檔案數字化建設中對紙質檔案管理的思考

張慧琴

摘 要：本文通過對紙質檔案的形成、數字化加工、保護技術等方面產生的新問題進行了分析，闡述了存在問題的原因和導致的后果，并提出了解決的對策。

關鍵詞：檔案數字化；紙質檔案；管理

隨著信息技術的發展，尤其是辦公自動化的日益普及，計算機輔助設計和輔助制造在科研、工業領域運用的不斷成熟，電子文件數量的激增，研究電子檔案已成為當前檔案研究領域最為熱門的課題，紙質檔案管理工作也因此發生了巨大的變化，雖然已有一部分的人注意到這個問題，但卻沒有真正引起重視，新的管理對策沒有相應產生，紙質檔案的管理工作正逐漸走向片面化和消極化，在檔案數字化建設中怎樣解決紙質檔案管理存在的問題是當前急待開展的工作。

1 檔案數字化建設中紙質檔案管理出現的問題

（一）紙質檔案具有的特征逐漸消失。唯一性不復存在。紙質檔案由于其形成的特殊條件，具有了唯一性，它在形成后就不可能改變，是最有說服力的原始憑證。電子檔案產生后，許多紙質檔案成為了電子檔案的雙套制，明顯帶著電子檔案的痕跡，辦理過程全部是數字化操作，紙介質上記載的信息也是統一的字體、數字印章，只要有需要就可以輸出，而且與所歸檔的紙質檔案一模一樣，很難辯別真偽，由于工作流程中在紙介質上留下的易于鑒別的原始記錄越來越少，紙質檔案以前所具有的唯一性也就會慢慢的消失。真實性被打破。紙質檔案的真實性體現在它很難偽造和改動，它的真偽易于判別，而且已經形成了一套成熟的鑒定技術，加固了它在檔案載體中的重要地位。對紙質檔案進行數字化雖然帶來了檔案信息的共享，但由于網絡安全問題日益突出，數字化后的檔案信息容易被改動，紙質檔案記載的信息因為載體的改變而成為假信息產生的源泉。

（二）紙質檔案數字化加工中存在著安全隱患。容易造成紙質檔案的損毀。檔案的大量出庫加大了對紙質檔案的管理難度，而且在掃描過程中因為利用者的利用需求，勢必造成檔案的再次流動，如果不注意安全難免會導致檔案實體的丟失。在數字化加工過程中對紙質檔案的拆裝，破壞了檔案原來的整體性，造成紙質檔案的損傷。檔案出庫使保管環境的發生變化（如溫濕度難以得到控制），掃描和拍照中受到光源的照射使紙張加速老化而縮短使用壽命。引起信息被非正常途徑傳播。目前許多檔案部門將紙質檔案數字化項目承包給非檔案專業人員操作，由于工作人員缺乏檔案工作相關的法律法規知識和沒有相關的培訓，工作人員極有可能將檔案信息外泄，引起信息非正規渠道的傳播給社會造成不必要的麻煩。

（三）忽視了紙質檔案的保護技術。檔案數字化建設的不斷深入，紙質檔案信息實現網絡共享，使查閱者不通過實體檔案也能查閱到所需的檔案，對紙質檔案的利用群體將逐漸減少，這樣就容易忽視對紙質檔案實體的保管。年代久遠的紙質檔案由于保管不善需要修復的越來越多，而紙質檔案保護工作的技術性決定了它必須要由人工操作及在實際操作過程中積累的經驗，這些很難用文字表述并把它記載下來，久而久之對紙質檔案的保護技術在很多方面可能就會失傳，導致紙質檔案的病檔得不到修復，紙質檔案的老化程度不斷惡化 ，在不久的將來年代久遠的紙質檔案的數目會不斷的減少，從而重蹈了傳統載體檔案的遭遇，給人類的文明史詩留下了遺憾的篇章。

2 檔案數字化建設中紙質檔案存在問題的原因

（一）認為電子檔案最終會代替紙質檔案。對兩者存在的現狀不了解。隨著電子檔案的普及，忽視了電子檔案的不安全性和不穩定性，將電子檔案與紙質檔案完全同化，認為已有電子檔案無需再有紙質檔案。然而電子檔案法律地位無法確定，許多法律案件不認可電子檔案的憑證作用。各國電子檔案的頻繁丟失、無法讀出、無法恢復，如1999年6月美國國家檔案館43000件電子郵件因操作失誤不翼而飛，前東德共產黨政府的包括行政文件、農業文件、勞工統計資料、監獄登記冊和黨的官員的人事檔案等電子文件，由于軟硬件系統原因而無法使用①，這些事件的頻繁發生都從不同方面體現了電子檔案的弱點。如果沒有了紙質檔案的信息記載，人類這一階段的歷史將有可能會出現空白，信息資源將進入一片混亂的時代。

對電子檔案和紙質檔案混淆不清。大多數人認為兩者同是檔案沒有什么定義上的不同，從而誤視了兩者各自的特點和相互之間的關系。電子檔案形成后就永遠離不開它的生成環境，只有技術和設備才能還原、輸出，識別內容，它具有對系統的依賴性、與載體的不可分離性、不穩定性、共享性等特點。紙質檔案自它形成后就于載體無法分離，載體、結構形式、原始信息成為檔案不可分割的重要組成部分，它具有原始性、真實性、安全性、穩定性等特點。兩種檔案在形成過程上、載體上、閱讀方式、保管條件上都不相同。

（二）紙質檔案保護工作環節薄弱。紙質檔案保護工作經費緊張。據了解全國各地的檔案館中已存在眾多急需搶救的受害紙質檔案，而且形勢十分嚴峻，很多“病檔”如果不及時開展搶救，將成為一堆廢紙而失去使用價值。雖然國家和省級每年都有專門搶救經費項目，但審批手續繁雜，數目不大，而且大多數的地方財政沒有將保護經費列入部門預算，平時的保護工作很難開展。即使爭取到了國家、省級的搶救經費由于檔案部門整個經費緊張也不能保證專款專用，給紙質檔案的保護工作帶來了困難。紙質檔案保護技術人員缺乏。近幾年，檔案館人員的學歷、職稱都有明顯提高，但具有理論知識，又有豐富實踐經驗的檔案保護專業技術人員卻相當匱乏。紙質檔案保護技術是一門綜合性的應用技術，檔案專業人員雖有一定的理論知識，實際操作技能卻很有限。像縣級檔案館，雖然有專門負責檔案技術保護的人員，但都沒有接受過這方面的正規培訓，不熟悉檔案搶救業務，檔案保護技術水平低，檔案修復方法單一，對檔案破損嚴重及檔案搶救工作中遇到的其他問題往往缺乏經驗，難以應付。

3 檔案數字化建設中加強紙質檔案管理對策

（一）對紙質文件實行核對簽署制度。如果我們就單一的將紙質檔案作為電子檔案的硬拷貝來保存，對檔案管理工作來說還行不通，我們只有繼續保持紙質檔案的原始憑證作用，才能彌補電子檔案的缺點，不給這一階段的檔案工作劃下錯誤的符號和成為后人拿來說教的材料。筆者認為我們可以采取以下的措施：對辦公自動化中形成的文件可以在公文辦理單的格式上增加一欄核對簽署欄，要求簽發人或者經辦人對歸檔文件的內容進行核實，并在簽署欄上寫上“經核對無誤”等字樣，署上姓名和日期。這樣，形成的紙質檔案的原始性和憑證性就與以前的紙質檔案毫無區別，在法律效力上毫無異議。

（二）電子文件與紙質文件實行同步對應歸檔。電子檔案的不穩定性和易改性，很難確保電子檔案在近段時間內不被病毒破壞和被人篡改。我們只有及時對電子文件進行歸檔，在電子文件歸檔后，同時也對紙質文件進行歸檔，就是目前檔案界所說的采取電子檔案與紙質檔案同步歸檔的方法。這樣即使電子檔案遭受破壞，還有同步歸檔的紙質檔案作為憑證，并可以對電子檔案進行恢復，暫時彌補了電子檔案的不足。

（三）加強對紙質檔案的保護工作。首先要加強對紙質檔案保護工作的領導，對新領域的保護工作開展研究，解決專項經費，將搶救經費列入地方財政預算，開設培訓課程提高檔案保護專業技術人員的紙質檔案保護管理技術水平，提高保護技術工作人員的相關待遇。其次要對現有的“病檔”進行全國性的調查統計，并制定出一套合理的搶救方案，解決相關的技術問題，分階段對“病檔”進行搶救，確保紙質檔案的安全完整，為后人留下寶貴的財富。

參考文獻

[1] 《電子檔案與傳統載體檔案之比較研究》，湯衛新，《浙江教育學院學報》 2007年1月第1期

[2]《新技術下檔案整理歷史原則的發展》，崔杰、王福亮，《浙江檔案》2008年 第5期

[3]《電子檔案與紙質檔案》http：//blog.sina.com.cn/s/blog_74ddcb700100xigm.html2013年

[4] 《電子檔案與紙質檔案的比較研究》，李孟女，《遼寧科技學院學報》2013年