事業(yè)單位文書檔案電子化的優(yōu)勢(shì)及發(fā)展建議

黃曉瑩

摘 要：事業(yè)單位人員需要與時(shí)俱進(jìn)的對(duì)數(shù)據(jù)及資料管理方式進(jìn)行更新?lián)Q代，在事業(yè)型單位當(dāng)中運(yùn)用電子數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)具有廣闊的發(fā)展和應(yīng)用前景，故事業(yè)單位在開展檔案信息化、電子化建設(shè)進(jìn)程中，需要對(duì)一些細(xì)微的方式或方法給與足夠重視。本文通過對(duì)事業(yè)單位文書檔案電子化所具有的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行淺析，探討強(qiáng)化文書檔案電子化的具體措施，并就事業(yè)單位文書檔案電子化管理的發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行論述。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；文書檔案；電子化；優(yōu)勢(shì)與發(fā)展

一、事業(yè)單位文書檔案電子化的優(yōu)勢(shì)分析

檔案信息電子化實(shí)質(zhì)為將館室藏檔案資料紙質(zhì)或運(yùn)用機(jī)讀方式等具體物質(zhì)對(duì)象，利用微機(jī)收集檔案文獻(xiàn)，并對(duì)其進(jìn)行進(jìn)行不同層次加工及篩選，將其向以微機(jī)軟件形式為基礎(chǔ)的二次文獻(xiàn)信息進(jìn)行轉(zhuǎn)化，以此促使人們更好的給與利用的過程形式。針對(duì)事業(yè)單位文書檔案來講，對(duì)其實(shí)施電子化轉(zhuǎn)變所具有的優(yōu)勢(shì)在于：1.對(duì)現(xiàn)有微機(jī)潛能給與充分利用和發(fā)揮，促使利用效率得以提升。2.對(duì)二次文獻(xiàn)信息相應(yīng)加工時(shí)間給與縮短，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息時(shí)效性提高的目的。3.將檔案信息實(shí)施電子化轉(zhuǎn)變，可實(shí)現(xiàn)一次性投入，而獲取多次產(chǎn)出的功效，可將信息加式工作在具體經(jīng)費(fèi)方面所受到的限制狀況予以改變。4.對(duì)事業(yè)單位文書檔案進(jìn)行電子化轉(zhuǎn)變，能夠?qū)?dāng)前最新應(yīng)用技術(shù)與檔案信息進(jìn)行有效融合。5.當(dāng)將事業(yè)單位文書檔案實(shí)施信息化轉(zhuǎn)變，能夠?qū)⒕唧w信息成果實(shí)施多份拷貝。

二、強(qiáng)化事業(yè)單位文書檔案電子化的具體措施

首先，實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化電子文檔管理。電子文檔管理作為一項(xiàng)具有復(fù)雜性的技術(shù)項(xiàng)目，尤其是事業(yè)單位檔案，其在內(nèi)容上及保密方面具有較高要求，其和使用紙張載體相比差別甚大，因此，應(yīng)從電子化起步階段便可對(duì)電子檔案各項(xiàng)法規(guī)、制度及標(biāo)準(zhǔn)的建立給與足夠重視。對(duì)本單位的電子檔案的相關(guān)制度及管理規(guī)章進(jìn)行制定，并就統(tǒng)一的工作流程給與制定。其次，重新界定電子檔案的“原始性”概念。就電子文檔的自身特點(diǎn)來考量，其促使我們不能運(yùn)用傳統(tǒng)針對(duì)紙質(zhì)文檔相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)及方法，對(duì)其所具有的原始性進(jìn)行判斷，則需要根據(jù)實(shí)際需要結(jié)合電子檔案特征建立一個(gè)全新的“原始性”概念。針對(duì)一份電子文檔來講，只要其內(nèi)容確實(shí)為當(dāng)時(shí)所著，并且為原作者所制作或編寫，未曾進(jìn)行修改和刪除，則可將其斷定為原始性的內(nèi)容。再次，就辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在安全防護(hù)工作方面予以強(qiáng)化。首先應(yīng)將信息存儲(chǔ)載體相應(yīng)制成材料方面問題抓好。就電子文件制成材料在質(zhì)量方面的相關(guān)要求和標(biāo)準(zhǔn)給與嚴(yán)格遵守，促進(jìn)電子文件載體在使用壽命上的提升。通常情況下應(yīng)將文檔儲(chǔ)存在光盤當(dāng)中，不宜將其儲(chǔ)存在磁盤上；還要對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的運(yùn)行安全提供保證，可將登錄權(quán)限進(jìn)行設(shè)置，還可利用文件限制及文件屬性等方式。除外，針對(duì)重要文檔，應(yīng)將其進(jìn)行實(shí)時(shí)備份，從而使信息安全得以保證。將防毒軟件安裝在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上，防止病毒感染及木馬、黑客入侵，始終堅(jiān)持不亂、不散、不丟及不壞的基礎(chǔ)原則。最后，堅(jiān)持以人為本原則，就復(fù)合型文檔管理專業(yè)人才予以培養(yǎng)。針對(duì)事業(yè)單位電子檔案管理來講，其實(shí)質(zhì)上為一項(xiàng)針對(duì)技術(shù)工程的管理，從當(dāng)前電子檔案的發(fā)展趨勢(shì)來分析，其對(duì)專業(yè)檔案管理人員提出了更高的要求，不僅要具備從事現(xiàn)代文書處理及檔案管理的基礎(chǔ)能力，還應(yīng)從事情報(bào)、檔案等綜合信息進(jìn)行管理，事業(yè)單位文書檔案管理管理人員不僅要對(duì)文書知識(shí)進(jìn)行掌握，還應(yīng)具備充足、深厚的檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)，就數(shù)字通信技術(shù)及電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)熟練掌握。

三、事業(yè)單位文書檔案電子化的發(fā)展趨勢(shì)及建議

首先，信息內(nèi)容向數(shù)碼化發(fā)展。電子文檔將聲音、圖像、文字等按照一定要求和格式，將其向符號(hào)或數(shù)碼進(jìn)行轉(zhuǎn)換，并將轉(zhuǎn)換后結(jié)果進(jìn)行儲(chǔ)存和傳輸。其次，文檔處理一體化模式。在電子文檔具體生成階段，需要檔案人員參與其中，并就具體格式及要求進(jìn)行指導(dǎo)，促使所產(chǎn)生文檔符合事業(yè)單位歸檔要求，便于日后統(tǒng)一儲(chǔ)存和管理，與此同時(shí)，還應(yīng)對(duì)具有長期保存價(jià)值的電子文檔所具有的數(shù)據(jù)形式、設(shè)計(jì)思想及產(chǎn)生背景進(jìn)行了解。最后，文檔管理現(xiàn)代化。當(dāng)文件完成制作后，文書檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵循檔案標(biāo)準(zhǔn)及文件運(yùn)行周期理論，將制成完畢后的文檔信息錄入到計(jì)算機(jī)當(dāng)中，并向具有事業(yè)單位文檔管理特征的信息資源進(jìn)行轉(zhuǎn)換，然后根據(jù)實(shí)際需要將其向各種形式進(jìn)行調(diào)整，最終形成融編研、統(tǒng)計(jì)及檢索為一身的二次檔案信息，并實(shí)現(xiàn)一次錄入便可多次且多種形式輸出的目的，為后續(xù)立卷調(diào)整奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。此外，相關(guān)事業(yè)單位管理部門還應(yīng)對(duì)落實(shí)管理提供相應(yīng)物質(zhì)條件支撐。

當(dāng)前我國仍無較為完備的法律，對(duì)一份電子文件的可靠、完整及真實(shí)性的依據(jù)給與確認(rèn)，我國事業(yè)單位在檔案管理上仍然采用的是雙套歸檔的保管策略，即對(duì)電子檔案進(jìn)行歸檔的同時(shí)，還需要就紙質(zhì)檔案進(jìn)行歸檔，當(dāng)歸檔完畢后，同樣的內(nèi)容有紙質(zhì)文件和電子文件，并且其狀態(tài)均為被儲(chǔ)存和可利用，電子文件在其中發(fā)揮著參考價(jià)值，而紙質(zhì)文檔則具有憑證價(jià)值。通過雙套歸檔當(dāng)中所存在的規(guī)則失范、浪費(fèi)與重復(fù)及銜接方面的問題，是當(dāng)前需要首要解決的內(nèi)容。此外，在當(dāng)前電子檔案管理當(dāng)中，在信息消失、信息外泄及儲(chǔ)設(shè)備故障等方面的風(fēng)險(xiǎn)仍然存在。針對(duì)法規(guī)以及標(biāo)準(zhǔn)的完善及制定，檔案管理程序及制度的規(guī)范及《檔案法》以及相關(guān)政策的有效利用及保護(hù)等，均需要從政策層面，對(duì)電子檔案管理進(jìn)行規(guī)范。可通過加大資金投入及增強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)支撐，構(gòu)建事業(yè)單位電子檔案管理系統(tǒng)等方式，對(duì)具體檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范，提高文書檔案管理人員的責(zé)任心和職業(yè)素養(yǎng)，多讓其參加技能培訓(xùn)，真正實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位從傳統(tǒng)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案管理，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位文書檔案維護(hù)及管理的更為有序和高效。

四、結(jié)語

電子檔案相比于傳統(tǒng)檔案，無論是外在形式還是管理方式及內(nèi)容方面，均存在著較大的差異，需要檔案管理人員以技術(shù)為支撐，從中不斷進(jìn)行探索和求證，促使該工作能夠與計(jì)算機(jī)技術(shù)有效融合，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位文書檔案管理科學(xué)化、技術(shù)化運(yùn)轉(zhuǎn)。

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