檔案遷移的保護和管理

曾麗麗　翁瑩瑩 章良國

前 言

衛生檔案作為歷史記錄的載體，其完整與安全，既關系到國家、集體和個人的利益，同時也是為了給子孫后代積累檔案資源財富。保護檔案完整和安全是一項艱巨的任務，也是檔案工作人員一項艱巨的歷史使命。面臨單位搬遷，在搬遷過程中如何維護檔案的完整和安全，這就要求有完備的風險評估和防控策略。

平陽縣衛生和計劃生育局，前身為衛生科、衛生局，檔案起始于1952年，至今已有64年，在歷史的長河中產生了具有查考價值的豐富檔案資源，其中有人事檔案4334卷、文書檔案300卷、醫療執業審批檔案4168卷、基建檔案、會計檔案等共約1萬多卷。檔案的完整和安全既關系到國家、集體和個人的利益，同時也是為了給子孫后代積累檔案財富。檔案的完整和安全是相輔相承的，只有維護檔案完整，才能有效地保證檔案安全。要維護檔案的完整與安全，這是檔案人員的歷史使命。如今單位面臨遷移，大量的檔案搬遷成了重中之重的事，在庫入庫的整個過程務必做好風險防控措施，現就如何維護檔案完整和安全，展開論述。

一、加強領導，落實責任，宣傳到位。

1.領導的重視

單位領導對檔案工作作用程度，取決其對檔案工作的認識程度，認識到位作用就強，取得的效果就佳。衛計局組織人事檔案于2002年已達國家級標準，其他檔案由各部門單獨立卷、保管，單位內要嚴格遵循按照統一領導、分級歸口管理的原則，建立健全檔案管理制度，不斷探索檔案管理新路子，第一把手親自抓，主管領導具體抓，各部門負責人分線抓。在長途搬遷前，把檔案工作列入領導議事日程，落實檔案管理人員責任制，切實解決搬遷的硬件設施配備、投入。

2.檔案員的職業素質

檔案工作的成敗關鍵在于人的管理。檔案工作既是管理工作，又是技術性工作，不經歷大量實踐難以做好，最忌諱頻繁更換工作人員，致使檔案工作長期積累經驗和成果付之東流。相對穩定的高素質的檔案管理工作者是檔案管理工作成功的保證。

3.加強宣傳教育，營造對檔案的共識氛圍

檔案工作涉及面很廣，需要領導和有關工作人員積極和密切配合，必須通過宣傳教育，增加社會檔案意識，形成對檔案管理重要性的共識。

二、實施風險評估，制定應急預案

歷史經驗表明，檔案在搬遷過程中可能出現包裝箱受損受污染等問題，因此應搬遷前進行風險評估，逐一排查各風險項目，預測潮濕、灰塵等污染，散架、被盜、變賣、火災等現象，所以事前應做好風險排查，制定檔案管理的應急處置預案：檔案室制定的突發事件防范和應急處置預案包括以下內容：編制和實施預案的有關危機情況及處理；應急處置工作的目標、要求和具體措施；應急指揮機構的建立及其人員組成，應急處置工作隊伍的人員、分工、聯絡方式及調用方案；縣政府主管機關和縣檔案行政管理部門的聯系方式；其他預防突發事件、救災應注意的事項。檔案搬遷前應組織相關部門進行安全救災演練和設備設施檢查，對本局全體工作人員開展突發事件應急知識教育，增強對檔案搬遷工作中突發事件的防范意識和應對能力。

為避免造成損失，檔案搬遷前期應做好電子文件備份和加密、檔案卷（冊）、包（箱）等的登記造冊、按防塵防潮包裝工作，在搬遷時按需求配置適宜適量、安全的檔案集裝箱、去濕機、風干架、滅火器、防紫外線的棚蓋，提前做好及時控制、補救措施的物質準備。

三、搬遷過程中的完整和安全的應急處置措施

搬遷過程中防盜、防散、防火、防潮濕、防塵、防紫外線等環節措施要到位，押運、清點、交接、入庫等要條理清楚，確保責任到人。這既是保證檔案完整和安全是檔案工作的基本任務，也是檔案工作的目的。突發事件發生，要采取下列應急處置措施：及時報警，在第一時間通知搶險負責人和相關人員，通知專業搶險救援部門。在可能在情況下，采取行動消除事故；組織救援人員轉移和妥善安置受威脅的檔案。迅速控制危險源，標明危險區域，關閉和限制使用有關設備、設施，采取防止發生次生、衍生事件的必要措施，對突發事件可能造成危害和損失做出初步判斷，啟動相關應急處置預案；對災害事故造成的受損檔案，立即組織力量進行搶救。如被盜的要順藤摸瓜及時追回，受水災的要及時采取冷凍或干燥的辦法穩定檔案的狀態，避免災情進一步惡化，同時立即向主管部門報告相關事宜。

四、檔案入庫后的管理

新檔案室要在入庫前認真選址，并嚴格辦理入庫交接手續，入庫后堅持檔案監管長抓不懈，入庫管理主要做到如下：

1.庫房要求和檔案裝具設施配備

新的檔案用房選址要以最大限度延長檔案壽命為目的選擇遠離水源、火源和污染源的檔案專門庫房，配置有檔案閱覽室、檔案人員的辦公用房；配置足量符合國家有關標準的密集架等裝具，溫濕度控制與調節器，防光、防塵、防潮、防火、防盜、防有害生物、防有害氣體等設施及復印機、掃描儀、監控設備、信息化設備等，保證能讓搬遷過來的檔案能及時入庫并得到及時的保護。

2.檔案入庫時的核點，排列

檔案入庫時，要及時核點檔案數量，確保和原出庫時不少一份。為了便于管理和利用，檔案室必須對入庫檔案進行有序存放。存放的原則應堅持簡便、實用、便于管理，在一個全宗內按業務種類、載體、保密等級分庫房和檔案裝具的編號順序依次上架存放，每個類別之間預留足夠的空間，以備后續歸檔新增檔案的存放需要，避免事后重復頻繁的裝柜。

3.檔案修復

檔案修復是指使受損或退變的檔案恢復或接近原有特征，或對其進行加固的過程，是一項搶救性的保護措施。檔案在搬遷過程中材料愛到不同程度的損害，要使受損的檔案長久保存，必須對其進行搶救性修復。具體的修復技術要事前進行業務培訓學習或直接聯系上級業務單位在入庫前先進行修復后庫，以免入庫后的滯后處理縮短檔案的保存壽命。修復工作主要是利用機械、溶劑或氧化化對受污染的進行去污；利用液相、氣相去酸；利用涂料、絲網加固；修裱、字跡恢復與顯示技術等。

綜上所述，在搬遷前精心做好《檔案法》和實施細則等宣傳教育，強化檔案管理人員和其他工作者保護檔案的意識；排查風險，制定風險防控預案，并嚴格執行，避免搬遷過程不安全因素損害檔案，入庫后緊抓檔案管理不松懈，就胡順利完成檔案搬遷工作。