探討電力檔案管理工作中存在的問題與對策

黃 芳（國網湖南省電力公司永州供電分公司，湖南永州425000）

探討電力檔案管理工作中存在的問題與對策

黃 芳（國網湖南省電力公司永州供電分公司，湖南永州425000）

盡管檔案管理在電力企業管理工作中地位不斷提升，但是電力企業中檔案管理依然存在許多問題，因此應該根據存在的問題有針對性的提出相關解決對策。本文闡述了電力建設項目檔案工作的重要性，管理中容易出現的問題進行了分析，并提出了相應的應對措施，以期為相關人員提供參考。

電力檔案；管理；問題；對策

1 引言

電力系統的檔案管理工作對整個企業的良性發展起到非常重要的作用，通過分析目前電力檔案管理工作中存在的問題，根據具體情況提出相應的解決對策，為電力系統的健康發展保篤護航。所以，做好電力檔案管理工作有著十分重要的意義，要加以重視。

2 電力企業檔案管理工作重要性分析

企業要想實現企業管理的標準化以及科學化，前提要做好企業檔案管理的工作，建設一套跟企業的業務特征相符，適合企業發展標準的檔案管理系統，以便更好的為公司中各項綜合業務的開展以及各項工作的開展創造更好的條件，防止難以跟企業的發展速度相適應，能夠更好的對風險的發生起到回避以及抵御的作用。而很多企業自身在建設信息化過程中未能夠對工作路線進行一個整體的規劃，一般都是選用的從整體到到局部的一個工作方式，所以導致各個管理體系之間的規范不夠統一，接口不順，聯動缺乏一定的靈活性，難以順暢的傳遞。而現代的新興的檔案管理理念則主要以企業文檔管理作為基礎，對數據進行主動的整理，并以一定的建設標準作為信息管理的標準，設計信息流動的主要渠道，并確定好信息的主要程序，從而借助相應的自動管理信息的平臺，實現對信息形成、解決、傳遞、存儲以及實際應用進行全過程的監控，使得信息的運用效率得到進一步的提升。

3 電力檔案管理工作中存在的問題

3.1 檔案管理沒有按照規定進行，不夠規范

電力系統檔案管理制度的標準化和規范化是實現檔案管理信息化和科學化的重要前提和重要基礎。但是，在日常的工作中卻會因為工作人員的一些不規范的操作習慣對同一個類型的工作存在不用方式的記錄，這就無形中為檔案管理人員再次記錄和檔案使用人員的查找和使用構成了很多的不便。在將紙質檔案進行數字化處理的過程中也會因為這些人為因素的影響降低計算機處理速度和效率。

3.2 檔案管理隊伍的素質有待提高

人是建設現代化檔案管理工作的核心和關鍵，因而要想更好的完成網絡化以及檔案管理工作離不開人，而不同的技術以及軟件和硬件都需要在人員的施展下才能夠實現。而對于這些工作人員主要的工作就在于能夠將單一的檔案管理變為采集、剖析相關的信息，并對其進行分類和存儲。但在實際工作中，檔案管理工作人員未能夠認真的聯系檔案管理工作以及企業的經濟發展，責任心較為薄弱，學歷較低，對檔案管理工作相關的專業知識以及理論知識未能夠進行認真的學習，特別是電力企業的人員變動情況較多，且身兼數職，難以完全將所有的精力投入到檔案管理工作中，這就很容易導致電力企業檔案管理工作的基礎較為薄弱，運用程度較差，難以形成較好的效益。

3.3 電力體系的檔案意識薄弱

雖然有些電力企業建立了相關的檔案管理部門，但是企業在實際生產經營中對于檔案管理的關注度還不夠高，“重經營、輕檔案”的思想十分的普遍，導致很多企業的領導以及工作人員對于檔案管理工作的關鍵認識不夠，所以，在電力體系管理中要能夠不斷創新，注重將檔案管理的實際完成度以及職工的績效考核相掛鉤，逐漸加強企業員工的歸檔意識，保證企業在實際生產經營中所用到的工作文件以及實物都能夠及時的被歸檔。

3.4 檔案管理過程中重視文字資料的收集，輕聲音圖像的收集

一些檔案管理人員把工作的重心放在了對文字資料的收集和整理，較少關心一些會議影響資料的收集和歸檔，甚至一些年長的檔案管理人員會直接無視聲音影視資料的管理。其實，實際情況是這些聲像資料更能形象的說明檔案信息，檔案管理人員應該將單位或部門配備的錄像、錄音設備進行高效的使用，最大程度的發揮這些檔案記錄設備的功能和作用。

3.5 檔案管理的智能化和信息化程度不高

數字化和信息化、智能化是未來檔案管理的發展方向，也是提高檔案管理效率和管理水平的有效途徑。目前，由于企業對檔案管理信息化建設的投入不夠，相關部門無法正常開展數字化信息化工作；對于那些已經配備了硬件設備的機構或企業，則存在硬件利用率低，無法充分發揮這些設備的功能和作用；第三，相關專業人才的嚴重缺乏也是導致信息化建設沒有取得重大發展的因素之一。

4 解決電力檔案管理存在的問題對策

4.1 健全電力檔案管理機制

建立并健全電力檔案管理機制，能夠有效確保電力檔案管理工作的成功實施。而要想更好的建立并健全電力檔案管理機制，則需要密切的聯系電力企業的檔案管理工作的實際特征，并根據國家檔案局所公布并實施的相關企業檔案的工作標準，對健全檔案工作中所涉及到的規章機制進行擬定，積極落實部門的責任制，把檔案工作“三納入”和“四參加”與“四同步”融合在電力企業每一項的工作步驟中，做到責任嚴格分工、管控標準經過、閉環管理方成。另外，檔案管理負責機構要構建，電力企業每一個部門參加到檔案管理的領導機構中，并產生上下聯系、相互配合和檔案室以及部門互相體會和左右協調檔案工作網絡局面。

4.2 電力企業檔案管理工作人員專業素質的增強

人才是保障企業在逐漸激烈的競爭中得以發展的關鍵因素，這同樣適用于電力企業檔案管理工作，一支專業技能高、管理素質強的專業人才是促進電力企業檔案管理水平提高的關鍵。結合當前相關信息檔案管理工作的難點和原則，在不斷的增強了電力企業檔案管理工作效益的同時還需要注重對內部人才素質的增強。首先是專業人才的選聘，企業在招聘時應當設置較高的門檻，從而保障能夠選聘到高層次的人才到企業中。其次，加大工作人員的培訓，通過組織培訓、學習深造等方式，進一步提升工作人員的專業水平。

4.3 積極參加檔案專業培育，提升檔案管理人員專業素質

電力企業檔案工作要發展，檔案人員的培育業務必須要強化，檔案人員的教育與培育要關心，檔案人員的積極性、主動性要激勵與調動，檔案人員的工作能力要提高。在愈來愈發展的新形勢下，想把管理電力企業的檔案工作做好，必須要有一支包含專業知識、文化素質、政治強、業務精、紀律嚴的檔案干部隊伍，按期培育則是建設高素質檔案工作人員隊伍的重點路徑。

4.4 全面收集檔案信息、及時保存，充分利用各種新技術

計算機技術和網絡技術的不斷發展和更新，海量的信息已經對電力系統的傳統檔案管理方式起到了沖擊作用。隨著檔案信息由原來的紙質形式逐漸轉變為數字化形式，檔案管理方式逐漸由物理形態的管理變為多媒體形式的管理方式。在對檔案信息的收集過程中，我們的檔案管理人員不僅要收集傳統的文字形式的檔案信息，也要開始重視聲音影視形式的檔案信息的收集和管理，不斷讓檔案信息豐富多彩起來。

4.5 加強風電項目檔案的信息化管理

隨著信息技術的發展，檔案的信息化已是大勢所趨。為此，要改變傳統的思維和工作模式，將信息化、網絡化引入風電項目檔案管理工作，逐步實現風電項目檔案工作的現代化，同時，提供優質、高效的檔案服務。隨著風電項目檔案管理水平的不斷提高，將真正、全面進入數字化、信息化管理。電力檔案整理工作也必將走向制度化、規范化、標準化、現代化，為企業提供更好的服務。

5 結語

綜上所述，檔案管理工作是電力企業經營管理工作中的一個重要組成部分，加強對電力企業檔案管理工作的全面和系統化的分析有著重大的意義，電力檔案管理人員一定要不斷提高自己的專業素質和業務能力，提高自己的計算機操作能力并樹立與時俱進、積極創新的時代理念，為電力系統的不斷發展提供寶貴的檔案資料，充分發揮各種形態的檔案資料的重要作用，為電力系統的發展做出應用的重要貢獻。

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G271

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2095-2066（2016）29-0123-02

2016-9-30

黃 芳（1970-），女，工程師，本科，主要從事檔案管理工作。