基于服務的檔案管理模式研究

熊冬珠

摘 要：檔案的管理工作是提升單位工作質量的重要工作，在單位發展過程中，從服務的角度提升檔案管理工作的質量，能夠使單位獲得更高水平的信息資源，分析檔案管理模式的重要意義，并從服務的角度進行研究，是當前很多單位高度關注的內容，

關鍵詞：服務；檔案管理；研究

單位在發展的過程中需要對許多信息資源進行有效的處理，而服務是提升單位工作人員工作質量的重要形式，如果單位在進行信息管理的過程中采用碎片化管理的方式，將難以保證單位在進行戰略決策的過程中能夠及時獲得準確的信息資源，同時，將這些資源共享于單位長遠建設之中。因此，基于服務的檔案管理模式受到了很多單位的高度重視。

1 基于服務的檔案管理模式的重要積極意義

隨著市場經濟體制的不斷完善，許多單位在發展過程中面臨較大的競爭壓力，提升單位的發展競爭力，必須從提升單位服務的角度出發，改良單位的信息管理機制。單位所掌握的歷史資料是決定單位管理工作和生產工作各個流程的基礎性因素，因此，單位的各個部門都需要對相關工作過程材料，尤其是技術性核心內容進行高水平的掌握，而將其列入檔案的管理，則是一項重要的任務[1]。檔案是記載單位基礎性信息的重要資料，單位在進行發展戰略決策和發展狀態評估的過程中都需要使用檔案進行信息數據的收集和評價，因此，單位必須在檔案管理的過程中使用服務對管理流程進行規劃控制，使單位能夠擁有足夠的信息資源為后期的工作提供保障。單位在進行檔案管理的過程中，需要同政府等機構的檔案管理進行區分，要將提升經濟效益作為單位檔案管理工作的主要目的，不能完全模仿政府出于公益目的的檔案管理機制[2]。單位的檔案管理制度必須將提升信息管理效率和管理質量作為基礎性任務，將提升信息服務水平作為終極目的，做到人人建檔，人人管檔，統一歸檔，服務共享。因此，服務型的檔案管理模式是提升單位發展水平的重要環節。

2 基于服務的檔案管理模式整體設計

（一）基于服務的檔案管理機制

首先，單位的檔案管理人員需要將管理體制建設作為提升檔案管理水平的首要任務，要充分收集檔案管理體制構建的相關材料，對管理體制的細節進行優化處理，并且在執行管理工作的過程中，嚴格按照管理體制的模式進行檔案的管理工作，以便能夠總結相關經驗，對檔案管理的細節進行高質量的完成[3]。可以按照服務的要求，對檔案管理工作的具體執行制度進行調整，并且按照既定的組織結構對管理工作的細節進行設計，使改良后的管理體制能適應檔案信息的提取需要，并保證高效率運行。要在現有的管理機制基礎上進行監督機制的構建，以便管理機制在執行過程中的問題能夠得到充分的反饋，并通過問題的分析總結檔案管理工作存在的不足之處，以此提升檔案管理工作的質量。

（二）基于服務的檔案管理流程

良好的管理程序是保證檔案管理質量的基礎，首先，要根據檔案管理的具體情況，對檔案的管理流程進行設計，要按照檔案信息的屬性，對檔案信息進行完整的收集，并根據信息收集和時間和數量，對信息的校準流程進行安排。要在進行基礎性檔案編制之后，對檔案進行索引的構建，以便檔案信息的調取質量能夠得到提高[4]。檔案的管理要按照服務的具體需求，對管理工作的細節進行設計，使檔案在使用的過程中，能夠按照規范的程序將信息進行收集，并按正確的方式對實體檔案進行保管，提升檔案的服務水平。單位要嚴格按照檔案管理工作的目標，對管理的細節進行規劃，結合單位長期發展戰略，對服務的具體內容進行設計，并加強對檔案管理團隊的培訓，使工作人員能夠及時獲取最新的檔案管理知識，并根據單位的現實需要，進行檔案管理，使檔案的管理能夠同單位其它管理工作進行有機結合[5]。單位要在檔案管理團隊內部進行績效考核機制的構建，按照服務工作的具體情況，對檔案管理人員進行績效考核，并對業績優異者進行相應的獎勵，使檔案管理工作的質量得到切實的保障。要在完成檔案管理工作之后，對管理工作的具體狀態進行分析，結合服務的檔案管理工作的具體目標，對目標的實現情況進行判斷，使檔案管理工作在明確的目標指引下穩步推進。

3 基于服務的檔案管理模式構建原則

（一）基于服務的檔案管理模式實現原則

首先，單位要將提升經濟效益作為檔案管理工作的首要目的，并以此為核心進行檔案數據的收集和管理。要將對提升單位經濟效益有利的信息數據進行全面的收集，并按照既定的方式實施總結歸納，使單位能夠充分調動優質資源進行經濟效益的提升。在實施檔案管理的過程中，管理人員要從管理工作的細節出發，將有利于單位更好發展的因素進行保留，要從檔案管理的過程中看到單位未來發展情況和衍生出的經濟效益。檔案管理工作要隨著外部環境的變化進行調整，使檔案管理的機制可以得到必要的更新。另外，單位要加強對檔案管理團隊的思想教育，將目標理念進行必要的培訓，使檔案管理人員能夠擁有準確的工作目標，避免在檔案管理過程中消耗不必要的管理成本。

（二）基于服務的檔案管理模式系統集成原則

首先，檔案管理的人員要加強對檔案信息的重視，將信息整合作為提升檔案管理質量的基礎性任務。要根據管理體制的要求，對具體的管理方式進行明確，并且按照既定的流程對系統當中的信息實施有效的管控，使檔案的管理工作具備足夠的規范性。要建立檔案信息的支持機制，使單位在收集信息的過程中，可以及時準確的獲得不同部門的信息，并且在單位各部門需要調取檔案的時候進行信息的輸出，使檔案的信息價值得到有效的發揮。

4 結論

基于服務的檔案管理工作對提升單位的發展質量至關重要，分析單位檔案管理工作的重要意義，并制定單位檔案管理工作的基本原則和實施方式，對促進單位經濟效益的提高具有十分重要的作用。

參考文獻

[1]周媛.基于知識管理原理的檔案利用服務研究[J].南京理工大學學報（社會科學版），2010，02：111-114.

[2]張寧.基于知識管理的單位檔案信息服務研究[D].河北大學，2011.

[3]蘇淑瑜.基于服務的檔案管理模式的理論探索[J].經營管理者，2014，09：253.

[4]張艷鳳.基于服務的檔案管理模式的理論探索[J].黑龍江史志，2014，11：134.

[5]王鸞.有關服務的檔案管理模式下檔案管理的理論探討[J].經營管理者，2014，33：286.