淺析學(xué)生人事檔案歸檔寄遞及后續(xù)查詢問題

董麗彬

摘 要：加強(qiáng)學(xué)生檔案意識，完善學(xué)生檔案材料歸檔，對于來自全國各地畢業(yè)生的檔案采取穩(wěn)妥、高效的方式寄遞和親自送達(dá)學(xué)生檔案，同時加強(qiáng)寄遞送達(dá)后的查詢工作。

關(guān)鍵詞：學(xué)生人事檔案；歸檔；檔案意識；寄遞；查詢

1、每年7月開始一年一度的大學(xué)生人事檔案寄遞工作，即將整理完整、內(nèi)容齊全、密封完好的學(xué)生人事檔案安全、快速寄遞到學(xué)生需要寄達(dá)的單位，以保證學(xué)生及工作單位的利用。

1.1學(xué)生檔案是指本校在學(xué)生管理活動中形成的，記錄和反映學(xué)生個人經(jīng)歷、德才能績、學(xué)習(xí)和工作表現(xiàn)的、以學(xué)生個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。

1.2大學(xué)生的學(xué)生檔案歸檔范圍包含

a、學(xué)生入學(xué)材料類：高中階段檔案、高考成績、黨團(tuán)材料、體檢表、新生入學(xué)登記表、新生入學(xué)報到證等。

b、大學(xué)學(xué)習(xí)期間的各種學(xué)習(xí)相關(guān)材料：（1）畢業(yè)材料類：高等學(xué)校畢業(yè)生登記表、學(xué)生成績單、授位決定書、體檢表及畢業(yè)生就業(yè)報道通知書等。（2）獎勵材料類：學(xué)生在校期間因表現(xiàn)突出獲得的學(xué)院、校級及校級以上等相關(guān)獎勵材料。（3）處分材料類：學(xué)生在校期間違反校規(guī)、校紀(jì)、觸犯國家法律等各類處分材料。（4）組織材料類：學(xué)生在校期間參加中國共產(chǎn)黨、共青團(tuán)的材料。（5）日常行為表現(xiàn)類：學(xué)生在校期間日常行為表現(xiàn)的學(xué)年鑒定材料等。（6）可供組織、人事部門參考的其他材料：如學(xué)籍異動材料、選調(diào)生材料、有工作經(jīng)歷的個人人事檔案等。學(xué)生檔案管理人員要指導(dǎo)督促輔導(dǎo)員和各崗位學(xué)生工作者增強(qiáng)歸檔意識，對于日常形成材料及時歸檔。畢業(yè)生檔案裝檔轉(zhuǎn)遞時間是在畢業(yè)生離校兩周內(nèi)完成，畢業(yè)生檔案材料的形成、歸檔、整理、裝袋、密封、轉(zhuǎn)遞等工作緊張忙碌，為避免因裝檔工作人員的疏忽造成裝檔過程中的錯裝、漏裝、張冠李戴現(xiàn)象，學(xué)生檔案管理者要加強(qiáng)裝檔工作人員的培訓(xùn)指導(dǎo)，對于裝好的材料嚴(yán)格審查，防止出錯狀況的發(fā)生。

1.3學(xué)生檔案轉(zhuǎn)化為學(xué)生人事檔案的條件

學(xué)生檔案即畢業(yè)生的學(xué)籍檔案，其與學(xué)生人事檔案既有區(qū)別又有聯(lián)系，學(xué)生人事檔案是由畢業(yè)生的學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)換而來的，畢業(yè)生畢業(yè)后在其學(xué)籍檔案中放入該畢業(yè)生的就業(yè)報到證，然后由學(xué)校將檔案轉(zhuǎn)交給畢業(yè)生就業(yè)單位的人事部門或委托的人才交流機(jī)構(gòu)，此時的學(xué)生檔案才正式轉(zhuǎn)化為人事檔案。它是通過畢業(yè)生與用人單位或委托的人才交流機(jī)構(gòu)簽訂就業(yè)協(xié)議，然后履行相關(guān)畢業(yè)程序并取得報到證后才實現(xiàn)的。

1.4學(xué)生檔案與其自身利益關(guān)系。有部分學(xué)生沒有搞清“學(xué)籍檔案”與“人事檔案”的區(qū)別，有的學(xué)生按照國家相關(guān)政策規(guī)定，畢業(yè)生畢業(yè)后暫時找不到就業(yè)單位的，其檔案可免費由學(xué)校保存兩年，所以這些同學(xué)就將檔案放在學(xué)校免費保存，不想轉(zhuǎn)遞到人力資源和社會保障局托管了。而學(xué)校保存的只是你的“學(xué)籍檔案”，而真正發(fā)揮作用的卻是你的人事檔案，如你的轉(zhuǎn)正定級、職稱評定等相關(guān)事宜都是需要人事檔案才能進(jìn)行的。按國家政策規(guī)定，大中專畢業(yè)生畢業(yè)（以報道證人事部門簽署日期為準(zhǔn)）一年后，即可由所在單位人事部門或委托的人才交流機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)轉(zhuǎn)正定級；本科畢業(yè)生畢業(yè)工作一年（以報道日期計）、大中專畢業(yè)生畢業(yè)工作滿三年可申報初級職稱，由所在單位人事部門或委托的人才交流機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)辦理。由此可見，學(xué)校保存的學(xué)籍檔案只是“存放”，起不到任何作用，從學(xué)生自身的長遠(yuǎn)利益考慮，也是得不償失的。

2 畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞單位地址的留存

學(xué)生檔案郵寄地址是以學(xué)生本人報到證上單位地址為準(zhǔn)，因此學(xué)生務(wù)必認(rèn)真核實報到證上的單位信息是否準(zhǔn)確。填寫時需注意單位名稱不得使用簡稱、還要特別注意單位名稱與檔案保管部門之間的關(guān)系。凡派遣單位有人事檔案保管權(quán)限的，應(yīng)提供派遣單位的名稱、詳細(xì)地址、聯(lián)系人姓名、聯(lián)系人電話。凡派遣單位無人事檔案接收或保管權(quán)限的，如民營、外資、合資等單位的畢業(yè)生，一定要提供準(zhǔn)確的符合有人事檔案接收和保管權(quán)限的對檔案轉(zhuǎn)遞單位的名稱和詳細(xì)地址，如沈陽金杯汽車有限公司，其檔案保管部門是沈陽市人力資源和社會保障局，學(xué)生報到證上的地址是：沈陽市人力資源和社會保障局（沈陽金杯汽車有限公司）

3 學(xué)生人事檔案的轉(zhuǎn)遞工作

3.1 學(xué)生檔案管理隊伍人員少、任務(wù)重，管理水平有限

作為高校服務(wù)工作重要組成部分的學(xué)生檔案管理工作隊伍只有一名專職檔案管理人員負(fù)責(zé)管理全校學(xué)生檔案，我?，F(xiàn)有本科生22000余人，研究生1800余人，往屆遺留檔案1萬余份，全部檔案集中存放在學(xué)生檔案庫房，便于集中管理。每年有應(yīng)屆畢業(yè)生5000余人，學(xué)生檔案管理負(fù)責(zé)人要在學(xué)生離校2周內(nèi)將全部畢業(yè)生檔案歸檔、整理、密封，將檔案按照報到證上的接收單位安全準(zhǔn)確的郵寄出去。

3.2 針對日常各種問題，采取多種措施提高學(xué)生對檔案的意識

無論是在校生還是已經(jīng)畢業(yè)的學(xué)生，他們對檔案的意識不清、不了解檔案用處及與自身的關(guān)系。不清楚“檔隨人走”。例如：我校2004級的一個學(xué)生，他在我校讀了二年后轉(zhuǎn)到大連某大學(xué)讀書，轉(zhuǎn)出時將高中檔案及我校就讀期間的檔案遺留在我校，2008年在大連畢業(yè)后就參加工作，因以前單位不用檔案就一直沒有查找，因現(xiàn)在單位要檔案才于今年到大連調(diào)取檔案時發(fā)現(xiàn)無高中檔案才到我校查找高中檔案。還有一個95級學(xué)生與本校畢業(yè)后直接出國，因不用檔案，也沒有查找。與今年回國后，新的工作單位要檔案才來調(diào)取，發(fā)現(xiàn)檔案已于畢業(yè)當(dāng)年轉(zhuǎn)至生源地人社局，后幾經(jīng)周折才在當(dāng)?shù)貐^(qū)人社局找到檔案。有一部分學(xué)生畢業(yè)后直接去私企工作或為了考取公務(wù)員保留應(yīng)屆生身份而將檔案遺留在學(xué)校，而這一保留就幾年不提走，嚴(yán)重的影響了其自身的權(quán)益。因此我館為了加強(qiáng)學(xué)生的檔案意識，采取多種措施加強(qiáng)宣傳。

3.3 檔案宣傳措施

開展檔案基本知識教育座談會，增加學(xué)生對檔案重要性的認(rèn)識；開展畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)講座、畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞講座，讓更多的學(xué)生知道如何填寫就業(yè)協(xié)議并時刻關(guān)注檔案轉(zhuǎn)遞去向。積極加強(qiáng)檔案館網(wǎng)站的建設(shè)，指導(dǎo)學(xué)生進(jìn)行網(wǎng)上信息查詢。

4 檔案寄遞后的查詢

4.1要求畢業(yè)生本人在檔案寄出兩個月內(nèi)到檔案接收單位報到、查詢、確認(rèn)檔案是否已經(jīng)轉(zhuǎn)到檔案接收單位。若發(fā)現(xiàn)檔案還沒有轉(zhuǎn)到接收單位，請畢業(yè)生到校園網(wǎng)或電話查詢檔案去向和報到證的單位地址，如果還是沒有查到，請畢業(yè)生及時到學(xué)校檔案館學(xué)生檔案室聯(lián)系，老師將幫助學(xué)生辦理機(jī)要查詢，查找檔案的下落。同學(xué)務(wù)必要在一年以內(nèi)到機(jī)要局查找檔案；機(jī)要交通檔案查詢流程為：查檔人到檔案館復(fù)印機(jī)要交寄單并開具學(xué)校介紹信到沈陽市機(jī)要局查詢，機(jī)要局逾期不予受理。

4.2檔案查詢方式：校園網(wǎng)上查詢、電話查詢、到校檔案館查詢。

5 現(xiàn)階段學(xué)生檔案工作的改進(jìn)措施

5.1在現(xiàn)有學(xué)生檔案管理人員基礎(chǔ)上，按照檔案館保存的學(xué)生檔案數(shù)量配備適當(dāng)?shù)膶Ｂ殭n案管理人員，將學(xué)生檔案的日常管理工作和畢業(yè)生檔案的歸檔、轉(zhuǎn)遞、查詢工作以及完善新生檔案材料等工作落實到人。在工作中做好檔案的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，強(qiáng)化師生歸檔意識，培養(yǎng)兼職檔案人員，以促進(jìn)各部門材料及時歸檔。檔案管理人員多參加繼續(xù)教育、檔案館之間的業(yè)務(wù)交流、各學(xué)校之間的檔案業(yè)務(wù)交流，參加專業(yè)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，以提高學(xué)生檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平、專業(yè)素質(zhì)。

5.2 檔案館應(yīng)加大宣傳力度，提高畢業(yè)生對檔案的意識，開辦畢業(yè)生檔案管理知識座談會、印發(fā)檔案館畢業(yè)生須知手冊、開辦宣傳板、利用滾動屏宣傳等方式，強(qiáng)化畢業(yè)生的檔案意識，讓畢業(yè)生充分認(rèn)識到，檔案對畢業(yè)生今后的就業(yè)、生活方面都有著極其重要的影響。

6 檔案保留

學(xué)校對于延期畢業(yè)、學(xué)籍變動、和考取本校研究生的學(xué)生檔案留校。畢業(yè)生因個人原因造成檔案寄出后退回學(xué)校的檔案，檔案館暫時保管檔案，畢業(yè)生要及時與學(xué)校檔案室聯(lián)系，查明退回原因，提出處理意見，檔案館按照要求及時處理檔案。

檔案管理人員要不斷總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，完善制度，加強(qiáng)管理，做好檔案歸檔、轉(zhuǎn)遞、查詢等工作。