促進科研檔案利用 助力農業科研服務民生

杜優穎

（黑龍江省農科院草業研究所，黑龍江 哈爾濱150086）

?

促進科研檔案利用 助力農業科研服務民生

杜優穎

（黑龍江省農科院草業研究所，黑龍江 哈爾濱150086）

摘要：本文以農業科研檔案工作為研究對象，概述了農業科研檔案的利用、利用與保密之間的關系以及在實際工作中農業科研檔案利用工作的總結與拓展新思路。通過對農業科研檔案利用的研究，發揮科研檔案的作用，提高農業科研檔案的管理水平。

關鍵詞：科技檔案；農業；利用

黑龍江省是農業大省，是國家重要的商品糧、畜產品和綠色食品生產基地。黑龍江省農業在促進社會發展、維護社會穩定和保障國家糧食安全等方面做出了重要貢獻。在 2016年黑龍江省政府工作報告中，陸昊省長在“十二五”時期及 2015年工作回顧中提到“我省現代農業邁上新臺階。現代農業發展步伐加快，糧食總產達到 1369.58億斤。連續五年糧食總產量和商品量全國第一，為保障國家糧食安全做出了重大貢獻。”

在黑龍江省的農業增長與農民增收中，科技進步起到了舉足輕重的引領作用。在科研生產活動中整理、保存下來大量的科技檔案，農業科研檔案是科研工作者在科研活動中形成的具有保存價值的原始數據，是科研活動的重要軌跡，也是借鑒、參考的重要依據。其是農業科研機構各個發展階段科研工作的真實記錄，內容包含科研準備階段、實驗階段、總結鑒定驗收階段、成果報獎以及推廣應用階段的文件材料和原始數據［1］。

文件生命周期理論中，文件沿縱向運動進入非現行時期而成為非現行文件后，能夠呈現出科學的歷史研究價值。從滿足民眾知情權和信息權的視角，此時的文件應向廣大民眾開放［2］。《檔案法》第十九條規定，“國家檔案館保管的檔案，一般自形成之日起滿 30年向社會開放，經濟、科學、技術、文化等類檔案向社會開放的期限，可以少于 30年。涉及國家安全或者重大利益以及其他到期不宜開放的檔案向社會開放的期限，可以多于30年，具體期限由國家檔案行政管理部門制訂，報國務院批準施行。”

1檔案利用與利用研究現狀

1.1檔案利用現狀

檔案利用工作是指檔案館（室）根據所藏檔案信息為社會各項事業及民眾需要以不同的方式提供利用的工作。檔案利用工作在檔案工作具有突出的地位，是檔案工作的中心任務，直接體現了檔案工作的意義和作用。按照檔案信息加工程度的不同，檔案利用分為一次檔案文獻服務、二次檔案文獻服務、三次檔案文獻服務。一次檔案文獻服務是指，未經加工的檔案原件及復印件的提供利用。如檔案館的閱覽服務，提供原件、復印件的出借服務等；二次檔案文獻服務是指原始檔案材料經過加工整理后的二次檔案文獻。如索引、目錄等；三次檔案文獻是指根據一定的主題，選用特定的體裁對檔案內容經過研究與綜合加工編寫而成的作品。如參考資料、百科全書等［3］。

檔案提供利用的服務方式主要由以下幾種：閱覽服務，檔案外借，制發檔案復制本，提供檔案證明，檔案咨詢。包括指導性咨詢，主要指檔案利用者在查找檔案時遇到的問題給予解答；檢索性咨詢是指按查找人需要提供檢索信息或幫助；事實性咨詢，向利用者提供特定事實或數據服務；科技咨詢，協同技術部門進行技術轉讓或技術開發，解答用戶技術需求［4］，檔案宣傳展覽以及提供檔案目錄利用等利用方式。隨著網絡信息化的不斷發展，檔案利用服務的方式也有了新變化。

1.2檔案利用的研究現狀

我國檔案開放利用始于上世紀80年代，國家提出開放歷史檔案的政策，利于民眾和社會各界使用。檔案利用這一課題的研究也不斷深入。利用政策方面的理論基礎研究有譚培發表的《檔案信息研究》，任麗娟的《法制背景下的檔案信息資源開發利用》，李陽新的《我國利用檔案收費政策研究》等研究成果。自 1987年 9月 5日《中華人民共和國檔案法》第六屆全國人民代表大會常務委員會第二十二次會議通過，1996年 7 月5日第八屆全國人民代表大會常務委員會第二十次會議修正，檔案立法方面的研究也日益增多。張林華論著《檔案開放利用中的若干法律問題思考》，崔世華、孫少平、劉軍等的研究《檔案開放利用中的法律問題》等［5］。

2科研檔案利用與保密

在科研檔案管理中，具有國際競爭力的科研成果根據《科學技術保密規定》可確定為保密文件。在農業科研當中除以上提到的保密文件，某些前沿或仍有后續研究價值的科研項目文件檔案材料雖不具有保密性，但在行業中仍然具有先進性與創新性。如何協調好科研檔案提供利用與保密范圍的關系是保證檔案工作運行良好的關鍵。在維護好科研檔案所具有的先進性、創新性的同時，使科研檔案最大限度的服務本機關、民眾需求與社會主義事業是科研檔案利用服務的工作目的。保存檔案重點在于利用，長期鎖箱封存就失去了科研檔案保存的意義。科研檔案的利用與保密，從根本上說是統一的。保密的目的也是為了保障科研檔案更好的利用，科研檔案的保密工作主要是限定檔案利用的范圍。科研檔案的保密工作是一個動態的管理過程，隨著時間、形勢發展等條件的變化而變化。根據《檔案管理學》中如何正確處理檔案提供利用與保密的關系中提到，凡是有利于改革開放、促進社會安定團結、有利于社會主義現代化建設就應積極大膽的提供利用。在具體情況的處理中，應深入考察檔案信息內容，根據時間的變遷，地點與條件的變化，及時調整檔案的密級，逐步擴大檔案的利用范圍，減少冗雜的審批手續，極大限度為利用提供便利［4］。

3科技檔案利用實踐

農業科技檔案管理工作如何做到即維護科技檔案的保密性，又使科技檔案的利用具有時效性是個值得探討的問題。

3.1發布檔案信息，服務科技咨詢

草業研究所編研、整合人事檔案信息在草業所網站上發布了專家姓名、研究方向、職稱以及咨詢電話等信息；通過各業務科室提供的科研檔案材料將育成品種推介到網站上。有需求的民眾通過網絡與通訊設備，足不出戶便可以隨時咨詢與掌握品種信息。做到將專家帶在身邊，讓專家成為農民科學種養的領路人，切實服務“三農”。

3.2制作培訓資料

為了加快普及推廣農業先進實用新技術，黑龍江省農科院對全省經濟十弱縣進行科技幫扶，建立院縣共建模式，該模式被農業部作為農技推廣十大新模式之一并推向全國。作為院縣共建工作組成部分之一，黑龍江省農科院草業研究所根據科研檔案材料，編研制作培訓資料發放到幫扶對象手中。建成專家大院，在田間地頭做給農民看的同時，將科技知識落實紙上、留在手中，服務民生。

3.3檔案證明

按照《中華人民共和國種子法》第三十六條規定，種子生產經營者應當建立生產經營檔案。在科研生產中建立生產經營檔案，可以清晰的記錄基地制種、加工貯藏、經營等環節的科研生產軌跡。有利于各環節出現問題時，溯源查找問題發生原因，保證生產加工者、經營者及購種者各方的利益。

3.4農業工作中拓展利用新思路

農業科技檔案如何拓展思路更好的服務科研與民生，還需謹慎試行，多方考證。

3.4.1成果轉化 服務科研應是農業科研檔案利用的最終方向。科研檔案作為科技信息和科技成果的載體已經進入科技市場，技術轉讓和技術交流，一般就是通過科研檔案（復制件或編研成果）實現的［6］。例如，根據草業研究所玉米科研生產活動中形成的原始材料，建立玉米生產檔案。根據檔案的立卷規律和玉米生產實際，可按照品種進行立卷。玉米生產工作，由基地玉米制種和收獲調入后種子加工工作組成。隨著玉米品種的基地制種、加工環節結束，收集基地制種、加工記錄的材料即可生成一個玉米品種的生產檔案。該項生產技術，可與育成品種一同配套實施科技成果轉化。

3.4.2展覽宣傳 草業研究所為了普及植物基因資源知識，依托黑龍江寒帶植物基因資源研究中心建立了科普展覽館。從植物起源、自然進化、人工選擇、生物多樣性、科學造福人類、人與自然、資源爭奪、知識產權保護等八個方面闡釋了保護植物基因資源的重要性。館中陳列由草業研究所科研人員依據檔案材料和相關資料制作完成的展板與部分珍貴的實體檔案組成。檔案館的開放與展示將有利于提高人們保護生物多樣性的意識，有利于提高人們了解各國間資源爭奪緊迫性的認識。

4結語

科研檔案管理是科研管理的一部分。科技改變生活，民眾是科研工作的最終服務對象。科研檔案經過整理利用，以新形式適時服務科研、服務人民生活，是科研檔案輔助成果轉化，也是作為科研成果落地轉化的有利措施。科技檔案為進一步加快現代農業進程，推進社會主義新農村建設作出積極的貢獻。

參考文獻

［1］國家科委，國家檔案局.科學技術研究檔案管理暫行規定［EB/OL］.國檔發〔1987〕6號.（1987-3-20）.

［2］吳品才.論科技檔案開放利用的特殊性［J］檔案學通訊，2014（1）：65-68.

［3］陳智為，鄧紹興，劉越男等.檔案管理學［M］北京：中國人民大學出版社，2008：382-383.

［4］劉偉.科技檔案管理［M］哈爾濱：黑龍江人民出版社，2007：179.

［5］姜涵.中美檔案開放利用的比較研究［D］.山東大學，2013.

［6］王傳宇，張斌.科技檔案管理學［M］北京：中國人民大學出版社，2009：42.

中圖分類號：G275.9

文獻標識碼：ADOI編號：10.14025/j.cnki.jlny.2016.13.073

作者簡介：杜優穎，碩士，黑龍江省農科院草業研究所，中級館員，研究方向：檔案學與農學。