基于Excel的輔助生產費用計劃成本分配法數據處理

□文/鄒偉娟 盧 呈

（廣東海洋大學寸金學院 廣東·湛江）

隨著市場競爭的日趨激烈，工業企業的壓力越來越大。成本管理效率關系到企業競爭力水平的提高，而如何正確及時地歸集分配生產成本一直是成本核算和管理所關注的重點問題。輔助生產費用的分配是工業企業產品成本核算與管理的一個比較關鍵的環節。輔助生產費用分配方法主要有直接分配法、一次交互分配法、計劃成本分配法、代數分配法，以及順序分配法。其中，計劃成本分配法計算手續較為簡單，各種輔助生產費用只計算分配一次，且可考核各輔助生產車間的實際與計劃成本的差異情況，以便于管理者進行成本管理。EXCEL軟件給會計和財務工作帶來很多便利，利用EXCEL進行數據處理更加及時準確。只要完成前期較為繁瑣的建模工作，日后做核算處理時便可重復運用，大大減少會計人員的工作量。

一、計劃成本分配法簡介

計劃成本分配法是指在分配生產費用時按事先確定的產品或勞務的計劃單位成本和各個車間、部門耗用的勞務數量，計算各車間、部門應分配的輔助生產費用的一種方法，即根據輔助生產車間為各受益車間或部門提供產品或服務的數量，按照計劃單位成本計算出應分配給各受益車間和部門（包括受益的其他輔助生產車間）的費用，再將各輔助生產車間直接發生的費用，加上其他輔助生產車間分配過來的費用，減去根據計劃單位成本計算出的分配數，從而得到按計劃成本計算的分配額和各輔助生產車間實際發生費用之間的差額，針對該差額的處理，可以對輔助生產車間以外的受益單位再一次進行分配，也可以將該差額列入“管理費用”科目中，目前采用后者居多。

采用計劃成本分配法進行輔助生產費用分配時，因為輔助生產車間的產品或勞務的計劃單位成本都會有現成的資料，只要有各受益部門耗用輔助生產車間產品或勞務數量的相關資料，即可完成分配，各種輔助生產費用只需要進行一次計算并分配，簡化和加速了計算工作。按照計劃單位成本分配，排除了輔助生產實際費用的高低對各受益單位成本的影響，可以用于考核和分析各受益單位的經濟責任，還能反映輔助生產車間產品和勞務的實際成本脫離計劃成本的差異。這些優點是其他幾種方法無法比擬的，尤其在考核車間成本控制的情況這方面，便于管理者作出適當的生產調整決策，把成本盡量控制在計劃的范圍內，不產生過多的資源浪費。但如果計劃成本制定得不準確則會直接影響輔助生產費用分配的準確性，所以采用這種方法要求企業計劃單位成本制定要比較準確，企業必須建立良好的計劃成本核算與管理制度，避免成本差異較大時轉入管理費用影響當期的損益。

采用計劃成本分配法分配輔助生產費用時計算公式如下：

各車間、部門應分配的輔助生產費用=該車間、部門的耗用的產品或勞務量×輔助生產車間提供的相應產品或勞務的計劃單位成本

某輔助生產費用分配的差異額=（該輔助生產車間直接發生的費用＋其他輔助車間分配轉入額）－按計劃成本的分配數額

二、EXCEL模型設計

EXCEL模型設計，簡單來說，就是建立數學模型，用于解決實際問題。應用廣泛，單純的數學問題、金融、財務等領域都可以使用，主要包括EXCEL表格的設計、文字的錄入以及公式的編制等。使用EXCEL進行數據的處理，處理結果將在原始數據錄入后即產生，較為快捷。如采用EXCEL模型進行輔助生產費用計劃成本分配法數據處理，只要公式準確無誤，原始數據錄入準確，則隨之產生的結果就不會出錯，能大幅提高數據計算的準確性和及時性，同時也可以采用EXCEL的等量關系自動完成相關會計分錄，在實際工作中方便會計人員操作，縮短工作時間。

圖1

圖2

圖3

在EXCEL建模時，應考慮到界面的適用性，包括提高界面的可辨性與可操作性，界面應該簡潔明了，做到能讓初次使用者可以盡快上手。筆者認為可以將界面分為“原始數據錄入”與“分配結果顯示”兩個基本區域，并用醒目字體對兩個區域進行標識，方便初次使用者根據文字提示完成原始數據錄入工作。

EXCEL建模的關鍵在于公式的編輯。公式編輯需要把數量計算和等量關系等數學邏輯轉換成EXCEL公式，一般具有一定EXCEL操作基礎的人員均可完成工作。但由于EXCEL公式編輯的靈活多樣性，其輸入方式也多樣，可以通過插入函數和編輯欄輸入等方式錄入，即使在相同的界面，不同人員設計出來的公式也會存在一定的差異，但基本思路是一致的。

三、基于EXCEL的計劃成本分配法數據處理

本文以兩個輔助生產車間、兩個基本生產車間的規模建模，企業可根據自身情況進行調整。新建EXCEL工作簿，將其命名為“輔助生產費用計劃成本分配法EXCEL數據處理”，打開該工作簿，按如下步驟進行編輯：

（一）“輔助生產費用匯總表”的設計。（圖1）打開sheet1，按圖1所示建立表格，該部分主要用于原始數據的錄入，具體操作如下：在A1單元格輸入“原始數據錄入區”，輸入完成后拖動鼠標至F1單元格，此時已經選定了A1：F1區域的單元格，點擊“開始”下的“合并后居中”，單元格即合并完成并且文字居中，然后可右擊行數“1”，選擇行高，把行高設置為30左右，以凸顯該區域是原始數據錄入區。同樣，點擊A2單元格，輸入“輔助生產費用匯總表”，點擊鼠標拖動至F2單元格后合并并居中。如下操作大同小異，如圖1所示，在相應的單元格輸入文本即可，A11單元格的內容可根據企業實際的情況自行添加或修改。

圖4

圖5

圖6

完成以上文本錄入后，在合計欄中，使用SUM函數來計算所選區域內數字的合計數。其中在C12單元格輸入“=SUM（C4：C11）”，即表示計算C4到C11內數字的合計數，用于計算各車間耗用甲輔助生產車間提供的產品或勞務的數量合計，以此類推，在 D12 單元格輸入“=SUM（D4：D11）”，在 E12 單元格輸入“=SUM（E4：F11）”。此處可與原始數據中消耗總數相核對，以檢查錄入的數據是否正確。

（二）“輔助生產費用分配表”的設計。（圖2）按圖2所示，建立表格，該部分主要用于顯示分配結果，全部數據均經過EXCEL公式編輯后自動得出。表格制作完成后，進行EXCEL公式編輯。

1、基礎數據公式錄入。在D20單元格輸入“=E4”，表示引用E4單元格的數據；E20單元格輸入“=E5”；D21單元格輸入“=C12”；E21 單元格輸入“=D12”；D22 單元格輸入“=C15”；E22單元格輸入“=C16”；E23單元格輸入“=D4”；D25單元格輸入“=C5”；D31 單元格輸入“=C10”；E31 單元格輸入“=D10”。以上公式利用等量關系，結合原始數據錄入區中“輔助生產費用匯總表”相對應的原始數據，用于相關計算處理。

2、計算公式錄入。在E24單元輸入“=E23*C16”，表示把E23單元格的數據乘以C16單元格內數據求積；D26單元格輸入“=D25*C15”；D27 單元格輸入“=C6+C8”，表示把 C6 單元格內數據加上C8單元格內的數據求和；在E27單元格輸入“=D6+D8”；在 D28單元格輸入“=D27*C15”；在 E28單元格輸入“=E27*C16”；在 D29單元格輸入“=C7+C9”；在 E29單元格輸入“=D7+D9”；在 D30 單元格輸入“=D29*C15”；在 E30 單元格輸入“=E29*C16”；在 D32單元格輸入“=D31*C15”；在 E32單元格輸入“=E31*C16”；在 D33 單元格輸入“=D20+E24”；在 E33單元格輸入“=E20+D26”；在 D34單元格輸入“=D33-D21*D22”，即表示用D33單元格的數據減去D21單元格數據與D22單元格數據的積，用于計算實際發生于用計劃成本計算的差異；在E34單元格輸入“=E33-E21*E22”；在F20單元格輸入“=SUM（D20：E20）”，完成 F20 單元格的公式后，可以利用EXCEL填充柄功能快速完成其余區域的公式編輯，具體操作為點擊F20單元格，把鼠標指到單元格右下方，此時鼠標變為“+”號，然后點住拖動至F34單元格，EXCEL軟件會自動填充F20：F34 區域對應的求和公式，然后把 F21、F22、F23、F25、F27、F29及F31單元格的公式清除，因為這些合計數并無意義，我們只需要算出費用的合計數即可。如圖3，完成公式的錄入工作后，模型將可以自動進行數據的計算，并與原始數據錄入區中的“輔助生產費用匯總表”聯動，當“輔助生產費用匯總表”的原始數據資料進行變動時，該區域中的數據也自動予以調整。（圖3）

（三）費用分配分錄的設計。使用計劃成本分配法進行輔助生產費用的分配后，除完成費用的分配之外，一般各輔助生產車間的實際發生額與按計劃成本分配的數額會存在差異，可將差異額列入“管理費用”科目中，因此需要兩筆分錄才能體現整個分配過程。

1、費用分配的分錄

借：生產成本—輔助生產成本（甲輔助生產車間）

—輔助生產成本（乙輔助生產車間）

—基本生產成本

制造費用

管理費用

貸：生產成本—輔助生產成本（甲輔助生產車間）

—輔助生產成本（乙輔助生產車間）

2、結轉差異額的分錄

借：管理費用

貸：生產成本—輔助生產成本（甲輔助生產車間）

—輔助生產成本（乙輔助生產車間）

3、把分錄錄入EXCEL表格中。如圖4所示，編輯EXCEL公式，即在F36單元格輸入“=E24”；在F37單元格輸入“=D26”；在F38單元格輸入“=F28”；在F39單元格輸入“=F30”；在F40單元格輸入“=F32”；在 G41單元格輸入“=D21*D22”；在 G42單元格輸入“=E21*E22”；在 F44單元格輸入“=F34”；在 G45 單元格輸入“=D34”；在G46單元格輸入“=E34”。聯動“輔助生產費用分配表”中的數據，自動完成分錄。（圖4）

四、試運行

某企業設有供電、供汽兩個輔助生產車間和第一、第二兩個基本生產車間，2012年8月份供電車間本月發生費用為352，360元、供汽車間本月費用為340，000元，合計692，360元。供電車間9月供電383，000度（其中：供汽車間用電22，200度，第一生產車間生產產品耗用210，000度、一般耗用11，200度，第二生產車間生產產品耗用97，500度、一般耗用14，800度，管理部門耗用27，300度）；供汽車間9月供汽6，800立方米（其中：供電車間耗用510立方米，第一基本生產車間生產產品耗用3，500立方米、一般耗用400立方米，第二基本生產車間生產產品耗用1，500立方米、一般耗用200立方米，管理部門耗用690立方米），每度電的計劃單位成本為1元，每立方米的蒸汽計劃單位成本為55元。

如圖5所示，把案例資料輸入“輔助生產費用匯總表”，資料錄入后，可見“輔助生產費用匯總表”中合計數與案例中消耗總量的一致，表示輸入的數據無誤。（圖5）在原始數據錄入區輸入完成后，分配結果顯示區的數據也隨即產生，進而形成會計分錄，如圖6所示。（圖6）

筆者將該案例進行了計劃成本分配法的手工核算，并將手工核算的結果與上述EXCEL模型運行得出的數據以及相關會計分錄相核對，發現結果一致，說明模型并無錯誤。

五、結語

利用EXCEL軟件進行輔助生產費用的分配，一方面可以用于會計教學之中，使得課堂更加生動；另一方面對財會人員解決實際工作中的一些具體問題有所幫助。

［1］趙小麗.計劃成本分配法存在的問題與對策［J］.財會月刊，2015.1.

［2］戴華江.輔助生產費用交互分配的EXCEL模型設計［J］.財會月刊，2013.5.

［3］黨曉峰.制造業企業輔助生產費用代數分配法的EXCEL設計［J］.財會月刊，2013.10.

［4］吳婷.淺談輔助生產費用的計劃成本分配法［J］.中國外資，2013.10.

［5］孟燕萍.對輔助生產費用分配方法的比較分析［J］.中國證券期貨，2013.7.