藥品庫存預警和新型采購模式在藥庫日常工作中的應用

張景雙　郭　妹

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藥品庫存預警和新型采購模式在藥庫日常工作中的應用

張景雙郭妹

【摘要】目的 引入藥庫庫存預警及新型采購模式，規范和簡化傳統采購模式，使在庫庫存量合理化。方法 設計合理庫存預警初始參數，藥庫人員根據實際工作情況對初始參數進行二次分化設定，建立庫存預警上下限，得出藥品采購計劃量計算公式，從而自動生成藥品采購計劃單，記錄、分析、比較在新舊工作模式下藥品庫存參數指標和工作量指標的差異。結果 庫存預警和新型采購模式下庫存天數比傳統模式更接近最適庫存天數；庫房人員完成采購計劃單時間、單張發票平均入賬時間和單品種月均入賬次數都減少；傳統模式出現庫存積壓、缺藥的情況多于庫存預警和新型采購模式。結論 藥品庫存預警和新型采購模式的應用使藥庫庫存天數更加合理，避免藥品積壓和缺藥現象，減少人力消耗，提高工作效率。

【關鍵詞】藥庫；庫存預警系統；采購模式；設計

加強藥庫的科學管理，是保證藥品質量及保障患者用藥安全、醫院經濟安全的重要環節［1］。50%以上的醫院資金在藥庫流動，所以把藥庫庫存量控制在合理、科學范圍之內至關重要。傳統的一級庫即藥庫，藥品采購計劃單的制定流程是庫房人員先自查藥庫存量，然后填寫采購計劃單，最后購藥入庫。這種采購模式僅憑庫房人員的個人經驗和主觀判斷決定采購量，經常造成品種遺漏缺失或庫存積壓的情況（占用資金，降低庫存的周轉率），并且每天要清查藥品庫存，工作量大，少者五六十種，多者上百種，顯然這種舊工作模式已經滿足不了庫房日常工作需求。我院于2014年5月實行全面信息化改革，引入新的庫房管理系統，庫存預警模式在實際使用中取得良好效果。本文旨在介紹新舊工作模式下（2014年前后6個月）庫存量和工作指標的變化。

1　軟硬件要求

1.1硬件要求

采用華為服務器、EMC CX磁盤柜作為服務器存儲件、前端工作站采用聯想品牌機。

1.2軟件要求

采用LINUX網絡操作系統；ORACLE為數據庫系統；DELPHI為開發語言；WIN7為桌面操作系統。

1.3測試區域

福建省廈門市仙岳醫院藥庫

2　方法與結果

2.1藥庫相關參數的設定

上個月日均出庫量b=上個月某藥品的出庫總量/該月天數；加權值t=去年同期該品種的月出庫量/去年同期前一個月該品種月出庫量；最后兩者相乘，得出當月日均出庫量a=b×t。通過當月和去年同期這個月的藥品出庫量進行加權實現日均出庫量的動態分析，把季節性疾?。ㄈ缌鞲泻途穹至眩?、開學季等因素（如兒童多動癥）考慮在內，使得出的當月日均出庫量a更具參考價值。

2.2藥品的ABC分類管理［2］和部分品種的零庫存管理

近幾年醫院規模不斷擴大，門診量日益增多，藥品使用量呈上升趨勢，不同品種間的使用金額存在一定差異，因此有必要將藥品分成3類進行嚴加管理，便于化繁為簡，有區別地實施管理，提高管理效率［3］。A類藥品為少數品種，占品種總數的5%～20%，但價格較昂貴且臨床需求大，是庫存管理的關鍵品種。此類藥品占庫存總金額的60%左右，減少A類藥品的庫存量可以減少庫存占用資金，因此A類藥品的采購周期應盡量縮短，提高周轉率［4］。B類價格居中，品種數量占據總品種數的20%，占庫存總金額的20%左右需求量少于A類但品種較多的藥品，是庫存管理的次要因素。C類藥品為臨床使用較多的精神科普藥和搶救用藥，品種多樣規格繁多，品種數量占據總量的60%左右，僅占用資金總額的10%。日常采購過程中經常出現斷貨情況，因此必須設置較長的采購周期，增加庫存量，保證臨床基本用藥。因此庫房工作的重點就是既要保證C類藥有足夠庫存量，又要增加A類藥的周轉周期，減少資金占用。

由于精神?？漆t院的緣故，大部分用藥屬精神科用藥，占總品種數量的90%。余下部分外用藥、中成藥、婦科品種用藥量極少且呈現無規律狀態，這部分品種庫房預警系統默認預警下限為零，庫房只備一次出庫量，一經領藥庫存歸零立即進入采購模式。采購量是由庫房人員根據近期出庫量進行人為設定。

2.3藥品采購周期和庫存預警上下限的設置［5］

藥品庫存量上下限的確定，是實現最佳庫存管理最直接的方法，當庫存量低于下限時，系統將該品種自動錄入計劃單中。

藥品采購周期和庫存預警上下限的設置主要參考以往藥品的出庫量、資金占用率、庫房空間利用率、醫藥公司的匯款周期及醫藥公司送貨規律等因素設定。A類藥品采購周期為15 d，以20 d的平均用量為庫存上限，5 d的平均用量為庫存下限；是B類藥品的采購周期為21 d，以30 d的平均用量為庫存上限，7 d的平均用量為庫存下限；C類藥品的采購周期確定為30 d，以40 d的平均用量為庫存上限，以10 d的平均用量為庫存下限。

2.4采購計劃單的自動生成

藥庫管理員打開計算機藥庫管理系統后，點擊庫存報警表，系統即會統計那些藥品庫存量低于預警下限值的品種，將其匯總并計算需采購的藥品數量（最大庫存上限—當前庫存量），自動生成當天需采購品種的采購申請單（包含品種和數量）。藥庫管理員審核確認后由系統傳輸進入采購流程。A類采購量=15a；B類采購量=21a；C類采購量=30a；少量無規律用藥品種的采購量就是庫房工作人員的認為設定值。

2.5購入藥品的入賬

購入藥品的計算機入賬過后，將采購計劃單轉換為藥品入庫單，核對發票根據實際到貨品種、數量、批號等進行修改，復核完畢最后進行入賬過程。

2.6統計分析指標的對比

詳見表1～2。

表1　新舊工作模式庫房藥品庫存情況

表2　新舊工作模式庫房人員工作量指標前后對比

3　討論與分析

表1顯示庫存預警模式庫存天數為（17.24±11.68）d，比傳統模式（24.23±17.56）d更接近最適庫存天數；更重要的是庫存預警模式偏差較小，所有品種82%庫存天數保持在5～30 d用量這樣一個較理想的庫存水平上，超過30 d的藥品積壓和出現缺藥的情況非常少見；而傳統模式庫存天數偏差非常大，只有65%的品種庫存天數在5～30 d區間，藥品積壓（超過30 d）和出現缺藥的情況多于庫存預警模式。表2顯示新預警模式下，庫房人員完成采購計劃單時間（0.12±0.02）h比傳統模式（0.67±0.36）h節省不少時間；單張發票平均入賬時間由（35±12）s減少到（21±8）s，相應的日均入賬的票據也有所減少，有利于減少庫房人員的日常工作量；而單品種月均入賬次數也由改革前的（2.04±1.16）次/種下降到（1.46±0.59）次/種，避免工作人員因為估算不準造成品種的頻繁購進。

舊的藥品采購模式中，庫房人員單憑經驗估算填寫采購單，具有一定盲目性、費時又費力。急需品種不能及時納入計劃單，經常出現缺藥情況給臨床用藥帶來不便；過度采購品種造成藥品積壓，造成嚴重資金占用藥品的過期報廢。藥品庫存預警和新型采購模式的應用與之前藥品出庫量進行綜合動態分析［6］，對需采購品種進行預警生成合理的采購計劃單。藥品庫存預警和新型采購模式的引入使得藥品在庫天數更加合理，避免藥品積壓和資金占用等情況的發生，減少缺藥品種數量；節約制定采購計劃單和入賬的時間，減少人力消耗［7-8］，提高了工作效率，保證全院臨床用藥需求。

參考文獻

［1］ 陶婉珠，劉光豐．對加強醫院藥庫管理問題的探討［J］． 武警醫學，2008，19（4）：374-375．

［2］ 崔嶸，張石革．醫院藥事管理學問答［M］． 北京：化學工業出版社，2010：124．

［3］ 黃志華．談新時期地市級藥檢工作的實踐與探討［J］． 廣東藥學，2005，15（1）：69-70．

［4］ 梁顯剛，龔穎彩，李盟軍，等．優化庫存結構，提高庫存周轉率［J］． 中國醫學裝備，2010，7（1）：23-25．

［5］ 廖廣仁，許白虹，賴偉華，等． 藥品二級庫動態存預警系統的設計與應用［J］． 中國藥房，2008，19（7）: 516-517．

［6］ 潘丹妹．藥庫系統在醫院藥品管理中的作用［J］． 中醫藥管理雜志，2008，16（4）: 282-283．

［7］ 吳妙蓮，沈小慶，王玨，等．量化決策分析法在醫院藥房自動備藥系統中的應用［J］． 中國藥學雜志，2005，40（23）: 1836-1837．

［8］ 孫青，羅秦英，羅俊，等．藥房合理庫存管理之實踐［J］． 西北藥學雜志，2012，27（6）: 589-591．

Application of Early Warning and New Drug Inventory Procurement Model in Pharmacy in Daily Work

ZHANG JingshuangGuo MeiDepartment of Pharmacy，Xianyue Hospital of Xiamen City，Xianmen 361012，China

【Abstract】

Objective To standardize and simplify the traditional purchasing model，and make the inventory rational，we introduce pharmacy inventory alert and new procurement model． Methods Design the reasonable inventory warning initial parameters first，secondtly pharmacy personne do the division setting of initial parametersl according to the actual working situation，then establish early warning upper and lower inventory and drug procurement plan quantity calculation formula． So as to automatically generate single drug purchase plan to record，analysis，compare the indicators of drug inventory parameters and workload in the old and new work model． Results The inventory supply of new warning and purchasing model is closer to the optimum inventory days than the traditional model，warehouse personnel spend less time to complete procurement plan，average booking time of single invoice and the number of single variety monthly booking are significantly reduced，the lack of medicine and inventory backlog of the traditional model is obviously more than the new work mode of procurement． Conclusion The new warning and purchasing model make pharmacy inventory days more reasonable，avoid the backlog of drugs and lack of medicine，reduce the human consumption，improve the work efficiency．

【Key words】Storehouse，Drug stocks early warning，Procurement model，Design

doi:10．3969/j．issn．1674-9316．2016．01．098

【中圖分類號】R97

【文獻標識碼】A

【文章編號】1674-9316（2016）01-0133-03

作者單位：361012 廈門市仙岳醫院藥學部