通信建設項目檔案重復問題解決模式的構建

田煜

摘 要：文章通過梳理通信建設項目檔案重復現象的表現形式，分析基本成因，提出應對策略，構建重復問題解決模式。以期改善重視項目檔案齊全、完整，卻忽視重復問題的現狀，并為解決此問題提供經驗和借鑒。

關鍵詞：項目檔案； 檔案管理； 重復問題； 對策

近年來，通信建設項目檔案（以下簡稱項目檔案）作為企業檔案全宗構成的主體，在生產、經營、服務、管理中發揮著舉足輕重的作用。但由于在其內容、形式、歸檔、利用等環節的重復問題尚未引起人們的足夠重視，導致參建單位檔案制作成本增加，庫房壓力增大，管理成本提升，檔案信息檢索效率和準確率下降。為解決此問題，下面從項目檔案重復現象的表現形式、成因及對策三個方面進行分析探討。

1 重復現象的表現形式

1.1 內容重復。項目檔案內容構成方面的重復現象體現在：①招投標文件與合同的內容構成重復。②不同版本控制的設計文件內容重復。③施工圖紙與竣工圖紙內容重復。④工程概述、建設依據等重復出現在各建設階段的文件中。⑤初驗和終驗文檔內容雷同。

1.2 載體重復。在建設過程中，視察指導、現場會議、隱蔽施工等活動通常會形成照片、錄音帶、錄像帶、光盤、紙質等文件，造成“內容相同不同載體檔案的重復”。[1]另外，電子文檔在歸檔時需轉化為紙質文檔，“雙套制”管理的現狀也在一定程度上加劇了項目檔案的重復現象。

1.3 歸檔重復。項目檔案重復歸檔體現在以下幾個方面：①同一文件在全宗內不同檔案類型間重復歸檔。②同一文件在不同建設項目間重復歸檔。③內容和形式完全相同的文件在同一項目或同一案卷內重復歸檔。④同一項目檔案在不同參建單位重復歸檔。⑤同一項目檔案在不同檔案保管機構重復歸檔。

1.4 利用重復。在項目建設過程和日后的改建、擴建、維護、管理等方面，利用項目檔案時復印、拷貝、刻錄的大量復制件不能循環使用，再次利用時需要重復查詢和復制，造成大量人力、物力的浪費。

2 基本成因

2.1 項目檔案管理存在頂層設計缺陷

2.1.1 體制弊端。項目檔案管理體制存在職能交叉，參建單位檔案部門、國家檔案館、城建檔案館等單位之間缺乏統籌規劃和相互間的協調分工，各自為政的弊端造成了項目檔案重復歸檔。

2.1.2 制度缺位。首先，從建設制度看，一些流程存在較為嚴重的多頭管理、層層報批現象，導致項目檔案形成內容重復。其次，從檔案形成制度看，項目檔案的內容構成無具體標準，不同專業和階段的項目檔案內容交叉重復。最后，從歸檔制度看，檔案分類方案缺乏嚴整性，同一文件在整個分類體系中的位置并不唯一，也是項目檔案重復歸檔的制度缺陷。

2.1.3 利益壁壘。鑒于行政壁壘、商業機密、技術保護等方面的特殊要求，項目檔案的開放程度相對較低，相關參建單位為保障日后利用便利，將非本單位形成的相關項目檔案歸檔，導致一些文件重復歸檔。

2.1.4 形式主義。項目檔案形成過程形式主義嚴重，一是“拿來主義”，具有嚴重的抄襲現象；二是 “完美主義”，形成文件穿靴戴帽；三是“機械主義”，大小項目檔案按照同一標準要求。

2.2 項目檔案質量評判體系存在誤區

2.2.1 資源建設好大喜功。檔案資源建設作為增加庫房面積、設備設施、人員編制等的重要參考指標，檔案管理機構為自身利益訴求，盲目增加庫藏量，無形中導致項目檔案重復歸檔。

2.2.2 驗收標準多多益善。項目檔案驗收時由于過分注重項目檔案齊全完整，卻忽視了大量重復文件帶來的隱患，這種客觀現實也為項目檔案存在大量重復現象提供了滋生的土壤。

2.2.3 中介服務推波助瀾。檔案中介服務機構在一定程度上緩解了項目檔案管理任務繁重與人員不足的矛盾，但以項目檔案案卷數量決定服務費用的方式，不可避免地為項目重復歸檔起到了推波助瀾的作用。

2.3 管理理念簡單粗放。歷史和現實中因收集不完整，造成檔案失存、失管、失用、失信等重大損失的案例比比皆是，但鮮有因文件重復歸檔造成人力、物力浪費的報道。因此，人們遵循的片紙只字不得銷毀，多多益善的理念，是造成項目檔案重復的主觀因素。

2.4 管理者業務水平的制約。項目檔案的管理者因缺乏系統、專業的檔案知識和科學有效的管控手段，面對數量眾多、紛繁復雜的項目檔案顯得力不從心，對重復現象“視而不見”的情況時有發生。因此，項目檔案管理者的業務素質制約了重復問題的解決。

3 應對策略

3.1 優化體制機制，完善頂層設計

3.1.1 理順內外管理體制。在歸檔體制方面，經同檔案行政管理部門協商，達成非重點項目檔案暫不向地方檔案館移交的協議，成套項目檔案只在建設或使用單位歸檔，其他參建單位和城建檔案館只保管與其承擔建設任務和工作要求相關的部分。在建設管理體制上，以內控為把手，通過簡政放權、優化流程減少因層層報批導致形成的項目檔案內容重復。通過理順體制機制，形成橫向互不交叉，縱向權責明晰的隸屬關系，避免出現“齊抓共管”的局面，掃清造成項目檔案重復的體制機制障礙。

3.1.2 建立制度約束機制。約束檔案重復的制度包括：①修訂項目檔案形成制度，創建招標、合同、竣工等文件的標準模板，明確各類文件的內容構成。例如，未發生變更的施工圖，編制竣工圖時注明與施工圖一致即可。②修訂分類方案，明確類目之間的隸屬或平行關系，維護分類方案嚴整性，禁止同一份文件重復歸檔。③修訂鑒定制度，把重復內容的剔除、銷毀列入鑒定內容，不得擅自將內容重復的文件歸檔，例如，設計階段的施工圖紙、預算、器材預算分冊等已包含在全套設計文件中，不應重復歸檔。④完善電子檔案管理制度，明確以電子形式運轉、處理的非法律憑證性電子文件，歸檔時不再轉化為紙質文檔；紙質檔案數字化時，已有電子文檔的禁止重復掃描。

3.1.3 構建信息共享機制。在項目檔案利用中，積極推進期滿檔案開放，降低利用門檻、打破行政壁壘、構建信息資源共享機制，簡化利用手續，無償為參建單位提供查閱服務，消除重復保管檔案的內生動力。

3.1.4 推行互見關聯模式。在項目檔案實體管理中，對需要在不同類型、不同項目、以不同載體形式歸檔的同一文件通過互見號的形式減少重復歸檔。在項目檔案的信息管理中，利用基于元數據的集成管理模式對文件進行關聯，減少歸檔次數。

3.2 抓關鍵節點，規范質量評價體系

3.2.1 服務合同中設立查重條款。在項目檔案的市場化服務中，探索實施以投資標的、投資額度、案卷質量相結合的動態定價機制，并在項目檔案服務合同中設立專門條款約定因乙方原因造成重復歸檔的扣除5%服務費，改變單純以案卷數量獲取報酬的弊端，有效遏制了重復歸檔現象蔓延。

3.2.2 檔案驗收中增加查重指標。在項目檔案驗收中，從內容、載體形式、歸檔套數等方面嚴格把關，對重復問題限期整改，并構建重復問題解決倒逼機制，從形成、積累、歸檔等工作流程的源頭對重復現象進行控制。

3.2.3 移交歸檔標準中增加查重項目。在檔案資源建設中，由盲目追求庫藏檔案數量增長，向優化庫藏結構，提高案卷質量轉變，由外延擴張向內涵增長轉變，通過大數據對進館檔案進行體檢，進而倒逼項目檔案的形成和整理者從源頭控制重復問題的發生。

3.3 加強過程管控，倡導低碳理念

3.3.1 打破思維定勢。解決重復問題在認識上應做到：①正確認識項目檔案完整與重復的辯證關系，不得為追求項目檔案數量將重復文件擅自歸檔。②改變“片紙只字不得銷毀”的思維定勢，把重復文件的鑒定工作落實到收集、整理、歸檔等工作環節，做到去粗取精、去偽存真。③加大對重復問題危害性的定量分析和宣傳報道，改變多多益善的思維模式。

3.3.2 關注低碳細節。低碳經濟模式下，應“樹立低碳排放意識，深入挖掘‘低碳細節”。[2]起草公文時緊扣主旨，言簡意賅，反對照抄照搬，力戒形式主義；項目檔案收集、整理、歸檔嚴格對照歸檔范圍，加強源頭治理和過程管控；項目檔案利用中，做好復制文件的回收和循環利用。

3.3.3 發揮技術優勢。在項目檔案利用中，充分發揮技術優勢，利用數字檔案館平臺、微博、微信等方式，改變傳統利用方式，既“減少利用者在館際之間的奔波和消耗”，[3]又減少對紙質檔案的復制，提高效率，節約資源，對解決利用中的重復問題效果明顯。

3.4 創新舉措，提升管理水平

3.4.1 崗位交流。建立檔案與建設人員崗位定向交流機制，有利于完善各自知識結構，對檔案人員的業務知識和建設人員的檔案知識雙向促進，起到事半功倍的效果，為解決項目檔案重復問題提供人才保障。

3.4.2 專項培訓。定期進行項目檔案重復問題解決方案專項培訓，并將重復問題的危害、表現形式、成因及對策等匯編成冊，作為相關人員工作的依據和參考，有利于提升對項目檔案重復現象的鑒別力。

3.4.3 課題攻關。由項目管理方提供資金支持，檔案部門牽頭，建設、科研、信息化等部門共同參與成立項目檔案管理課題攻關小組，建立微信交流群，為解決項目檔案重復問題獻計獻策，并提供技術支撐。

4 結語

項目檔案管理中的重復現象普遍存在，表現形式多種多樣，形成原因錯綜復雜，危害性日益凸顯。重視并采取有效措施解決重復問題，樹立既齊全、完整又精練、實用的項目檔案質量觀，有利于提升項目檔案管理效能，走綠色、低碳、可持續發展道路。

參考文獻：

[1]李真，賈玲.檔案工作中的“重復”問題及對策[J].蘭臺內外，2006（2）：52～53.

[2]張守新.從“低碳”看檔案[J].機電兵船檔案，2011（4）：15～16.

[3]徐輝.檔案事業“低碳”發展若干領域的思考[J].中國檔案，2011（1）：60～61.