關于農產品檢測實驗室檔案管理的幾點思考

朱治鳳 （上海市金山區農產品質量安全中心 201599）

關于農產品檢測實驗室檔案管理的幾點思考

朱治鳳 （上海市金山區農產品質量安全中心 201599）

為提高農產品檢測實驗室運行管理效率，更好地為農產品檢測工作服務，闡述了農產品檢測實驗室檔案管理的重要性和主要內容，并針對實驗室檔案管理工作中存在的主要問題，提出了相應的建議和對策。

農產品檢測實驗室；檔案管理；問題；建議

實驗室檔案是實驗室管理和建設標準化、規范化實驗室的重要標志，是做好實驗室工作、全面提高實驗室管理水平的重要保證。筆者以上海市金山區農產品質量安全中心（上海市金山區農產品檢測中心）為例，分析了農產品檢測實驗室檔案管理中存在的問題，并依此提出了相應的建議，以提高農產品檢測實驗室運行管理效率，更好地為農產品檢測工作服務。

1 農產品檢測實驗室檔案管理的重要性

上海市金山區農產品質量安全中心（上海市金山區農產品檢測中心）于2008年9月成立，主要負責全區糧油、蔬菜、畜禽產品、水產品質量安全監管檢測，能獨立承擔第三方公正檢測，目前已具備豬尿、飼料、蔬菜瓜果農藥殘留、土壤、有機肥料和種子六大類共52個參數的檢測能力。作為出具公正數據的第三方農產品檢測實驗室，為開展準確、科學和公正的檢測工作，必須持續不斷地提高農產品檢測實驗室管理水平。建立和完善農產品檢測實驗室檔案，做好農產品檢測實驗室檔案的收集和整理，使農產品檢測實驗室檔案能規范、科學、正確和全面地反映農產品檢測實驗室的運行情況，提高農產品檢測實驗室的功能和效率，這不僅是農產品檢測實驗室管理工作的重要內容，也是更好地適應農產品檢測工作發展的需要。因此，必須十分重視農產品檢測實驗室檔案管理工作，扎實推進農產品檢測實驗室各類檔案的收集、整理、保管和現代化技術的運用。

1.1 農產品檢測實驗室檔案是檢測工作的重要保證

農產品檢測實驗室檔案是第一手的參考材料，直接反映檢測結果，具有原始性和憑證性，是十分重要的檢測信息。管理好農產品檢測實驗室各類檔案數據，有助于不斷改進農產品檢測實驗方法和手段，從而不斷提高檢測質量，以便得到更準確的農產品質量安全信息。

1.2 農產品檢測實驗室檔案管理是實驗室管理工作的重要內容

農產品檢測實驗室檔案管理將會直接影響實驗室整體管理水平，是農產品檢測實驗室建設和發展中不可缺少的一項長期性、基礎性工作。農產品檢測實驗室檔案管理不僅能客觀反映農產品檢測實驗室的管理水平和檢測質量，而且對增強領導決策的科學性、提高實驗室的檢測水平、維護檢測中心的聲譽和法律地位都具有重要的作用。

2 農產品檢測實驗室檔案管理的主要內容

農產品檢測實驗室檔案的內容應充分反映實驗室的各項工作情況，并能全面、準確、及時地為實驗室的檢測工作提供信息服務。農產品檢測實驗室檔案內容可根據實驗室的實際情況進行收集、整理，按照金山區農產品質量安全中心的規定，農產品檢測實驗室檔案可分為七類，包括檢測人員技術業務檔案、質量管理體系類檔案（質量手冊、程序文件、作業指導書）、標準類檔案（法律法規、技術標準）、儀器設備類檔案、檢測原始記錄及報告類檔案、質量管理體系原始記錄類檔案和收發文類檔案。

3 農產品檢測實驗室檔案管理中存在的問題

3.1 建檔意識淡薄，檔案管理制度落實不到位

傳統習慣上，農產品檢測實驗室的工作只注重檢測過程和檢測結果，忽略了資料的全面收集、整理、歸檔和利用分析，對檔案資料及其歸檔的重要性的認識還相對不夠。體系文件《質量手冊》、《程序文件》和《作業指導書》對實驗室資料的收集、整理、歸檔和使用進行了有效地規范，基本建立起相應的檔案資料管理措施。然而在實際工作中，并沒做到有工作及活動就有記錄、有措施就有書面文字記載和資料存檔，更沒做到對檔案完整、準確、系統和安全有效地加以利用。

3.2 檔案管理的數字化還不夠

目前農產品檢測實驗室主要的檔案管理是對紙質檔案的整理、歸檔，電子版檔案僅是針對紙質檔案編寫的案卷目錄和卷內文件目錄，在查找特定檔案過程中就顯得繁瑣，同時也較難實現網絡化。

4 加強農產品檢測實驗室檔案管理的對策和建議

針對農產品檢測實驗室檔案管理中存在的問題，要切實加強對檔案管理工作的重視程度，加強檔案資源建設和基礎建設，推進檔案管理創新，提供檔案服務，加快信息化建設，增強檔案管理工作的責任感和緊迫感，努力提高檔案管理工作的整體水平，為檔案管理工作的發展創造良好的條件。

4.1 增強檔案管理意識，建立健全檔案管理制度

增強檔案管理意識，建立與農產品檢測實驗室整體發展相適應的實驗室檔案管理制度，統一檔案格式，使農產品檢測實驗室的檔案工作規范化和制度化，并在工作實踐中不斷補充和完善。

4.2 引入現代化手段，實現檔案管理數字化

檔案管理是一個不斷創新的過程，其中實現檔案管理的數字化是實現檔案管理現代化的客觀要求。農產品檢測實驗室要依托現代科技手段，加強對電子檔案的歸檔，使現在的紙質檔案管理逐步過渡到計算機網絡數據化管理，并逐步將紙質數據文件向電子數據文件轉移，方便對檢測結果的網絡發布和今后對檢測檔案的檢索。

4.3 更新檔案工作理念，主動開發檔案信息資源

檔案歸檔的目的就是對檔案資源的利用和開發。通過一些可行的渠道，對檔案信息進行深層次加工，擴大利用、開發檔案的領域和范圍，可適當利用檔案資料，把“死檔案”變為“活檔案”，使檔案具有生命力，并發揮出更大的作用，使檔案管理工作向良性循環的方向發展。

5 小 結

綜上，農產品檢測實驗室通過加強檔案管理可提高實驗室的管理水平，因此，需要進一步解放思想，與時俱進，加強農產品檢測實驗室的檔案管理，完善質量管理體系，增強競爭力，使檔案工作更好地服務于農產品檢測工作，服務于金山農業發展。

2015-07-03