綜合檔案館檔案利用與公布中的問題及對策分析

王守梅

摘 要：在互聯網時代發展的今天，檔案館的工作越來越被社會所重視，而在檔案館諸多工作中，存在問題最多的就是檔案的利用和公布過程的相關工作，由于我國相關的法律法規并不完善，同時在使用和公布權限的劃定方面還不是十分的明確，而在實際的工作中，如果無法解決這些問題就會給整個檔案工作的發展帶來一定的影響，因此，我們必須要采取一定的措施對其進行完善和優化，確保檔案利用和公布具有較高的規范性。

關鍵詞：檔案利用；檔案公布；檔案館

隨著近幾年的發展，我國政府越來越重視服務方面的職能，并且已經逐步在行政工作中轉變其原來的角色，而各個綜合檔案館是隸屬于政府的部門，所以檔案館更要注重自身的服務職能，在實際工作中，我們需要明白在檔案利用和公布的過程中是存在很多問題的，這些問題如果不加以解決，那么將會對我們日后的工作帶來很大的影響。

1 檔案利用和公布過程中存在的問題

1.1 檔案利用與公布的法律建設不完善

由于檔案館的穩定存在，我國針對于檔案利用的法律法規一直以曾經頒布的為主，沒有新的法律條文進行約束，導致當前的法律條文中很多內容已經不符合時代的需要。最為典型的就是中外有別的規定、檔案利用和檔案公布的制度，前者與國民待遇相關規定之間有極大的沖突，而后兩者與如今數字化檔案館理念和建設存在著分歧。大數據時代要求的是信息共享，而在檔案工作中對于檔案的公開公布、傳播利用等問題并沒有很明確的加以規定，因此，檔案的法律法規模糊，檔案利用和公布方面的沖突等問題就需要檔案工作者對其進行全面的思考和分析。

1.2 檔案利用公布的人員的權利范圍不明確

一份檔案的利用和公布過程一般要涉及三個主體，檔案創造者、檔案館以及檔案利用者，三者間的權利范圍并沒有很合理的進行明確劃分，其所承擔的責任也模棱兩可，十分不清晰。第一，綜合檔案館所能夠為用戶提供的檔案相關的利用服務的權利以及其對檔案開放利用和公布過程的審查具有很強的集中性，在檔案館的日常工作中經常會出現執行者說了算的情況；第二，作為檔案的利用者，其并不明確自己所擁有的公開公布的權限范圍，因此檔案公布過程中很多涉及到利用者權限的問題都不能很好地解決，例如利用者是否可以對他人公開所利用的檔案、利用者是否可以直接將檔案進行出版等等。第三，作為檔案的創造者在檔案創造過程中都是依照個人的意愿去履行其所擁有的權利，而不去考慮檔案創造者理論上應有的意愿和權利。這些問題都為檔案館的工作增加了很多負擔，為檔案利用和公布設置了很多的困難和阻礙。

1.3 檔案的開放和鑒定制約了檔案的利用

在多年的檔案工作過程中，大部分綜合檔案館都會把工作重心放在檔案資源的收集和整理上，忽視了檔案開放和鑒定方面的工作，導致很多價值珍貴的檔案資源由于缺少開放和鑒定方面的工作而變成了垃圾一樣永遠不能被人們所利用的檔案。除此之外，也有很多檔案館十分重視檔案資料的保密性，將鑒定的工作流程和標準規定的十分復雜，導致鑒定工作不能完全依照其標準來進行，可操作性很低。在綜合檔案館的檔案工作中，檔案工作并沒有體現其積極的一面，相反的在鑒定過程的工作中，檔案工作的工作量很大，檔案工作者的數量和硬件支持方面的投入也不是很充足，很多檔案館的硬件支持方面已經不能夠滿足實際工作的最基本的需求，而由于傳統的檔案管理要求的工作人員的能力并不是很高，因此很多檔案館的工作人員并沒有足夠的素質來勝任大數據時代背景下的檔案工作，而高素質人才的流動性很大，導致整個檔案工作者的團隊在專業技能和理論知識等方面都存在著很多的不足之處，所以間接的導致了檔案利用和公布方面的工作質量不能得到發展和提高。

2 針對于檔案利用和公布過程中問題的對策

2.1 完善檔案利用和公布的法律約束

檔案的利用是體現檔案價值的重點，這就要求檔案工作要在一定的范圍內最大限度的減少檔案利用過程中一些不必要的程序，把檔案的利用過程變得簡單，發揮檔案資料本身最大的價值。目前，隨著大數據時代的發展，網絡信息技術蓬勃發展，信息化建設的水平也隨之提高，而檔案利用和公布過程需要在一個平衡的狀態下進行，最大限度的保障公眾的利益；而對于檔案參與的三個主體，檔案創造者、檔案館以及檔案利用者之間的關系加以梳理和簡化，最終形成只要是有合理的理由，針對于一旦被確認為開放的檔案或者確認為向社會開放的檔案，那么就允許任何自然人和社會組織都可以依照自身的需求加以利用，而對于非開放的檔案而言，有需要的利用者可以根據申請流程進行申請使用并在有關部門審批后方可對未開放檔案進行利用。由于檔案的內容是檔案利用的主體，因此只要是符合國家法律規定范圍內，利用、公布和出版等任何方式都應當屬于合法途徑。

2.2 對檔案利用和公布工作的參與者進行權責劃分

由于檔案利用和公布的參與者的權責不明確嚴重制約了檔案工作的發展，因此要建立專門的機構對檔案的利用和公布制定專業化的標準規范，即在檔案創造后移交到檔案館的過程中，要對檔案的開放程度和檔案利用的相關條件加以說明。例如限制檔案利用的年限、檔案利用的用途范圍和使用條件等。還可以通過對其利用到達期限后加以限制，例如到達期限后不能再次開放利用，通過檔案館保存多少年后方可重新被利用等，如果檔案相關部門不能保障檔案的鑒定和審查的科學性，那么檔案館就可以進行自主進行鑒定并對檔案進行開放利用。此外取消不必要的檔案相關的限制開放的一系列制度，并建立檔案資料的標識的相關制度、檔案鑒定的專業化規范化委員會的審查的相關制度等，換句話說，檔案創造的機構必須對進入綜合檔案館的每一份檔案資料的開放利用的要求加以說明，有序規范的對檔案館進行移交工作。反過來檔案館也要依據檔案創造機構的要求最大限度的保存檔案并對其開放利用，對于限制期滿的檔案資料一般是通過綜合檔案館和檔案創造機關進行審查無誤后才能夠開放使用，一旦雙方存在分歧，就必須交由專業的檔案鑒定委員會進行科學的鑒定處理。而鑒定委員會的成員必須是資深的檔案工作者才能勝任，可以從檔案館、檔案創造部門、檔案管理機構中招募專家來構成。

2.3 對檔案開放和利用的基礎工作進行加強

第一，當前的時代要求檔案館要以服務為第一目標，因此檔案資源的精益化要作為檔案館的基石，而使用者的真正需求應當是檔案館發展的方向，在這些基礎上對檔案館的業務進行優化升級。這就要求檔案館的檔案資源的收集和組織、檔案管理系統的開發、檔案查找系統的優化都應當在此基礎上重新開發和編寫，最終達到其目的，而檔案服務除了為人服務之外，還可以對人們的需求加以收集整理并形成需求報告反饋給檔案管理者，這樣可以使檔案管理著及時對檔案服務工作加以調整，使檔案服務更好的滿足檔案利用者的需求。此外，檔案工作者要運用互聯網思維改變傳統的檔案管理思維，在日常工作中多思考如何能夠對檔案工作進行優化和完善，如何能夠把檔案工作做的盡善盡美等問題，檔案館同時要加大員工培訓和硬件支撐方面的資金投入，所謂工玉成其事必先利其器，必要的投入必然會換來檔案管理工作更好的發展。這些相關的措施和建議都可以在一定程度上對檔案開放和利用加以完善。

3 結論

在互聯網時代發展的今天，綜合檔案館檔案利用與公布中的問題越來越明顯，而作為檔案工作者這些問題既是困難也是機遇，本文通過對綜合檔案館檔案利用與公布中的問題的分析，提出了幾點建議和措施，希望能為檔案工作者提供一些幫助。

參考文獻

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