淺談人事檔案管理中存在的問題與解決方案

黃春萍（福建省閩東南地質大隊，362021）

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淺談人事檔案管理中存在的問題與解決方案

黃春萍（福建省閩東南地質大隊，362021）

在我國政治和經濟的工作中，人事檔案管理是其中比較關鍵的組成部分之一，因此，對人事檔案的創新也就顯得十分有必要了。通過人事檔案工作的創新，從中找到人事檔案目前在管理中出現的與社會發展不和諧的因素，并通過完善法律法規以及發揮人的作用等手段在實踐中不斷摸索，將人事檔案的管理工作不斷進行改進創新，使人事檔案能夠更好的幫助我國經濟建設發展。

法律法規；人事檔案；管理工作；創新

人事檔案的管理工作都是按照我國相關政策執行的，在日常工作當中形成記載工資待遇、工作績效、表現、品德、作風、思想政治以及個人經歷等情況的文件，是人資開發利用和人資管理的重要資料，對有關人員的成長有一定的推動作用。從人事檔案的管理工作意識和認識上，分析在工作過程中遇到的問題，并對問題進行探討、總結，將人事檔案的管理工作落實好，有助于人資工作更好的開展，更有助于促進我國經濟的健康穩定發展。

1　檔案管理中經常出現的問題

隨著我國人事檔案工作的不斷創新，其神秘面紗也漸漸脫落，許多問題也漸漸的暴露。人事檔案歸檔范圍不適應新要求，歸檔內容重視結論輕視事實的現象仍然普遍存在，人事檔案電子管理仍然相對落后，檔案工作重視管理輕視使用現象仍然嚴重，從事檔案管理的人員缺乏工作熱情，這些現象都成為阻礙檔案管理工作健康發展的重要因素。

（1）我國相關法律法規規定的檔案歸檔范圍較為狹窄。①現行的歸檔依據中對檔案歸檔的具體要求不是十分明確，除了上級黨政機關、非人民團體、非干部所在單位予以表彰的先進事跡，并未指明是否歸檔。②檔案收集的材料并不是十分準確和全面，無法將個人的品德才智和經歷準確全面的表述出來，比如像參與過何種慈善活動、是否有義務獻血經歷、參加過何種志愿者活動、日常品德如何（如：尊老愛幼、幫困扶貧等）個人有哪些業余愛好、擅長哪些技術以及個人工作能力如何等，類似于以上這些部分都無法構成單位認可的先進事跡，對以上問題是否歸檔也沒有較為明確的界定。③個人的圖片資料、音像也沒有指定是否需要歸檔。

（2）歸檔內容重視結論，輕視事實的現象較為突出。因為個人檔案內容是部門人員對其進行整理歸檔的，并且很多表現、事跡、事件等內容都是由本部門的領導下結論，所以歸檔內容就難以避免缺乏公正性和客觀性的情況發生。并且如果相關內容沒有得到上級領導給出結論，那么也不可能對該資料進行歸檔，而在實踐過程中，領導常常會疏忽這方面的事情，致使很多好的個人資料沒有歸檔處理。另一種現象，由于我國的體制限制，許多的非職業發明都得不到相關部門的認可，因此，對于這些內容的歸檔也很難真實的記錄。即使有些事實清楚的事跡，被重視的往往是審批和推薦表，但是事跡內容的整理卻乏味無趣，廢話連篇，沒有辦法公正全面地將真實信息反映出來。

（3）很多事業單位部門只是將部門制作的個人基本狀況、目錄以及個人工作情況等材料輸入計算機，對于部門以外收集的內容，比如：文字、復印件等由于輸入工作量較大，一般是不會被錄入到計算機中的。另外，因為紙質的檔案容積較為有限，按照國家有關規定表明，評定職稱時，對干部本人撰寫的技術論文、畢業論文、答辯記錄、著作、譯注等內容都不歸入檔案中，所以，這些資料自然也不可以歸入到電子檔案中。

現今社會是互聯網技術向計算機技術轉化的年代，許多人事檔案內容、各種鑒定內容都是以圖片和音像的形式出現的，在這些圖片和音像內容中，表達方式通常比文字表達方式更能準確、形象、生動的體現出個人的真實情況，但是由于這類內容是否歸入到個人檔案中，我國有關規定還沒有明確對其進行表示。所以，這類內容一般情況下是不可以被歸入電子檔案中的。

2　解決問題的措施

找到問題只是完成了工作的第一步，如何有效地將找到的問題予以解決才是大家關心的問題，人事檔案的管理工作只有跟上時代發展的步伐，才能適應新形勢、新社會下的新需求。

2.1完善我國相關法律法規

在新時代干部檔案管理中，傳統管理模式正在逐漸向開發式的管理模式過度，但我國目前的法律法規仍然滯留在20世紀末期，顯然我國現行的相關法律法規已經不能夠滿足新時代發展的需求，我國有關立法部門應盡快對人事檔案管理工作的相關法律法規進行改革，使我國檔案管理更適應新時代人資開發，以便于從政治角度規范該工作，同時也應該將檔案管理的具體規范明確化。一方面，從現今情況看，人事檔案內容來源較為廣泛，具有很強的社會性，因此，檔案管理不可以狹義的只從本部門內收集上級領導認可的內容。比如可以從社會團體事跡、國際事跡、專業知識技能或先進社會貢獻獎等多方面收集材料。同時，現今社會是構建和諧、實事求是和與時俱進的時代，在法律法規的制定上，應著重對真實的事跡內容進行整理收集，將審批表、評定內容、鑒定表、結論性等重視結論的而輕視事實的評價相應簡化或減少，尤其是要把人事檔案的政治導向逐步淡化。雖然在評定過程中有很多方面值得選擇，但是要明確側重點，即工作能力的強弱，在對歸檔內容進行取舍時，應著重事實內容的真實性，少作一些缺乏事實意義的總結。事跡和事實都是不用審批的，不管什么事情，都不是單單靠幾個人就能夠確定的，即使是制定法律法規時，也絕對不是一部分專家就能夠確定的，同時這樣做也是有失公平的，有悖于建立和諧社會的宗旨。

2.2增強檔案電子化收集力度

紙質檔案相比于電子檔案缺少信息的儲存量，電子檔案最大特點就是利用較小的存儲空間儲存較多的內容，強化檔案電子化管理可以完成紙質檔案無法存儲的龐大信息，有利于我國人事檔案的管理，因此，國家應盡快制定出電子歸檔的有關法律法規，從政治角度規范人事檔案電子化管理工作。在該工作開展之前，我國檔案管理部門應該加大對其的投資力度，對以往紙質檔案進行掃描等形式的內容收集。在個人基本信息方面，應將個人體貌特征等錄入計算機內，建立完善的數據庫，把收錄對象的學術報告、科研成果、譯作、著作等有關內容錄入到電子檔案中，把收集的音像、圖片等資料歸入電子檔案中，為建立良好的人才選拔制度提供支持和保障。

3　促使個人發揮主觀意識，全面建立激勵機制

訓練從事人事檔案管理工作人員的管理、學習、操作能力，以及培養管理人員求真務實和愛崗敬業的素質，營造出良性的環境競爭氛圍、建立健全有關考核評比體系，對人事檔案的管理水平都有一定的促進作用。但是以上內容只是相對而言的，并不是絕對的管用，筆者認為只有將管理人員的主觀責任意識提升上來才是關鍵，增強管理人員的工作激情，使其對該工作產生出強烈的認同感、歸屬感、責任感以及使命感才是最終目的。所以，單位部門要建立健全激勵機制，促使管理人員的上進心，從而保證管理工作落實到實處，改善目前人事檔案管理工作的現狀。

4　總結

總而言之，問題的解決方案不少，但只有將問題最終解決的方法才可以被所有人認同。良好的問題解決方法都是在不斷的工作實踐中總結出來的，因此，從事該工作的管理人員應本著對工作負責，對組織負責的態度認真研究工作中遇到的問題，真正把檔案管理水平提升到一定高度上來，幫助單位部門更好的開展黨內工作。

［1］高等學校人事檔案“棄檔”的根源及采取的對策［J］.沈陽農業大學學報（社會科學版），2005，7（3）.

［2］人事檔案信息資源開發的制約因素與應對策略［J］.山西科技，2006 （3）.

［3］高校人事檔案信息化管理的問題與對策分析［J］.檔案管理，2011（3）.

［4］新時期干部人事檔案管理的思考［J］.華章，2012（5）.

2016-5-20

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2095-2066（2016）16-0097-02