數字化檔案管理在事業單位中的應用分析

夏麗穎

【摘要】檔案管理是事業單位內部管理的重要組成部分，是單位各項工作開展的依據，也是事業單位實現可持續發展過程中不可忽視的環節。在社會進入信息化時代之后，計算機技術逐漸被引入到檔案管理工作中，數字化管理成為了當前事業單位檔案管理的主流趨勢。本文針對現階段事業單位檔案管理數字化的問題進行幾點論述。

【關鍵詞】事業單位；檔案管理；數字化

引言

任何單位和組織都離不開檔案，事業單位也是如此，事業單位領導以及管理人員必須要重視檔案管理工作，根據不同時期單位發展要求，科學制定管理策略，將檔案數字化管理納入單位重點工作規劃行列。以國家各項事業服務為目的，客觀分析當前檔案管理中存在的問題，總結數字化管理過程中的所面臨的各項阻礙，尋求突破當前檔案管理瓶頸的方法，深入挖掘計算機技術的優勢和要點，建立更加完善的檔案管理系統。

一、事業單位數字化檔案管理以及管理現狀分析

1.數字化檔案管理

所謂數字化檔案管理，簡而言之，就是將檔案文件從傳統的紙張材質，轉變為電子形式，記錄檔案的方式從傳統的人工錄入，轉變為計算機錄入，工作人員借助計算機設備對各種不同的檔案信息進行搜集、處理、轉化，進而實現檔案管理的統一化、標準化。同時包括圖像、視頻以及聲音、文字在內的各種形式的檔案資料，都可以通過計算機轉變為由1和0組成的數碼序列，并將這些文檔刻錄在光盤或者磁盤上。這就是整個數字化檔案管理的過程。數字化管理是檔案管理事業發展到一定階段的必然結果，也是我國檔案事業的里程碑。

2.數字化檔案管理現狀

從目前我國事業單位的檔案管理的情況來看，大部分事業單位都意識到了數字化檔案管理的趨勢以及重要性，也相繼建立了數字化管理平臺，但是畢竟數字化管理在我國興起時間不長，很多單位在數字化檔案管理中還存不足，具體分析如下：

2.1欠缺現代化的辦公設備.檔案數字化管理依賴于計算機設備以及大量的計算機軟件，否則管理將無法進行下去。現階段雖然很多事業單位建立了數字化檔案管理系統，也開始強調數字化管理的重要性，但是管理卻欠缺規范，個別事業單位計算機設備極少，信息化辦公無法全面落實。檔案調取以及閱讀十分不便，雖然引入了數字化管理理念，但是卻沒有將數字化硬件與軟件設備購置完善，導致數字化檔案管理效果不明顯，檔案資源的作用發揮不出來。

2.2檔案檢索效率相對較低.現代數字化檔案管理中計算機檢索作為關鍵的環節，它取代了傳統手工檢索的方式，極大的提升了檔案管理效率和質量。但是目前很多單位在檔案檢索方面的技術并不完善，檢索效率低，從而嚴重制約了數字化檔案管理的進程，降低了檔案管理的效率和質量。

二、強化事業單位數字化檔案管理的有效對策

從以上分析中可以看到我國事業單位在數字化檔案管理過程中還存在很多問題，針對這些問題，下面有針對性的提出解決對策。

1.創建數字化的檔案管理系統

網絡化、數字化是當前事業單位檔案管理的趨勢，也為檔案管理提供了巨大便利，在數字化檔案管理的過程中構建數字化檔案管理系統是關鍵，并且數字化管理系統包含的內容非常豐富，事業單位必須要從設備選擇、總體設計以及檔案整理以及軟件開發、光盤備份等各個方面入手，客觀分析當前事業單位檔案管理的需求，建立相應的檔案管理系統，這是數字化檔案管理的前提，因此事業單位檔案管理者以及領導者必須要重視數字化檔案管理系統的構建，并不斷對數字管理系統進行拓展與完善。

2.提高數字化檔案管理的性能

在強化數字化檔案管理的過程中，確保數字化檔案管理系統性能是最為關鍵的一步，下面針對其具體做法進行分析。

2.1提升檔案管理的能力。強化數字化檔案管理性能，是實現數字化管理可持續發展不可缺少的環節，首先要提升管理能力，具體來說就是要借助一定的計算機系統完善其本身的檔案管理性能，進而達到提升檔案管理效率與質量的目的，一般來說目前提高數字化檔案管理性都是利用光纖與磁盤連接列陣實現的。

2.2提升檔案管理的可靠性.磁盤列陣產品在硬件組成以及結構方面要求十分嚴格，磁盤列陣產品不僅能夠為數字化檔案管理系統奠定堅實的基礎，與此同時，磁盤列陣必須要借助多種多樣的形式，并且要根據需要設置保護級別，這樣才能夠為使用者提供最大便利，另外，硬件應該具有熱插拔的功能，這樣才能夠最大限度確保檔案數據的安全性與可靠性。

3.完善辦公系統與檔案管理系統間的銜接

在推進事業單位檔案數字化管理的過程中，辦公系統與檔案管理之間的鏈接工作必須要進一步完善。首先要強化資料查詢功能，建立資源鏈接基礎，依據數字檔案管理的需求，完善單位內部的數字化管理體系，為數字化檔案管理提供一個良好的運行環境。包括檔案歸檔制度、文檔一體制度以及數字制度、保密制度等等，通過一系列制度的建立，確保數字檔案管理的效率和質量，全面提升事業單位檔案管理水平。從事業單位檔案管理的特殊性來看，檔案資料基本都具有一定的保密性，可以公開的文件只是其中一少部分，因此確保數字檔案的安全與完整是非常關鍵的。在普及數字化管理的同時，事業單位必須要有專門的工作人員對硬件和軟件進行安全防護建設，確保電子檔案在儲存過程中不會因為人為因素以及環境因素受到破壞，不會丟失，必須要具有良好的數字化管理環境。

結束語

信息技術是當今社會的主流技術種類之一，在事業單位不斷發展的過程中，信息技術也逐漸被應用到檔案管理中，實現數字化檔案管理，是提升檔案管理質量與效率的關鍵，尤其是在信息化社會中，數字化管理已經成為了檔案管理的主要趨勢，事業單位相關負責人必須要認清這個現實，積極在單位中引入計算機技術，培養更多專業的檔案管理人才，全面推進事業單位檔案管理事業的發展。

參考文獻

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