創新醫院檔案利用服務方式和手段的研究

曾桃

摘 要：目的：探討如何創新醫院檔案利用服務方式和服務手段，提高檔案的利用率。方法：通過分析傳統封閉的檔案利用服務方式和手段存在的弊端，指出其存在明顯的局限性，影響檔案的利用率。結果：改變服務理念，采用現代信息技術，創新醫院檔案服務方式和服務手段，由單一的、局限的、封閉的、被動的服務方式變為多角度、多途徑、開放式的主動服務，提高了檔案利用率，以發揮檔案利用的最大效益。結論：創新醫院檔案利用的服務方式和服務手段，實現醫療檔案信息資源共享，為醫院建設和發展服務。

關鍵詞：醫院檔案；利用；服務方式；服務手段；網絡信息技術

醫院檔案是醫院在各項管理工作活動中形成的文件，以簿冊、圖表、錄音、錄像、盤片等各種門類及載體等各種形式記錄[1]，記錄了醫院從成立到發展壯大的歷程，是醫院發展、變化的客觀反映，是醫院的寶貴財富。在檔案利用服務方式和手段上，改變服務理念，從挖掘檔案信息資源到提供高質量的檔案信息服務，都借助網絡信息技術以達到檔案管理開放和利用的目的。

1 傳統封閉的檔案利用服務方式和手段存在的弊端

檔案原件的提供：根據利用者的需求，檔案員按照醫院檔案管理規定將檔案材料直接借閱給利用者。檔案復印件的提供：檔案員將檔案材料的內容進行部分復印，或將照片的復制品直接提供給利用者。檔案科研成果的提供利用：根據利用者的申請，依據檔案內容出具的書面證明材料進行提供。

根據辦公室、人事科工作的特殊需求，向檔案管理部門提出申請，并出具書面證明、身份證明，檔案管理員對材料進行審查核實，并對借閱人申請的內容進行審查，決定檔案信息能否提供，最后再進行提供利用。這種檔案利用單一的、被動的服務方式和手段存在明顯的局限性。

1.1 從檔案利用服務對象上看，長期以來，由于檔案本身不能直接帶來經濟效益，所以醫院領導及檔案管理員只滿足于檔案資料的收集和保存，停留在一般的查閱服務狀態，觀念守舊，業務單一。檔案利用服務對象存在一定的局限性，只能給辦公室、人事科等相關的特殊對象提供服務。不能滿足大多數利用者的需求，影響檔案的利用率。

1.2 從檔案利用服務手段上看：檔案利用者為了得到檔案材料，必須親自到檔案室查閱，其利用手段上受到了限制。

1.3 從提供服務方式上看，檔案管理員始終處于一種被動地位，不能發現利用者的需求，以至于無法主動地提供服務。

1.4 從利用方式上看，檔案利用過程沒有評價機制，沒有意見反饋，檔案管理員與檔案利用者之間缺少溝通和互動的平臺[2]。

所以，傳統檔案利用服務方式是一種單一的、封閉的、被動的服務方式，導致檔案利用率不高，檔案的作用不能充分有效地發揮。

2 改變服務理念，創新服務方式和手段

醫院檔案管理人員用科學發展觀武裝頭腦，積極實踐，努力工作，增強了檔案主動服務理念，定位檔案的職能作用，成為醫院檔案管理的關鍵[3]。傳統檔案管理方式主要是為院領導、辦公室、財務科、基建科、設備科及相關的臨床科室等提供查找、借閱、復印各種材料提供服務。有一些檔案僅僅作為醫務人員科技成果資料的憑證來進行倉儲和保管。這種方式不符合信息資源共享和開放應用的要求。而網絡信息技術的出現，使檔案室傳統的檔案管理方式、服務方式必然發生改變。為滿足利用者的需求，必須拓展醫院內部交流、檔案職能和定位服務，改變服務理念，創新服務方式和手段，進一步推動檔案利用管理工作上一個新臺階。

3 創新醫院檔案利用的服務方式

3.1 要打破傳統檔案利用是單一的、封閉的、局限的、被動的服務方式，有效地發揮檔案的作用。首先，對檔案信息資源開發利用要努力做到多角度、多樣化醫院檔案信息資源的開發利用，要堅持按規章制度辦事，提高服務質量，做到熱情、主動、準確、迅速，提高用戶的滿意度，從而得到尊重和信任。檔案是重要的信息來源，開發檔案信息資源利用重在“開發”。開拓收集范圍，多渠道提供利用，是開發檔案信息資源的主要服務手段。要克服檔案原件不被廣泛系統利用的缺點，進行多層次收集。其次，轉變服務意識，提高醫院檔案工作人員服務質量，現代醫院的各項工作都在追求高質、高效的服務理念。所以，檔案工作人員要用新理念、新思路、新方法去努力拓寬檔案利用的途徑，要轉變坐、守、靠、等的被動服務方式，樹立主動積極、直接參與的動態思維，破除過去視檔案為黨案，只管不用或者重管輕用的服務觀，樹立“上門服務”，“為檔案找用戶”的主動服務意識。

3.2 做好檔案編目編研，為檔案利用提供主動服務方式。編目工作是基礎，是提高檔案利用效率的捷徑。同時，要注重編研工作，使醫院檔案的利用工作由被動服務變為主動服務，提高檔案服務社會、服務各項工作的價值，也是醫院檔案利用工作科學水平的重要途徑。

4 創新醫院檔案利用的服務手段

4.1要打破傳統檔案利用單一的、封閉的、局限服務手段，必須采用靈活多樣的服務手段，開拓檔案利用的收集范圍，多渠道提供利用。對那些未及時歸檔的檔案及時補充收集；對散存在社會上的檔案、文獻積極開展征集；同時積極收集相關資料，采取集中收集、分散收集、上門收集、隨時收集、網上收集等靈活多樣的服務手段，豐富醫院檔案室藏，使檔案室更好地為醫院和社會服務[4]。

4.2 完善檢索工具，提高檔案檢索速度，實現高效率開發利用的服務手段。要做好檔案的編目、檢索工具的編制，完善檢索系統，如案卷目錄、全引目錄、專題目錄、專題索引、文號目錄等，實現多途徑、多角度檢索。開展對檔案中所記載信息的分析和研究，開發新的檢索手段和形式。建立檢索工具體系，實現多角度檢索，提高檢索工具的覆蓋率和確定性，制作多種專題檢索工具，形成多種層次、多種形式、多種角度的比較完善的檢索體系，使醫院檔案信息開發利用多途徑檢索成為服務，采用網絡信息技術服務手段管理檔案，建立計算機檢索體系，并可通過醫院信息管理系統使眾多的用戶得到資源共享，實現檔案管理現代化，為臨床、科研、領導決策提供主動服務。

4.3 通過網絡信息技術和軟件等深層次的開發實現醫院檔案利用服務手段的創新。檔案使用價值的提高，有待于通過各種信息軟件等深層次的開發等服務手段，實現檔案信息的共享，進而為醫院的經濟發展提供必要的服務。一方面，檔案管理人員要強化服務意識，變單一的、局限的、封閉式的管理為開放式服務，主動開發醫院醫療業務信息、人力資源信息和專家技術業務信息等，使檔案信息資源向臨床、教學、科研、患者和社會公眾等多領域的服務延伸。另一方面，可以積極探索醫療檔案信息的查詢服務，對于一些重要且可以公開的涉及公共利益的醫療檔案，可以通過開展網上服務業務，如網上查詢、網上預約掛號、搜索和評價等公開查詢的方式，向社會公眾提供一些醫療資源的查詢服務。

5 用新的服務方式和服務手段為醫院臨床、教學和科研工作服務

我院的檔案利用在服務方式理念上進行了改變，放寬了服務對象范圍，面向廣大醫護人員、患者和社會公眾等。而檔案利用也從以前被動轉為主動服務，樹立超前服務、主動服務意識，圍繞工作需要，了解需求方向，搭建以人為本、人人平等、優質高效的檔案服務平臺，積極主動地為醫院現代化建設服務，是當前檔案管理工作發展的方向。加強各級醫院信息的橫向聯系，打破院與院之間的界限，互通檔案信息，以滿足醫療、教學、科研需要，逐步實現檔案信息資源共享。

5.1 根據不同利用者，將以往檔案利用服務對象不斷擴大。由原來主要圍繞辦公室、人事科擴展到醫護人員、患者和社會公眾等服務領域，從而提高檔案的利用率。

5.2 拓展醫院檔案利用服務方式，檔案室需要增加檔案“上門服務”和“制定服務”。上門服務是檔案員親自下到各科室，充分了解科室的需求，積極到科室調研，實現上門服務，方便臨床的理念，堅持檔案管理與檔案服務并重，充分利用檔案資源，拓展服務領域，多角度、多層次地為醫院醫務人員、患者及社會公眾服務。制定服務是檔案員根據科室的特定主題，提供特定的檔案材料，經過身份的認證，通過醫院院內網絡傳遞給利用者。這兩種服務方式不僅擴大了利用者的范圍，還提高了醫院檔案定向的利用率。

5.3 通過多種方式，相互反饋意見。通過醫院院內網留言等方式把上級領導、院內各科室等部門的檔案利用需求和好的建議及好的方法等反饋意見收集整理，以便檔案管理人員及時改進服務方式和服務內容，拓展醫院內部交流，進一步推進檔案利用管理工作上一個新臺階。

5.4 建立嚴格的網絡信息保密審查機制，結合工作流程和特點，明確保密審查的責任，為醫院檔案利用服務方式有序運行創造了良好環境。

綜上所述，醫院檔案管理部門要以開發利用為目標，立足本職，創新醫院檔案的服務方式和服務手段，逐步從“封閉型”向“開放型”、從“保管型”向“參與決策型”轉變。檔案館藏由“單一型”向“綜合型”方向發展，進行超前跟蹤服務，被動變主動，多角度、多層次地為醫院領導及管理部門提供信息，實現醫療檔案信息資源共享，為醫院建設和發展服務。

參考文獻

[1]鄔瑞祥，田躍珍.淺談如何加強醫院檔案管理工作[J].中外健康文摘，2010，7（18）：7（18）：359-360.

[2]王燕.電子政務環境下檔案利用服務模式的探討[J].北京檔案，2008，（6）：19-21.

[3]郝培來.談醫院科室檔案管理創新[J].北京檔案，2010（10）：32-33.

[4]石英.醫院檔案收集工作中存在的問題及對策.齊齊哈爾醫學院學報，2008，3（29）：323-324.