論檔案管理工作在地勘單位發(fā)展中的作用

董楠

摘 要：地質(zhì)勘探是我國(guó)重要的機(jī)關(guān)單位，隨著當(dāng)今資源的不斷開發(fā)，地質(zhì)勘探單位承擔(dān)重要的責(zé)任與義務(wù)，在不斷的深入改革中逐漸發(fā)展。本文作者通過(guò)分析地勘單位檔案管理工作現(xiàn)狀及特征，總結(jié)檔案管理工作對(duì)地勘單位發(fā)展的重要作用。

關(guān)鍵詞：地勘單位；檔案管理；發(fā)展歷程

檔案管理工作是地勘單位的基礎(chǔ)性工作，其占有重要地位。檔案管理及服務(wù)工作也要求在發(fā)展中求創(chuàng)新，保證地勘信息管理真實(shí)性、準(zhǔn)確性、可靠性。近年來(lái)，地勘單位不斷加強(qiáng)檔案管理服務(wù)工作與管理工作的創(chuàng)新，為地勘單位提供了更加可靠的工作保障。

1 地勘單位檔案管理工作現(xiàn)狀及特點(diǎn)

地勘單位檔案管理工作是其單位基本工作的重要部分，地勘單位檔案管理體現(xiàn)出地勘單位信息的真實(shí)性，客觀全面的反應(yīng)地勘單位的發(fā)展歷程，其具有不可逆性特點(diǎn)。地勘單位檔案管理還具有數(shù)據(jù)種類多、設(shè)計(jì)內(nèi)容廣等特點(diǎn)。其檔案管理需要采用科學(xué)的分類和整理方法進(jìn)行編號(hào)和備錄，按照不同技術(shù)、專業(yè)進(jìn)行整理，結(jié)合科學(xué)的方法保證檔案間的密切聯(lián)系。遵循簡(jiǎn)單、科學(xué)、穩(wěn)定、可擴(kuò)容性等原則進(jìn)行檔案管理，不僅要保證檔案的真實(shí)性、完整性，正要保證檔案規(guī)范性，幫助檔案使用方便?，F(xiàn)階段，地勘單位檔案管理工作相對(duì)落后，還處于分散及傳統(tǒng)的保管方式，在當(dāng)前計(jì)算機(jī)、軟件等科技不斷發(fā)展的情況下，這種傳統(tǒng)的檔案管理方法以及不能滿足地勘單位檔案管理應(yīng)用的要求。此外，地勘單位還存在檔案管理認(rèn)識(shí)不強(qiáng)，檔案管理意識(shí)薄弱，檔案整理不科學(xué)、不規(guī)范，保存方式不合理，檔案管理體制不健全等問(wèn)題，無(wú)法發(fā)揮檔案管理工作的重要作用和利用價(jià)值，這是急需解決的重要問(wèn)題。

2 地勘單位檔案管理的主要任務(wù)

地勘單位檔案管理非常重要，其主要工作目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)地勘單位檔案的價(jià)值，發(fā)揮其最大作用，為地勘單位發(fā)展做出貢獻(xiàn)。檔案管理工作主要任務(wù)是保證檔案資料的完整性、真實(shí)性。一方面，檔案資料是地勘單位的歷史及重要信息，通過(guò)檔案管理保證檔案資料信息不缺失、不損壞，保證其有序規(guī)范，采用科學(xué)的方法形成規(guī)范的各類檔案，發(fā)揮檔案的真正價(jià)值和意義。另一方面，檔案是國(guó)家的重要信息，涉及國(guó)家秘密或著作權(quán)的地質(zhì)資料的保護(hù)、公開和利用，受國(guó)家法律保障，一定按照嚴(yán)格的國(guó)家保密法等相關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行，保證國(guó)家的財(cái)產(chǎn)安全。[2]此外，檔案管理還對(duì)地勘單位自身發(fā)展具有重要作用，是其發(fā)展的必備條件。下面詳細(xì)介紹檔案管理工作對(duì)地勘單位發(fā)展的重要意義。

3 地勘單位檔案管理工作在其發(fā)展中的重要性

3.1 幫助管理者正確決策

地勘單位檔案資料是對(duì)地勘單位歷史的記載，從其創(chuàng)立到不斷發(fā)展的完整文件、文書、記錄、財(cái)務(wù)、人事、裝備、科技成果以及影像音等資料和信息資源。檔案記錄了地勘單位艱苦奮斗的勞動(dòng)結(jié)晶，是地勘單位的物質(zhì)財(cái)務(wù)和精神財(cái)富。通過(guò)檔案記錄能夠幫助管理者制定科學(xué)的發(fā)展方向，為領(lǐng)導(dǎo)者正確決策提供重要依據(jù)。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，市場(chǎng)形式的變化莫測(cè)，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈。一個(gè)單位要想在殘酷的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立足，不斷的發(fā)展壯大，需要制定正確的發(fā)展路線和方針，發(fā)展方向的確定離不開三個(gè)重要的信息資源，首先是市場(chǎng)信息，也就是市場(chǎng)需求。其次是政策法律信息，也就是國(guó)家政策的支持。最后就是自身的發(fā)展信息，包括自身?xiàng)l件、資源和實(shí)力的信息，而這些信息就是檔案的存在價(jià)值。對(duì)于單位決策者而言，信息、人才、資源、設(shè)備都是謀求發(fā)展不可缺少的重要元素，有科學(xué)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的資料、數(shù)據(jù)、信息作為基礎(chǔ)，才能在挑戰(zhàn)不斷的市場(chǎng)中尋找機(jī)會(huì)、果斷決策、不斷進(jìn)步與發(fā)展。

3.2 為地勘單位提供參考依據(jù)

檔案記載了地勘單位從事地質(zhì)找礦、各種生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)情況、成果、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，其中包括自然資源、生產(chǎn)形式和方法、生產(chǎn)過(guò)程及應(yīng)用技術(shù)、管理方法等，這些重要信息為地勘單位提供地質(zhì)找礦、施工和經(jīng)驗(yàn)管理提供科學(xué)依據(jù)和參考資料。例如：地勘單位的年度生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃就是根據(jù)檔案資料記載，通過(guò)前一年或幾年的經(jīng)營(yíng)成果及經(jīng)驗(yàn)來(lái)制定的。地勘單位在生產(chǎn)過(guò)程中，當(dāng)遇到一些問(wèn)題，例如設(shè)備故障、技術(shù)失誤、生產(chǎn)問(wèn)題等也會(huì)通過(guò)檔案進(jìn)行參考，通過(guò)對(duì)以往工作經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)總結(jié)為依據(jù)，尋找解決方法。總體來(lái)說(shuō)，檔案是與地勘單位日常生產(chǎn)息息相關(guān)的重要資源，是保證地勘單位正常生產(chǎn)和順利發(fā)展的重要保證。檔案管理是對(duì)檔案資料科學(xué)、規(guī)范的管理，對(duì)檔案的應(yīng)用和價(jià)值體現(xiàn)至關(guān)重要，是為地勘單位提供發(fā)展重要依據(jù)的可靠保證。

3.3 為地勘單位發(fā)展創(chuàng)新提供條件

檔案管理為地勘單位從事地質(zhì)找礦、技術(shù)、科研發(fā)展和經(jīng)驗(yàn)管理提供真實(shí)的記錄，通過(guò)檔案信息的保留，為后續(xù)的技術(shù)研發(fā)和科學(xué)進(jìn)步提供科學(xué)、準(zhǔn)確、真實(shí)的依據(jù)，為地勘單位創(chuàng)造無(wú)形資產(chǎn)。例如：地勘單位通過(guò)檔案記載一個(gè)地區(qū)的地質(zhì)信息，通過(guò)找礦的規(guī)律中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，為尋找新的礦質(zhì)資源提供科學(xué)依據(jù)，實(shí)現(xiàn)實(shí)踐—認(rèn)識(shí)—再實(shí)踐—再認(rèn)識(shí)的良性循環(huán)。通過(guò)檔案管理對(duì)相關(guān)技術(shù)及成果進(jìn)行整理，申請(qǐng)國(guó)家專利，形成無(wú)形財(cái)富，在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中獲得更大優(yōu)勢(shì)。因此，可以說(shuō)檔案管理工作為地勘單位科技進(jìn)步和技術(shù)創(chuàng)新發(fā)展提供了信息支持，為地勘單位發(fā)展創(chuàng)新提供必要的條件。

3.4 實(shí)現(xiàn)地勘單位文化傳承

檔案管理工作真實(shí)、詳細(xì)、客觀的記載了幾代地勘人員艱苦奮斗的歷史，傳承了以艱苦奮斗為榮、獻(xiàn)身地質(zhì)事業(yè)為榮的文化精神，是我們光榮、愛(ài)國(guó)教育宣傳良好的素材，能夠弘揚(yáng)我國(guó)地質(zhì)傳統(tǒng)文化，實(shí)現(xiàn)地勘單位光輝文化的傳承。例如：地勘單位建隊(duì)周年紀(jì)念日時(shí)，可以通過(guò)檔案資料如文件、圖片、業(yè)績(jī)、影響等進(jìn)行精神文化宣傳，讓當(dāng)代地勘單位人員感受老一代人的精神文化，鼓勵(lì)新一代人繼承文明傳統(tǒng)，發(fā)揚(yáng)艱苦奮斗的精神，結(jié)合自身優(yōu)點(diǎn)和當(dāng)前先進(jìn)的技術(shù)，不斷擴(kuò)展業(yè)務(wù)，開拓地質(zhì)市場(chǎng)，實(shí)現(xiàn)地質(zhì)事業(yè)的不斷進(jìn)步與發(fā)展。

3.5 衡量地勘單位業(yè)績(jī)

企業(yè)通過(guò)檔案管理看其經(jīng)濟(jì)效益和發(fā)展軌跡，商鋪通過(guò)賬目管理看其經(jīng)營(yíng)狀況，地勘單位也一樣，通過(guò)檔案管理衡量其主要業(yè)績(jī)。地勘單位在經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中，客觀的反應(yīng)了不同時(shí)期其發(fā)展?fàn)顩r，包括領(lǐng)導(dǎo)決策是否正確、發(fā)展方向是否準(zhǔn)確、基本建設(shè)是否完善、科學(xué)研究是否進(jìn)步等。檔案管理凝結(jié)了地勘單位管理者和全體地質(zhì)工作者勞動(dòng)和智慧的結(jié)晶，體現(xiàn)了辛苦勞動(dòng)和不斷創(chuàng)造的成果。通過(guò)檔案管理能夠很好的體現(xiàn)出一個(gè)時(shí)期的管理模式、管理方法、管理效果和業(yè)績(jī)，科學(xué)規(guī)范的檔案管理是衡量地勘單位業(yè)績(jī)與管理水平的重要尺度。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，檔案管理工作不僅是地勘單位的基礎(chǔ)性工作，更是影響其深遠(yuǎn)發(fā)展的重要工作。檔案管理不僅能幫助領(lǐng)導(dǎo)者做出正確的決定，為其發(fā)展提供可靠依據(jù)，還能加強(qiáng)地勘單位不斷創(chuàng)新，傳承精神文化的同時(shí)提高其發(fā)展業(yè)績(jī)，因此，加強(qiáng)檔案管理工作是非常重要和必要的。

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