽時對頁邊距的適當調(diào)整能達到更好的打印效果；如何打印指定頁或選定區(qū)域；如何將首行重復(fù)打印；行號列標的打印等。

3.PowerPoint演示文稿

PowerPoint(簡稱PPT)作為辦公軟件Office的重要組件之一，PPT是一種演示的工具，是一種可視化、多媒體化溝通的載體，是一種新的交流媒介。PPT應(yīng)用領(lǐng)域廣泛，包括工作匯報、員工的入職培訓(xùn)與拓展、公司的宣傳、產(chǎn)品的宣傳與展示、教學(xué)演示等。盡管操作簡單，為了能達到美觀、得體的效果，除了基礎(chǔ)知識還得掌握一些技巧性的知識：母版的設(shè)置與運用；幻燈片的切換效果；幻燈片的自動播放；文稿中圖片的隨時更新；利用“打包”的方式讓文稿在無Office軟件的電腦上也能播放。

總而言之，在對辦公自動化專業(yè)的學(xué)生的教學(xué)中，要充分考慮到現(xiàn)階段的中職生的心理形態(tài)，特別是計算機專業(yè)的中職生，很多都是沖著“玩電腦”的心態(tài)來的，性格往往比較暴躁、懶惰。所以在教學(xué)課程中，必須要盡可能地探究課程的技巧，減少他們的思維彎路，直接把專業(yè)知識灌輸?shù)綄W(xué)生的思維中，讓他們可以盡快地將內(nèi)容整合，進而有效地強化他們的專業(yè)知識與實操能力，以便讓他們可以更科學(xué)、更合理地運用，真正地掌握實現(xiàn)辦公自動化的能力，進一步提高企業(yè)競爭力，走上更好的工作崗位。

責(zé)任編輯 何麗華