現代辦公自動化中計算機技術應用探析

紀盛貞

（曲阜師范大學，山東 日照 276826）

現代辦公自動化中計算機技術應用探析

紀盛貞

（曲阜師范大學，山東 日照 276826）

當前計算機技術已經滲入辦公自動化各個環節，為辦公室自動化提供堅實的技術基礎和硬件基礎。計算機通過數據處理、多媒體技術、信息技術、通信技術、互聯網技術等對辦公室各項工作進行變革，不僅提升工作質量，還有效提升工作效率，降低工作出錯率，為辦公自動化進一步發展指明方向。文章就現代辦公室中計算機技術應用展開研究。

辦公自動化；計算機技術；信息傳輸

1 現代辦公自動化的基本要素及其功能

隨著信息技術不斷發展，傳統辦公方式已經無法適應現代社會需求，辦公方式需與時俱進，自動化辦公是經濟發展的必然趨勢。

辦公自動化主要指以見算計硬件為設備基礎，以計算機技術為技術基礎，通過人機料法環多種因素相結合，改變傳統辦公方式，對辦公信息及數據進行收集、處理、存儲、共享，提升辦公效率和辦公質量，在規定時間內以更少的投入快捷高效地完成辦公任務。

1.1 辦公模式的轉變

隨著科學技術和社會經濟不斷發展，21世紀是電子信息時代，電子信息技術的不斷發展為社會帶來極大變革，其中影響較大的就是辦公模式的轉變。當前我國辦公活動已經由傳統辦公模式向現代辦公自動化模式轉變。信息時代需要處理更多數據，傳統數據處理方式已經難以在處理速度和處理質量上滿足實際需求，且現今辦公室信息處理呈現多樣性和多元化的特征，信息種類包含圖像信息、視頻信息、音頻信息、數據信息等。要同時處理這些信息就需要改變傳統辦公模式，轉而向辦公自動化發展。辦公自動化即在辦公中實現智能化和自動化，將計算機技術和通信技術有效融合，并將其運用到辦公活動中，促進辦公活動高效快速完成，讓辦公模式適應現代化社會發展需求。

計算機技術是計算機系統運行重要技術支撐，包含計算機系統結構技術、管理技術、應用技術等，不同分支技術具有不同作用。系統結構技術主要指計算機計算效率較高，極大解放勞動力，性價比高。系統管理技術主要功能是管理計算機系統，對各項操作系統進行智能化管理。系統管理技術可極大提升計算機運行能力，降低經濟成本。系統應用技術主要指程序設計及軟件工程等技術，作用范圍較為廣泛。

辦公自動化的核心就是以計算機技術為基礎，將計算機技術轉變為對辦公活動直接有效的作業模式，通過計算機技術對辦公數據進行分析處理。數據處理過程包括數據輸入、數據分類、數據處理、數據分析、數據存儲。通過對數據得處理分析，在最短時間內實現對數據處理，為管理者和決策者提供理論依據。通過計算機系統進行數據傳輸，節約信息傳遞造成的時間浪費和人力浪費，從根本上提升辦公效率，為辦公活動適應時代發展奠定堅實基礎。

1.2 辦公自動化對辦公要素的改變

對辦公任務進行要素分析，解析其組成，可知辦公活動實質是數種要素組成的以信息化為主的社會活動。其組成要素主要包括辦公人員、辦公環境、辦公信息、辦公制度、組織機構、技術工具等。

辦公人員。人事辦公任務的主導，一切辦公活動均以人的意愿為基礎，向人們預想的方向發展。辦公過程所有人物均需人去執行，從某種層面上看辦公活動可看作是人群管理活動；辦公過程中每個人執行任務存在差異性，根據性質來分辦公人員又可分為高層決策人員、中層管理人員、技術人員、輔助人員等。這些不同層次辦公人員共同構成辦公環境的人群，這些人需辦公自動化各項技術及功能實現方法。

辦公環境。隨著現代信息技術及通信技術的發展，二者已經實現有效融合，在此基礎上辦公環境已經發生翻天覆地的變化。技術發展帶來人的工作空間不斷縮小，人們無需借助傳統大型設備進行信息處理，信息存儲可通過計算機硬件完成，無需專門的信息存儲室。通信技術與計算機技術的融合產生許多新的通信設備和通訊技術，人們可在工作中充分發揮自己的想象空間，發展自己的創造力。

辦公信息。辦公信息是辦公要素重要組成部分，辦公信息可看作是辦公活動的對象，通人、設備、技術對信息進行處理，并將處理后的信息進行傳遞和存儲，從而實現某些目的。辦公信息是辦公自動化的基礎，辦公自動化主要任務是通過計算機技術對辦公信息進行智能化處理，從中得出決策支持，提高決策可靠的。

辦公制度。辦公過程所有人物均需人去執行，從某種層面上看辦公活動可看作是人群管理活動；辦公過程中每個人執行任務存在差異性，人為活動需要有制度管理和規范。辦公制度可被理解為辦公經驗的傳承和辦公知識的固定化，其職能是對辦公室人員進行行為規范，在此過程中辦公自動化系統通過計算機技術對辦公室人員進行智能管理及約束，保證辦公制度可有效實施，發揮其對辦公人員及辦公行為的有效管控。

組織機構。辦公室活動需要建立在科學的組織機構上才能有序進行，從性質上來看，辦公模式具有等級之分，其等級主要由組織機構決定。辦公自動化系統可為組織機構設定不同辦公權限，并采用層層遞進方式實現等級管理，促進人為管理和自動化技術管理有效結合，體現辦公自動化的靈活性。

技術工具。技術工具是辦公自動化的技術基礎，現代辦公自動化技術工具建立在計算機技術和通信技術基礎上，通過計算機技術與通信技術的有效融合將辦公活動有效聯系在一起，每個個體既存在一定聯系又是單獨的個體，并在辦公自動化基礎上形成完整系統。所有個體間可實現信息的傳遞、共享，提升辦公活動效率，改變傳統辦公效率低下狀況。

2 辦公自動化中計算機技術實踐作用

2.1 實現辦公室計算機技術與通信技術的有效融合

辦公自動化技術的實現需要建立在計算機技術與通信技術有效融合基礎上，通過計算機技術與通信技術的有效融合為辦公自動化信息處理及傳遞奠定基礎。計算機技術與通信技術有效融被稱之為計算機網絡通信技術。計算機網絡通信技術不僅具有較高傳輸效率，還能有效抵抗外界干擾，通過多種形式展開信息傳輸。相比于傳統通信技術，計算機網絡通信技術具有呼叫迅速、兼容性高、形式多樣等優點。該技術由計算機技術與通信網絡融合而成，二者優點結合在一起促進多領域信息化技術前進，并在辦公領域有重要應用。21世紀是信息化時代，現代信息處理大多借助計算機技術為依托，實現信息處理高效便捷性。隨著信息處理容量不斷增加必將對網絡通信提出更高要求，辦公自動化主要目的是實現快速便捷的數據處理、傳輸、存儲，因此計算機網絡通信技術必不可少。

2.2 構建辦公自動化管理要素體系

辦公自動化組成要素主要包括辦公人員、辦公環境、辦公信息、辦公制度、組織機構、技術工具等。要實現辦公自動化必須打好要素基礎。

2.2.1 改善辦公環境

辦公自動化最顯而易見的效果就是無紙化辦公。相較于傳統辦公模式，自動化辦公的訊息存儲和信息處理方式發生極大變化，人們可借助計算機技術實現數據在線處理和后臺存儲，信息傳輸可通過數據庫及郵箱等方式進行，因此個人辦公面積被極大縮小。計算機技術在辦公環境中僅需設置機房，辦公室個人僅需辦公桌及計算機硬件設備空間即可，辦公空間及辦公人員間間距被有效縮小，辦公室空間利用率有效提升。相較于傳統辦公環境紙質文件堆積成山，現代辦公環境除辦公人員桌椅及計算機設備外，可放置一些綠色植物，提高辦公室空氣潔凈度，且可通過加濕器改善辦公室溫濕度，為辦公人員創造良好的辦公環境。由此可見計算機技術在辦公自動化中的應用為改善辦公環境奠定了基礎。

2.2.2 辦公人員技能提升

現代辦公自動化已經擯棄傳統辦公模式，通過計算機技術實現辦公效率和辦公質量的飛躍。因此對辦公人員技能要求更高。辦公人員需要掌握與預期工作相關的辦公技巧，首先需對辦公人員進行技能提升，培養其計算機基礎知識和與其工作相關的專業知識，確保辦公人員可自行利用計算機技術進行辦公。定期對辦公人員計算機技術進行調研，及時發現辦公人員技能不足并加以培訓提升。辦公人員需全面掌握計算機技術的各項特性即現代化辦公技能，在自動化辦公中可具備獨立思考和運用計算機技術的能力，并可利用計算機技術簡化工作，提高工作效率，為自適用現代自動化辦公奠定堅實基礎。

2.2.3 建立信息數據庫

辦公自動化的基礎是信息多樣性和數據處理功能多樣性。為提高辦公室辦公效率，首要任務就是建立屬于自己的辦公數據庫，并對數據庫各項信息進行權限設定，對一些特殊信息進行加密處理。在辦公人員數據錄入信息系統時設置不同權限。數據庫的建立和維護主要由管理員操作。為保證系統可靠性需對系統設置系統默認管理員、普通管理員、超級管理員。其中系統默認管理員具有很高權限，其登錄密碼固定不可更換，可對系統進行任何操作。系統默認管理員的設置主要為了防止系統初始化后無法操作導致系統失靈。普通管理員、超級管理員是以系統默認管理員身份進入系統并設置的兩種管理員身份，其權限存在一定差別。僅管理員可對數據庫進行操作，其他人員僅在管理員授權下才可對數據信息進行更改和維護。通過數據庫的建立從根本上提升數據處理、傳輸、共享效率。為保證企業數據庫系統安全性需進行信息系統安全評估。信息安全風險評估建立在一定評估標準基礎上，評估標準是評估活動開展的基礎和前提。信息安全風險評估過程需要評估技術、工具、方法等全面支持，在此基礎上展開全面風險評估，結合實際情況選擇合適評估方法。正確的評估方法可提高信息安全風險評估結果準確性，這就要求評估過程中需建立正確評估方法，克服評估過程存在的不足，從而取得最佳結果，為辦公室辦公提供安全的網絡環境，保障企業信息安全。

2.2.4 制定辦公制度

建立在計算機技術基礎上的辦公具有一定自由性，為辦公管理帶來一定難度。為保證辦公室正常運轉必須制定科學有效的辦公制度，改變傳統人為管理模式，設定各項辦公網絡公約，規范辦公網絡環境。首先通過計算機技術對辦公人員一些權限進行管控，除工作必要外的權限盡量不需關閉。結合辦公需求規范辦公軟件，同一辦公室在實現同種功能時應該使用同種軟件，便于辦公人員進行有效溝通，提高辦公效率。管理員可優化辦公網絡環境，消除外來信息對辦公活動的影響，建立現代辦公網絡環境，促進辦公自動化有效實施。為提高辦公網絡安全性應設置辦公安全防范。安全防范系統由管理員進行掌控，主要對辦公中各項辦公信息進行審核，審核部分由計算機系統自行展開，僅有管理員可以進行權限分配。通過計算機智能管理系統可進行身份區分，人員登入辦公室系統后會將人員登入時間、IP地址及身份信息錄入系統，以此管控人員進出。辦公防盜報警系統是作用于發生緊急事故時的防范系統，發現不良信息進入辦公室系統或黑客侵入后將不良狀況發送到管理員處并通過計算機系統監控功能記錄可疑人員信息，保障辦公環境安全。

為防止管理員進行系統暗箱操作，公司管理員需簽訂保密協議外，其權限一般限定為普通管理員級別，而更高級的管理員一般由企業特定人員擔當，若非緊急情況一般不啟用超級管理員和默認管理員權限。

2.2.5 組織機構的建立

辦公室本身存在組織機構，傳統辦公模式的組織機構無需進行改變，僅需通過計算機技術進行權限管控即可。辦公人員可分為高層決策人員、中層管理人員、技術人員、輔助人員等。這些不同層次辦公人員共同構成辦公環境的人群，這些人需辦公自動化各項技術及功能實現方法。現代辦公自動化需要通過計算機系統設定賦予不同人員不同權限。賦予權限操作主要由管理員操作。例如高層管理人員需要具備所有辦公操作權限，因此管理員可對其所有操作權限進行解禁。基層人員若開通某項權限需向管理員提出申請，并由公司高級人員審核，審批通過后方可進行權限開通。組織機構的建立由計算機系統管理人員利用專業計算機技術根據辦公室現有人員編制及組織機構，在網絡系統中進行設定，形成金字塔狀的組織機構系統，所有辦公室權限審批均由此金字塔系統進行。當組織機構有所改變或有新的人員介入時只需進行局部改動即可。

組織機構在辦公自動化中最明顯的特征就是金字塔狀的審批環節。如基層辦公人員向上申請某項需求，遞交申請后系統自動將審批鏈接發送至申請人員主管級別審批，主管人員接到系統發送的消息審批完成后系統再將審批發送至更高級別管理人員，層層遞進直至完成所有審批。如需求為網絡權限的開通，則所有審批完成后將提醒發送系統管理員處，管理員根據需求進行權限解禁操作。

2.2.6 技術工具的引進和更新

技術工具主要指實現辦公自動化的該項軟件支持和硬件技術支持。硬件技術主要指辦公自動化硬件設備安裝、維護、維修等技術，這些技術由辦公自動化系統維護人員提供。因此技術工具一般指的是軟件技術。辦公自動化軟件技術的提供有兩種方式，一種是移進外來辦公室計算機軟件技術。企業可根據自身需求選購軟件公司已編寫完成的軟件，繳費后即可使用。該種方式較為便捷，可在極短時間內達到預期目的，滿足自身需求。缺點是軟件針對性不強，僅可在某些功能上滿足自身辦公自動化需求，軟件大多數功能并非針對自身辦公系統設計。企業也可請軟件公司編寫程序，由本公司提出需求，軟件公司便可根據用戶需求編寫實現某些功能的軟件，該種方式軟件針對性較強，且軟件較為人性化，均為根據用戶需求編寫的，簡單易學。其缺點是軟件編寫時間過長，難以在短時間內為辦公室帶來便利，且該種形式屬于定制，價格比標準軟件高。另一種方式是由辦公室內部管理信息系統（Management Information System，MIS）的人員自行編程實現某些功能。該種方式不僅成本低廉，而且針對性較強，需求人員可及時與公司內部MIS人員進行溝通，明確需求，避免編寫程序與用戶需求偏離的狀況。其次由公司內部人員編寫程序后期維護較為簡單，可隨時進行軟件更新及漏洞檢查，可及時提高系統穩定性。該種方式對編程人員技能要求較高，且編寫周期較長，受限于公司需求軟件細節方面，可能存在不足，需進行多次后續維護。

3 辦公自動化未來的發展趨勢

計算機技術處于不斷變化中，未來計算機技術發展必然向微型化、智能化、系統化、高速化前進。辦公自動化系統建立于計算機技術基礎上，因此辦公自動化必然隨著計算機技術實現某些變革。基于現有計算機技術可進行展望，首先當前計算機信息和數據處理及轉換方式必然由現有處理方式轉變為知識處理方式，數據庫必將在未來被知識庫所取代。當前人機互動主要通過鍵盤鼠標實現，未來語言交流、手寫方式、圖像方式等必將成為人機交流的主要方式，該種交流方式需要計算機感知技術達到一定程度，從而促進計算機輸入輸出方式發生變革。隨著光學識別、語音識別、生物測定等技術不斷發展完善，人機交流將會更加簡單便捷。當前視頻辦公、語音辦公等方式已經在各大辦公室實現，未來計算機技術發展必然促進辦公活動向綜合化、智能化、高性能化發展，辦公活動不僅局限于辦公室內部人員，企業外部人員（供應商、客戶）等均可參與到辦公中來。

在計算機技術迅速發展前提下，辦公自動化必將迎來新一輪變革。當前辦公自動化思想為知識管理思想，建立知識庫，未來辦公活動演變必將向移動協同、業務導向、門戶面向、網絡互動、知識驅動方向發展，為辦公自動化提供更高效高質量平臺。

4 結語

隨著社會經濟不斷發展，辦公活動涉及信息不斷增加，各單位辦公事務量不斷提升，因此需要從本質上提升辦公質量和辦公效率，辦公自動化中計算機技術的應用實現辦公方式與時俱進，并將在未來發揮更為重要的作用。

［1］魏宏玲.辦公自動化中的計算機技術應用［J］.赤峰學院學報（自然科版），2014（11）：28-29.

［2］劉倩.基于工作流機制的協同OA系統的研究與設計［D］.青島：中國海洋大學，2013（2）：34-39.

［3］李化玉.基于ASP的辦公自動化管理系統的設計與實現［D］.成都：電子科技大學，2015（6）：67-69.

Analysis on the application of computer technology in modern office automation

Ji Shengzhen

（Qufu Normal University，Rizhao 276826，China）

Currently the computer technology has penetrated into all aspects of office automation，which provides a solid technical foundation and hardware foundation for office automation.Through data processing，multimedia technology，information technology，communication technology，Internet technology，computer has changed the work of the office，not only improved the quality of work，but also effectively improved work efficiency and reduced work error rate for the further development of office automation direction.This paper studies the application of computer technology in modern office.

office automation；computer technology；transmission of information

紀盛貞（1991—），男，山東濟南，本科。