計算機在建筑工程檔案管理工作中的應用研究

摘 要：隨著我國社會的不斷進步發展，國民生產總值的不斷提高，建筑工程規模呈現不斷擴大的新形勢下，建筑工程檔案在建筑行業中地位和作用日漸突出。本文就建筑工程檔案管理中計算機的重要作用，提出了計算機在檔案管理中的應用原則。

關鍵詞：計算機；建筑工程檔案；管理；重要作用

檔案管理其實是一件非常繁瑣的工作，借助計算機的多功能，可以實現對檔案進行自動化管理。作為現代化的標志，計算機不僅可以輸入、貯存檔案信息，而且還可以處理、輸出、檢索、傳遞這些已經存貯的檔案信息，從而實現對檔案的自動編目、檢索、監測和控制，甚至可以對檔案管理的一些數據進行自動化處理等等。由此可見，計算機的先進技術在建筑工程檔案的管理中的應用，把檔案管理水平提高了一個新的高度。

1 建筑工程檔案管理概述

所謂工程檔案，就是指在城市在建設、規劃、管理中，形成的一些文字、數據、圖紙、影像之類的，對于國家和社會具有存貯價值的各種文件材料。它是建設過程中最真實的數據記錄，是最寶貴的信息資源，也是一個無價的知識庫，傳承著人類的文明，更是建筑行業中一種無形的生產力。這種無形的生產力通過專業人員對其進行數據分析，可以轉化為有形的生產力，從而推動工程建設的不斷發展。伴隨著城市建設的不斷發展，建筑工程項目的不斷增多，城市建設的腳步正在逐漸的加快，人民生活水平也得以提高，經濟發展更呈現直線增長的趨勢。一個個建筑工程在大地上落成，各種記錄建筑全過程的文本資料，數據記錄等等，這些直接反映著建筑的全部信息資料，不僅可以方便后期工程的評定、管理和維護，而且還可以為新建工程提供參考依據，其利用價值不可估量。所以，工程檔案管理在建筑中處于非常重要的地位，其工作必須要認真對待。此外建筑工程檔案對于自然災害的預防，以及災害破壞后的重建工作都有著不可或缺的作用，可以有效的將災害損失減少到最低；建筑工程檔案作為最客觀真實記錄，不僅方便工程后期的工作，而且還具有很可靠的參考價值，其重要作用可以體現在以下幾個方面：（1）建筑工程檔案與工程使用管理兩者之間有著非常緊密的關系，后者依附著前者；（2）建筑工程檔案的價值，不僅體現在對自身工程的指導，而且對其他工程還具有很好的參考價值。（3）有助于建筑工程科學技術的不斷研究和發展。

2 計算機在建筑工程檔案管理中的重要作用

2.1 檔案管理標準化

建筑工程檔案是建設的經驗積累，是建設相關技術的存貯，是城市建設的直接產物，更是城市規劃、建設以及后期管理工作的不可或缺的依據，所以，有必要將法律法規融入到計算機對工程檔案管理的工作中，為其添加法律效力。作為現代化的工程檔案管理，計算機的應用，通過制定嚴格的檔案標準，使得工程檔案逐漸實現標準化。制定嚴格的檔案標準，主要考慮到，計算機很難識別雜亂的檔案信息，即便是識別，也會因為系統運行混亂而降低整理效率，因此，計算機在建筑工程檔案的管理中的高效率作用，是建立在檔案標準化的基礎之上。由此可見，若要發揮計算機在檔案管理中的重要作用，必須實現建筑工程檔案標準化。

2.2 檔案管理便利化

傳統的檔案管理，主要是以書面的形式存貯，各種檔案資料都是紙質式的，必須經過整理分類，然后放進一個偌大的檔案室，而且紙質式的資料還存在易損，易潮、易丟失的問題，不便于長期的保存，不僅如此，查閱資料時較為繁瑣，浪費時間。計算在檔案管理中應用之后，檔案管理實現了自動化，方便、快捷、易于查詢，而且只要你有足夠的權限，可以查閱一些絕密性的資料；再加上檔案自身的成套性、專業性、數量浩大性等等，使得計算機對檔案的管理，有著紙質檔案無法比擬的優越性，通過計算機，在搜索框直接輸入所需要查找的文檔的關鍵詞或句子，很快就能找到所需的文檔，可以為你節省很多時間。

2.3 檔案管理網絡化

計算機輔助檔案管理，不能僅僅定義為只需要一臺電腦就行，然而有很多檔案管理部門卻進入了這一誤區，雖然購置了很多電腦，但卻沒有真正的利用其強大的功能，而是僅僅忙碌于手工工作，沒有看到檔案網絡化管理的優勢。所謂的檔案管理網絡化，也即是計算機對檔案管理之后，將檔案的內容，通過終端設備的輸入與輸出，再結合計算機的中央處理器進行存貯和管理，然后再借助于一些檔案管理的軟件，對檔案的內容進行有效的編輯、保存；紙質的檔案資料也可以進行處理，其途徑主要借助于掃描儀器，將紙質上的內容，轉化成一些數據準存于計算機中，有效的提高了檔案規整的速度。當然，檔案管理的網絡化，也需要一定的物質基礎，也即是需要融入一定資金，用于購買計算機所需要的一些硬件基礎。計算機對檔案進行一定的編輯、存儲等，發揮其物質基礎的作用，通過合理的分類規整，使得原本散落的信息資源，得到統一的規整，方便于使用者通過網絡得到及時和全面的查詢。

3 計算機在建筑工程檔案管理工作中的應用原則

3.1 加大資金投入

作為現代化檔案管理的物質化基礎，計算機需要檔案館投入高額的費用購置，同時，還需要一些其他必備的設施，用于輔助計算機工作和布置檔案管理工作的環境，比如打印機、掃描儀器、空調、除濕機、溫濕度計、滅火器等。

3.2 計算機的安全保護

計算機所具有的一些硬件設備，由于其本身所固有的屬性，無形之中對檔案的管理的安全，造成很大的威脅。主要體現在計算機的CPU芯片上，其安全性直接與檔案內容相聯系。眾所周知，現在有許多的網絡黑客，他們借助于自身優越的計算機技術，屢次侵犯檔案館的系統，盜取、販賣一些檔案信息。由此可見，計算機的安全保護在檔案管理網絡化中有著非常重要的作用，需要不斷的完善檔案管理的網絡系統，做好保護檔案的工作。

3.3 培養高素質復合型人才

現代化的檔案管理，亟待檔案、人事、計算機三位一體的復合型人才，用他們科學的思維和管理手段，對檔案管理工作進行合理有效的安排，因此，這些復合型人才在檔案管理工作中必不可少。同時，為提高檔案管理工作的效率，檔案管理人員還要經過一定的培訓，不僅培訓他們的專業知識，而且還要提高他們的計算機操作水平。

3.4 檔案管理人員要有責任心

隨著計算機的普及，檔案信息資源邁進了數字化時代，原本的死資料轉化為了活信息，然而作為一名檔案管理人員，要擺正態度，檔案管理仍然是一件需要認真、細心對待的工作，不能因為有了計算機，就忘乎所以，同時，還要提高自身的計算機操作能力，趕上現代化的潮流。

4 結語

總而言之，工程檔案管理工作在工程建設中起著至關重要的作用，而計算機輔助檔案管理能有效的提高檔案管理工作的效率和質量，從而將檔案管理提到一個更高的水平。

參考文獻

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作者簡介

林文艷，威海市建設工程質量造價監督管理站，本科。