新加坡檔案管理工作的特色及借鑒

潘毅文（西南大學　檔案館，重慶　400715）

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□圖情研究

新加坡檔案管理工作的特色及借鑒

潘毅文
（西南大學檔案館，重慶400715）

［摘要］新加坡國家性質的檔案保存歷史雖還不足50年，但卻擁有不少自身的亮點與特色，其中的某些方面甚至走在了世界的前列。如十分重視發展口述歷史檔案、微縮檔案及其應用大眾化、檔案展覽市場化水平高等。其中的一些成功經驗和做法，對于改善中國今后的檔案管理工作具有十分重要的借鑒意義。

［關鍵詞］新加坡；檔案管理；特色；借鑒

一、序言

1967年，新加坡頒布 《新加坡國家檔案與文件中心法》，根據此法律于次年建立了新加坡國家檔案館，以此作為全國性的檔案管理中心。新加坡國家檔案館在成立之初，便作為官方文獻記錄和歷史資料的保管者，其宗旨是保存各個公共機構所形成的檔案。1993年，國家檔案館被正式并入國家文物局并成為其3個下屬單位之一。新成立的國家文物局也同時規定：國家檔案館是官方的記憶寶庫，永久保存具有國家歷史意義的檔案資料。這已成為新加坡國家檔案管理的行為準則。

新加坡國家檔案館下轄：文書管理組、檔案服務組、古跡研究組、古跡保護組、檔案修復組、微縮膠卷制作組、視聽檔案與展覽部、口述歷史中心，全館正式職工近百人。館內收藏著自1805年以來的殖民地時期到現今的檔案，并且從1989年開始實施了收集散失于英、美等西方國家的歷史檔案的5年計劃。除館藏紙質檔案、照片檔案和圖紙檔案外，還有約17 000小時的錄音錄像資料、70多萬卷微縮膠卷、20余萬張微縮圖片，共分為口述歷史、紙質、圖片、視聽、人物、政治演講、政府文件、藍圖等8個方面的數據檔案庫。

這里，我們著重探究新加坡國家檔案管理工作中的成功經驗和做法，同時也是其亮點與特色，值得中國檔案管理工作參考、學習和借鑒。

二、新加坡檔案管理工作的亮點與特色

我們將以新加坡國家檔案館管理工作中最具特色、成效較為顯著的 “口述歷史檔案”“微縮檔案”和 “檔案展覽”為例來進行論述。

（一）十分重視發展口述歷史檔案

新加坡因其建國歷史相對短暫 （1965年宣告獨立），距今 （2015年）剛好50年，故現存史料并不豐富，需要采取另外的特殊措施來豐富史料，口述歷史便應運而生，并作為其重要的整理歷史檔案的手段。口述歷史檔案占新加坡檔案館庫藏相當一部分的比例。從1979年新加坡國家檔案館成立口述歷史組，至1985年改為口述歷史館，1993年又改稱為口述歷史中心并沿用至今。這一點有別于世界上大部分國家檔案館。說明新加坡國家檔案館對 “口述歷史檔案”的高度重視。

由于新加坡建國時間較短，早期歷史資料相對缺乏，因此主要依靠私人日記、信件以及其他檔案從事歷史研究，而大多數人尤其是相對普通的人群缺乏記日記的習慣，再加上日常生活的繁忙，使得這一途徑也受到了很大的限制。于是利用訪談、錄音等方式來記錄他們那一時代人的回憶，再經后期的相關整理，完全可以使其成為珍貴的歷史檔案資料并加以研究利用。

新加坡國家檔案館 “口述歷史中心”的成立，尢其是通過訪談、錄音、錄像等方法，保存和傳播了人們對于早期新加坡歷史的集體回憶。由于人物的音像得以保存，使得后人能產生一種身臨其境的氛圍，這是一般館藏文字資料和圖片所難以企及的。比如：今天的人可以對孫中山、斯大林、毛澤東等的音容相貌記憶猶新，但是對朱元璋、洪秀全、乾隆皇帝等歷史人物卻不能做到，就是因為后者所能留下的僅僅是枯燥的文字和畫片。

新加坡國家檔案館 “口述歷史”的操作方法多種多樣，如首先草擬計劃大綱 （其大綱按政治、經濟、文化教育、藝術、名人等專題分為若干類目），再與受訪者聯絡溝通，劃定范圍并進行訪談，將訪談內容編成文稿，最后修正文稿并收藏。更為重要的是，新加坡國家檔案館對口述檔案的工作已經形成清晰的工作思路和嚴格的操作程序，并且頒布 《口述歷史使用條例》以進行規范。

國家檔案館 “口述歷史中心”往往在完成一項計劃之后，還會將受訪者的訪談摘要和目錄索引進行整理，印成相關目錄供公眾在查詢時參考，甚至還利用口述檔案出版相關的刊物和視聽資料以供大眾使用。而今，“口述歷史中心”已經圍繞20個主題形成了約17 000小時的錄音以及錄像資料，其訪談成果包括 《新加坡新趨人物》《日本占領時期的新加坡》《新加坡的多元種族社會》《新加坡的政治發展》《新加坡的華人的社會》和《新加坡的勞工運動》等，涉及范圍包括國家和社會生活的方方面面且成績斐然。

新加坡國家檔案館發展口述歷史所具有的優越性主要表現在以下3個方面：其一是豐富館藏，建立起比較合理的館藏結構。眾所周知，檔案收藏的主體是文字、照片和圖紙等，但它只能反映出一個概貌，難以形成對整體的一種把握。比如，一些重大歷史事件的影響，很難從一般文字和圖片資料中反映出來。而口述歷史資料則可以起到彌補不足的作用。其二是可以更好地適應社會需要。如國家檔案館出版的 《新加坡新趨人物》《昭南島——日治時期的新加坡》《新加坡的多元種族社會》等就是為了進行愛國主義教育而編撰的。其三是范圍廣泛且生動豐富。口述歷史涉及重大歷史事件，既有政治、經濟、軍事、文化、教育等內容，又有民情風俗等內容。學界認為，“口述歷史”本身就具有聲情并茂、身臨其境、生動活潑、真切感人等特點，值得大力提倡。

（二）微縮檔案及其應用大眾化

新加坡因地處熱帶地區，特殊的高溫、高濕環境使得紙質檔案保存相對不易，而且保存成本也相對較高，為了更好地保護檔案，新加坡國家檔案館便大規模地采用微縮技術。目前，新加坡國家檔案館的微縮檔案水平處于世界先進地位，同時也擁有堪稱世界一流的設備與技術，其微縮處理量達到每年800萬-1 000萬頁。與世界大部分國家將紙質檔案和微縮檔案進行同時保存不同，新加坡卻將大部分紙質檔案進行銷毀處理，只保存其微縮檔案。現今，國家檔案館已對館內全部檔案進行微縮處理，只對其中5%的紙質檔案進行永久保存，而對其余95%的檔案則分為不同的階段 （如10年、20年、30年等）進行銷毀處理。

新加坡國家檔案館認為，只要充分利用好微縮技術，就能避免花費大量的人力、物力、財力來保管利用價值低甚至沒有利用價值的檔案，從而將更多的資源用于更好地管理和保存具有更高價值尤其是具有永久保存價值的檔案。相比于傳統的微縮檔案，新加坡的微縮檔案也具有其自身的特色。隨著日新月異的高新技術的發展，尤其是隨著網絡化時代的到來，處于日益忙碌的人們的閱讀查詢習慣已然發生轉變，從之前的紙質閱讀轉向了電子閱讀。面對這種顯著的變化，新加坡對其微縮檔案進行數字化處理，使得它與信息化時代的大眾閱讀方式得以充分銜接，從而更好地發揮出檔案作為存史資政和服務大眾的功能。

據此，可以總結出新加坡微縮檔案發展及其應用大眾化的如下優點。首先，節約檔案保存空間。眾所周知，新加坡國土面積狹小、人口稠密，可謂是寸土寸金。為了達到在有限的空間內存儲更多的檔案，微縮技術便是其最佳的技術手段。其次，方便大眾對檔案進行查閱。隨著信息化時代的到來，特別是在網絡日益成為大眾獲取信息知識的主流手段的情況下，國家檔案館不僅將館藏檔案進行微縮處理，而且還將其中的相當一大部分進行數字化處理后上傳到門戶網站，使普通大眾在家里就能在線獲取他們所需的資料，不必再奔波于路途之中。最后，減少了檔案保存的費用。由于館藏檔案都已進行微縮化處理，而且大部分紙質檔案已被銷毀，這樣就減輕了大量的保存壓力，既有利于檔案的保存，也有利于降低檔案保存所需的費用。

（三）檔案展覽市場化水平高。新加坡國家檔案館不僅對檔案展覽有明確而具體的定位，而且還設有專門的視聽檔案部來負責實施

新加坡檔案展覽的市場化水平很高，其主要運作機制便是由邀請方負責展覽所需的資金，這與大部分發展中國家（包括中國）的情況大相徑庭。如國家檔案館對于所有的流動展覽都收取費用，主要涉及展覽費和交通費，而且還提供套餐服務。此外，國家檔案館也充分利用信息化時代的高新技術進行網上展覽等。

新加坡發展檔案展覽所體現的社會效益和經濟效益同樣顯著。第一，更能激發大眾的觀看興趣。比如，國家檔案館在其門戶網站上推出了6個板塊的網絡展覽，內容豐富，資料翔實，還配有背景音樂、文字描述，吸引力較強。第二，更能降低檔案展覽成本。新加坡市場化的檔案展覽做到了投資與收益的最佳結合。第三，更能增進公眾的歷史認知。檔案展覽市場化絕不是一廂情愿的事情，檔案館布展的積極性和觀眾的需求性相互依存，缺一不可，而新加坡國家檔案館多種途徑的展覽方式與市場化機制，無疑值得我們認真學習與借鑒。

三、新加坡檔案管理工作的思考與借鑒

第一，要更加充分認識到口述歷史檔案的重要性。由于中國擁有相對豐富的歷史檔案，使得一部分學者忽視了 “口述歷史檔案”。口述歷史檔案被公認的一大優點便是能夠生動形象地反映當時、當世，當時人和當世物的形象，這一點在保存少數民族非物質文化遺產檔案方面的作用更加明顯。例如，在中國55個少數民族中，擁有自己文字的僅有21個，所以許多少數民族的歷史演進、生產生活方式、宗教信仰和風俗習慣等都是通過口口相傳而世代流傳的，缺乏相應的文字和圖片資料等。然而，各少數民族鮮明的民族特色以及風俗習慣大多只為祭師或長老所熟知和掌握，而這些祭師或長老所掌握的風俗習慣知識一旦得不到傳承，那么在他們去世之后，這些風俗習慣也將隨之逝去，成為千古。這樣，如何妥善地保護好這些非物質文化遺產便是我們難以回避的一大課題，而建立起一定的口述檔案體系無疑是一條十分可取之路。據此，新加坡通過口述歷史檔案發展起來的涉及國家和社會生活方方面面的口述檔案體系，給我們提供了一個成功的范例。

第二，要更加有效地保存好、利用好微檔縮案。目前，由于微縮技術具有較為先進的優越性，如保存時間長、規格統一、體積小、保存信息具有真實性和權威性等，再加上大數據的應用，使得它在檔案保存中具有重要的地位。然而在中國的實際情況卻是微縮品利用不是很普遍，利用率也相當低，且大多用于專業或學術領域，普通人群很難接觸到，造成了一定的資源浪費。隨著信息化速度加快，特別是云計算、物聯網時代的到來，給微縮檔案使用的大眾化創造了十分有利和非常便捷的條件。在這方面，新加坡國家檔案館將微縮檔案中的大部分進行數字處理并將其上傳到門戶網站以方便大眾查詢的方式，很值得包括中國在內的廣大發展中國家參考與借鑒。

第三，要更加充分有效地發揮好檔案展覽的功能。相比于新加坡的永久檔案展覽和檔案展覽市場化，大部分發展中國家無疑處于相對落后的水平。要么以臨時性展覽為主，要么其展覽不方便社會公眾利用或參觀。而新加坡檔案展覽以及市場化的多種方式、較高的投入與效益水平、良好的公眾參與和認知等，都值得我們認真思考并付諸實施。

“他山之石，可以攻玉”。通過對新加坡國家檔案館亮點與特色的考察，再與包括中國在內的廣大發展中國家相對照，無疑能發現其中的不少過人與閃光之處。我們始終堅信，只要檔案和檔案管理工作能夠發揮好“存史資政，服務大眾”的功能，那么檔案的本質與其特有的魅力就能真正顯現出來。

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［責任編輯：志洪］

［中圖分類號］G27

［文獻標識碼］A

［文章編號］1674-3652（2016）02-0128-03

［收稿日期］2015-10-27

［作者簡介］潘毅文，女，北京人。主要從事高校檔案整理與研究。