高校檔案館個性化信息服務研究初探

孫 焱

(吉林工程技術師范學院，吉林長春 130052)

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高校檔案館個性化信息服務研究初探

孫 焱

(吉林工程技術師范學院，吉林長春 130052)

互聯網使全球進入信息交互時代，高校檔案館的工作也在互聯網的影響下產生了更多用戶需求和服務類別。根據這種實際情況，本文對國內外高校檔案館的工作現狀進行分析和研究，參考國外的先進經驗，對我國高校檔案館開展個性化的信息服務進行探討。

高校檔案；信息服務；個性化；策略

1 高校檔案館開展個性化信息服務的背景

高校檔案館作為高校的教輔部門，擁有海量的學術信息資源，承擔著信息資源交流與服務的重要職責。美國數學家維納曾明確指出，信息的價值在于傳播而不在于儲藏。也就是說，檔案不被利用，就會失去保管的價值與目的。所以，高校檔案館理應為高校全體師生和社會大眾充分服務。

傳統的高校檔案館存在信息資源開發能力差、信息服務水平低、服務理念與服務導向落后等弊病，嚴重制約了高校檔案工作的發展水平，束縛了我國信息資源的交互使用。根據用戶需求，有針對性地分析與研究高校檔案館的信息服務運作模式、管理策略等，為社會各界提供信息量充足、多元化、個性化的信息咨詢與應用服務，是知識經濟時代背景下信息技術迅猛發展對高校檔案館提出的必然要求。

2 高校檔案館開展個性化信息服務的意義

高校檔案館蘊藏豐富的檔案資源，記載著校情校史。資源檔案記錄著先驅們為建設學校付出的心血，記載著他們為學校的發展拼搏的歷程。近些年來，以畢業生人事檔案、學生學籍檔案、教學檔案為代表的高校檔案信息資源的特色專題也呈現出廣泛的社會需求。此時，個性化的信息服務方式應運而生。如果檔案館能夠為廣大師生和社會大眾提供個性化的信息服務，將極大地提高我國高校檔案館的信息使用效率，徹底打破以往的被動儲存數據資料、僅能提供學生學籍檔案查詢或教師人事檔案儲存等低層次的服務方式，營造出善于應用網絡信息技術，主動根據用戶的需求提供集成化檔案信息服務的新局面。

3 國內高校檔案館個性化信息服務的現狀

我國高校檔案館的個性化信息服務系統建設尚未完備，研究的學者數量和學術成果較少，這是一個亟待研究與開發的領域。我國高校檔案館信息服務主要存在以下幾個方面的問題。

3.1 尚未形成對個性化信息服務的系統研究

個性化信息服務作為高校檔案館在新時代下的主要研究課題，還沒有形成系統的理論。現有的公開發表學術論文的學者大多是高校檔案館工作的一線實踐者，側重對信息服務的功能解析與工作流程的描述，而缺乏對高校檔案館檔案信息服務的運作模式、管理策略方面的研究。

3.2 信息服務觀念滯后

傳統的檔案館多以收集、整理、歸納、儲存為工作任務和目標，所以，大多數高校檔案部門工作人員的思路普遍停留在傳統工作流程上，而沒有及時地更新觀念。現有的高校檔案館信息服務研究成果，普遍滯留在傳統檔案信息服務研究之上。需要注意的是，隨著信息服務技術的更新、信息服務資源的拓展以及信息服務對象的需求振蕩，高校檔案館的信息服務理應緊隨時代，對服務對象和信息技術的變化作出應對。

3.3 信息服務技能缺乏

高校檔案工作人員的專業技能和崗位素質尚無法適應信息化時代對檔案利用服務提出的新要求。著名科學家錢學森曾經指出，“現代化的圖書館、檔案館的人員，應該是信息專家和信息工程師，是信息系統的建設者。”要想將現代信息技術融入檔案信息服務工作中，檔案部門工作人員必須具備敏銳的信息供給意識、系統的檔案服務專業知識以及高超的信息服務技能。但就當前的情況來看，高校檔案館現有的工作人員無論從知識結構還是業務能力上，都和現代檔案館工作人員應該具備的水平相距甚遠。現代檔案館對工作人員的檔案專業知識、檔案編研能力和計算機應用能力均提出了較高的要求。

4 國外高校檔案館在個性化信息服務方面的經驗

我國的個性化信息服務起步較晚、成果較少，因此，借鑒國外高校檔案館信息服務的經驗來研究我國高校檔案館信息服務的創新模式，是高校檔案工作者可以選擇的一個工作思路。如美國采用檔案、圖書和資料一體化管理模式，信息服務對象很廣泛，并不局限于本校師生，全球各地的人都可以通過互聯網瀏覽高校網站并查找所需信息。他們的個性化信息服務方式主要通過數字檔案信息服務來實現。其高校檔案網站中，網站指南版塊最能體現其服務方式的個性化。網站指南主要包括以下四個方面。

(1)在線咨詢。隨著網絡信息服務的深入，在線交流的即時通訊效果得到了廣大用戶的普遍認可。用戶可以在工作時間內通過網絡直接與對方工作人員在線上進行即時通話。他們通常設有一個“提問我們”的圖標，用戶點擊后會彈出一個對話框，只要在工作時間便可以實現與對方的即時交流。網站明確標示在線交流的有效時間，用戶可自行掌握交流的有效時段。這種方式十分方便快捷，有利于檔案工作者更好地理解用戶需求，也有利于那些擁有難以描述的或非常見的特殊問題的用戶更加清晰地表述自己的意見，充分體現以“以用戶為中心”的服務思想。

(2)幫助功能。由于單個網站設有較多的超鏈接，用戶在瀏覽時經常會被無關信息吸引進而打斷，從一個位置超鏈接到另一個位置，多次移動以后，常常會忘記自己最初的訪問目標。針對這種現象，美國高校檔案網站專門開設了一個“幫助”欄目，對瀏覽者進行有效的引導；在標題欄下方提供與用戶提出的問題相關或者存在聯想的題目，并按特定順序展示，方便其他瀏覽者提取使用。常見問題，在幫助欄中即可快捷找到答案；如果問題屬于特殊性問題，用戶可以通過郵件、電話、傳真等手段向檔案館咨詢。

(3)索引。國外網站慣對網站的資源建立索引，一般而言，是按英文首字母A-Z順序排列的。信息之間不需要建立邏輯關系，其功能是向用戶提供訪問特定內容的入口。只要將關鍵詞的首字母輸入，即可搜索到被允許打開的任何界面，更加直觀、便捷。

(4)輸出與利用。國外的檔案館會向用戶提供多種形式的輸出和利用方式。多種形式的輸出方式，包括“保存至本機”、“打印”、“輸出到終端”、“發送短信至手機”以及“發送電子郵件”等。用戶還可以訂閱某一檔案內容，訂閱后，將會及時獲得所訂閱欄目的最新動態。

美國高校檔案館在個性化信息服務方面能夠帶給我們很多參考和借鑒。對其高校檔案館的信息服務展開研究，有利于國內檔案館開拓信息服務的視野，做好信息服務工作。

5 個性化信息服務的策略

高校檔案館要實現個性化信息服務的推廣，應該整合資源，盡快建立起檔案、圖書、資料的一體化管理模式，并加快數字化建設的進程。

5.1 提高檔案工作人員素質

高校檔案部門可以通過送教輔人員出去進修或者引進檔案管理專業人才，充實與更新檔案館工作人員隊伍，使其獲得突出的檔案編研能力和專業的檔案學管理知識。

5.2 提供資金和政策扶持

高校應該給予檔案工作部門極大的支持，配備完善的硬件，再輔以政策傾斜，給檔案部門完善個性化信息服務廣開綠燈，使其盡快建立完備的信息系統，盡早實現豐富的個性化服務功能。

5.3 構建以用戶為需求的數據庫

檔案館數字化是幫助實現個性化信息服務的有效手段。參照美國國家檔案局的ADD檢索經驗，我國應在檔案檢索工具上增強研發能力，滿足不同層次的用戶使用和查詢需求，真正做到信息服務個性化。將檔案館內無需保密的的科技成果、教研成果以及信息資源等全部以數字化的方式輸入網絡，并定期審核開放的檔案目錄和文圖信息，最大限度地滿足不同訪問者的需求，實現檔案信息的共享。尤其是以學生檔案、本校師生科研成果、人事檔案、學歷認證、以時間軸為序編訂的校園新聞紀事等各類資源，需要盡快實現全文可搜索、可瀏覽、可復制等形式的服務，使高校檔案館的資源物盡其用，將信息服務扳入“個性化”的軌道。

[1]湯楊.國內高校圖書館個性化信息服務探析[J].科技創新導報,2008(7):252-253.

[2]邸家琴.信息化背景下高校檔案館信息服務策略研究[D].哈爾濱:黑龍江大學,2010.

[3]曹玲,王榕,顏祥林.分析與借鑒美國常青藤高校數字檔案信息服務模式[J].數字與縮微影像,2013(3):30-34.

2016-06-15

孫 焱(1980- )，女，館員，從事檔案管理研究。

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2095-7602(2016)08-0145-03