中職檔案的信息化和數字化建設探析

李艷萍

摘 要 圖書館與知識之間的聯系密切，特別是進入知識經濟時代之后，國家對文化、信息產業的支持力度越來越大，在這種情況下，檔案作為國家文化、信息、知識流動的中樞，必然要與國家的總體發展戰略保持一致，快速更新發展理念、積極創新服務方式，提高檔案管理工作的信息化和數字化，使其成為促進學校改進工作、改善形象、提高工作效率的后補力量。本文立足知識經濟時代學校的檔案管理工作和數字化處理技術在信息行業的應用前景，就其在新時期如何創新管理模式的問題展開了論述。

關鍵詞 知識服務；檔案管理；模式；創新

中圖分類號 G2

文獻標識碼 A

文章編號 1674-6708（2016） 154-0079-02

檔案管理事業的發展方向與程度由以知識和信息為主的軟件和以技術為代表的硬件共同決定。在全民進入到以技術為指引、以知識為原生動力的現代化生活中，計算機技術、多媒體技術對檔案管理工作的影響是革命性的，多種信息生成技術的出現催生了呈海量分布的信息，對這些信息的歸檔、整理和提取工作就變得非常重要?？梢哉f，知識經濟時代檔案管理模式的創新集中表現為數字化和信息化趨勢，加大信息存儲技術手段和信息處理技術在檔案信息管理中的應用將會成為學校檔案管理模式創新的重要內容。

1 知識服務背景下學校檔案管理的重要性

知識服務是指從各種顯性和隱性知識資源中按照人們的需要有針對性地提煉知識，并用來解決用戶問題的高級階段的信息服務過程。因其本身的特點決定了學校檔案管理工作的重要性。

1.1 檔案蘊藏著豐富的知識資源

檔案是對信息的記錄，是一種對事情本來面目的還原。在學校的日常管理中，依據記載信息的不同劃分出來了多種檔案，如教師人事檔案、學生流動檔案等，一些檔案的紀實性較強，有的檔案的知識性較強，無論是哪一種，都與學校的師生管理、教學科研、招生就業等工作有著重要關聯，這些文件資源蘊藏著豐富的知識，是學校經過多年發展之后沉淀下來的寶貴財富，是學校進行日常經營管理和科研創新的動力，如科研項目檔案在學校學術創新中的重要意義。

1.2 建立檔案資料庫是學校信息共享的前提

知識服務建立在網絡搜索引擎海量搜索、信息快速提煉、知識及時生成的基礎上，信息作為這一社會環境生態下最大的資源，必須要在流動中完成能量轉變，為學校的管理、科研、服務等工作創造直接或間接的價值。學校的信息共享分為內部信息交流、交換和外部的信息速遞和活動交往，在這個過程中檔案所起的作用是非常巨大的，學校信息的匯聚和傳播能夠有效提升學校的競爭排名，對宣傳學校的知名度、優化學校的形象、增加學校的社會權威會起到積極的影響。因此，提供優質、高效的檔案知識服務，實現檔案信息共享是學校檔案管理的最高要求和最終目的，也是檔案部門與和外界環境進行交流和溝通的紐帶與橋梁。

1.3 檔案管理是學校穩定發展的重要保障

學校的檔案通常會涉及到學校自身的建設狀況，包括部門設置、師資隊伍、學生的升學情況等，這些信息資料都關乎學校的日常管理和核心競爭力等問題，需要每一個學校加強重視、強化管理，在檔案的管理上投入足夠的人力和資金，建立一體化的檔案信息管理系統，做好信息的傳達與保密工作，為學校的正常運作提供一個安全、穩定的生態環境。

2 學校檔案管理模式創新的策略

通訊技術和計算機技術的進步，改變了信息的分布形式和生成過程，學校要創新檔案信息的存儲形式和管理模式，首先要認識到應用新技術、創建學校檔案信息資源管理一體化平臺的重要性。總的來說，要協調好以下幾個方面的工作。

2.1 樹立數字化目標，發揮潛在的知識價值

學校檔案信息化建設的最終目標就是實現學校館藏信息資源數字化。隨著數字化信息技術的發展，學校需要對檔案加強管理的同時，充分發揮學校檔案的知識性作用，為學校的發展壯大貢獻智力力量。學校的檔案管理工作應當建立在數字化的發展目標之上，首先，開展館藏數字化工作之前，應該做好檔案的優化工作，限制檔案移交機關、控制入館范圍是優化館藏的前期控制措施。其次，發揮檔案信息的知識價值，需要檔案管理部門的工作人員充分利用多媒體、數據庫、數據壓縮等技術手段，將紙質、聲像、縮微膠片等傳統介質轉化為計算機可識別和處理，并建立自動化的信息存儲與管理系統，將所有的檔案資源集中在這一個平臺上，方便人們使用。

2.2 以信息為先導，做好學校檔案的整理與管理工作

檔案呈現的形式是由單個文字組成在一起構成的篇章，從本質上來說檔案傳遞出的是信息，是對學校在過去發生過的一切狀況的記載，將這些信息保留下來一方面是形成學校的歷史記錄，是學校發展的文獻記載，另一方面能夠為學校今后的工作的開展提供依據。檔案管理的信息化目標要求學校應當將傳統的、紙質版的檔案資料轉化為電子版的存儲文件，將儲存于文字、圖表、聲像中的靜態的檔案信息轉化為動態的、可利用的信息，使其滿足可移動、可復制、永久保存的特性，在人員配備和資金投入方面要按照檔案管理工作信息化之后的工作量來決定，以較少的投入獲得較大的效益。

2.3 加強信息交換，使各個部門之間協同運作

為了準確分工、密切配合不同部門之間的工作，學校需要設置多個部門來完成不同工作之間的交接與協助工作，每個細分后的部門都是學校整個系統架構的有機組成部分，而部門之間配合的關鍵在于信息的交流、意見的交換和員工之間的配合。在學校檔案的管理過程中，重點需要關注的問題有兩個，一是要建立資源豐富、功能齊全、設置規范的檔案信息資源數據庫，并在數據庫內容資源的完整性與豐富度、信息處理技術與加工設計和檔案管理人員的技能方面不斷強化，在提升人員自身實力的同時提升系統的服務能力。二是在檔案信息的著錄、檢索、使用、跟蹤和反饋等環節做好服務工作，在這幾項功能中，具體的檔案信息的輸入、檢索與獲取是最核心的，學校的檔案管理部門要集結核心技術，不斷強化這幾項核心功能，其次，在圖像、音視頻和隱私資料的解密方面實現高效運作，能夠為學校不同部門之間的業務配合提供便利。

2.4 建立并完善知識共享體系，加快學校的創新步伐

學校的檔案蘊藏了豐富的知識和信息，通過信息的公開、交流的增多、知識的推廣，可以將學校的創業歷史、發展現狀和未來的發展計劃納入到一個統計的管理平臺之上，建立并不斷完善學校的內部信息分享機制，使得信息資源和知識資源能夠在學校內部充分涌流，成為學校實現創新、提升競爭力的重要力量。

對于以教育學生、傳授知識、培養人才為主要任務的中等職業院校來說，知識的開放和信息的流動能夠為教師和學生所吸收，在他們參與具體工作和學習知識的過程中，這些信息又會和他們自身的思想發生關聯生成新的信息，最終將個體信息進一步融會成學校的共享公共知識，達到了知識學校的創新的目的，知識創新又會促進學校核心競爭力發展的功效之后再回到學校內部的知識市場，成為下一輪學校信息共享的新的信息源頭。這種不斷循環的信息共享機制，不斷推動學校的知識創新，不斷促進學校現實生產力的進一步提高，最終使學校在教育改革的大旗下不斷改善工作方式，培養出更多的優秀人才。