水利工程內業資料整理存在問題及對策

靳 芳

（盤錦市河務管理處，遼寧盤錦124010）

?

水利工程內業資料整理存在問題及對策

靳 芳

（盤錦市河務管理處，遼寧盤錦124010）

摘要：本文立足水利工程內業資料整理與歸檔現狀，分析了一些水利工程建設管理中內業資料整理存在的問題并提出了相應的改進措施，希望能夠更好的推動水利事業發展。

關鍵詞：水利工程；資料整理；策略

水利工程檔案資料是伴隨水利工程建設而形成的內業資料，是水利工程建設各項數據指標的歷史記錄，內業資料的質量是衡量水利工程質量及驗收的重要依據，是事故處理的重要參考，對于工程的建設、管理、維護、改造具有不可替代的作用，因此確保資料的及時性、真實性、準確性、完整性是十分必要的。本文立足于當前水利工程內業資料的現狀，對出現的問題提出了相應對策，希望能給水利工程的內業資料管理工作帶來一定的促進作用。

1　水利工程內業資料整理存在主要問題

隨著近些年國家對水利工程投入的增加，水利工程的質量管理逐漸規范，相關政策、規范進一步更新完善，內業資料工作正逐步走向科學化和規范化，但在一些中小型水利工程建設中，由于疏于管理及意識淡薄，內業資料的整理仍然存在著不規范、不及時、弄虛作假、后補內業等一系列問題。

1.1 內業資料形成不真實、不及時、不規范

工程開工前，施工單位所報驗的項目組織機構相關人員證件與實際施工人員不符；施工過程中，對入場（鋼筋、水泥、砂、碎石等）材料送檢不及時、試驗報告弄虛作假；施工質量評定表未按照規范進行填寫，如：需用文字描述的檢查結果只填寫了數據；需填寫的數據未按照規定要求保留小數點位數；所填數據并不是實際測量數據，而是根據設計尺寸和允許誤差進行隨意填寫，誤差較大；資料整編人員不了解施工過程及施工方法，填評定表過程中沒有翻閱相關施工規范規程，沒有認真熟悉施工圖紙、設計說明，沒有仔細閱讀施工質量評定與驗收規程；有的工程施工已結束，內業資料卻還沒有整理，與施工不同步，里面需要簽字蓋章部分由于缺少原始現場資料記載，相關責任人不簽字蓋章，滋生冒簽、替簽現象，逃避責任；蓋章部位用一些軟件進行復制造假或私刻印章。種種造成內業資料無法真實反映施工質量，給工程質量帶來隱患，后果不堪設想［1］。

1.2 影音、聲像資料整理不及時，歸檔不規范

建設、監理、施工單位沒有從工程的開工前、施工、完工后的各個階段對與工程建設有關的會議情況進行拍攝，或對拍攝的影音資料整理不及時，或有的內業資料管理人員離職，連同資料一同帶走。由此造成影像資料殘缺，時間一長，沒有人能說清當時會議的時間、內容、參加人員等情況，給日后歸檔驗收、翻閱利用帶來很大麻煩。由于影像資料保存費用較高，相關參加單位未對其進行歸檔整理［2］。

1.3 管理意識淡薄，制度不完善，信息化建設滯后

近幾年，相關部門出臺、修訂了一些水利工程檔案內業資料管理規范，然而在實踐中，其可操作性完全受到制約，各參建單位檔案內業資料管理制度不健全，有的雖建立了檔案管理制度，但缺乏有效運行機制，相關責任單位沒有對其進行有效的監督檢查，造成檔案管理制度形同虛設，影響內業資料歸檔質量，對今后驗收及查閱帶來一定影響。目前在一些中小型水利工程建設過程中，各參建單位只重視工程施工過程，趕工期，而未對施工內業資料進行及時記錄、整理或對內業資料整理工作投入不足，缺少專業資料員及相關檔案資料管理培訓。目前水利檔案資料大多仍使用紙質編目打碼記錄方式，查閱繁瑣，這種傳統的紙質檔案管理模式費時費力，不能滿足當前信息化建設的需要，無紙化、信息化的檔案內業資料管理模式亟需建立［3］。

2　水利工程內業資料整理策略

2.1 各參建單位培養專業資料人員

（1）建設單位。制定適用于本工程的檔案管理規章制度和規范并按此嚴格執行，定期對資料進行審查，設立專業檔案資料管理機構及人員，相關工作人員參加檔案資料歸檔專業培訓并持證上崗，對施工現場及施工程序有一定了解。嚴把竣工驗收關，仔細審查各類工程檔案資料［4］。

（2）監理單位。作為內業資料原始數據的監督方，對內業數據的真實性、及時性、規范性有著至關重要的作用，監理單位應熟悉施工質量評定表的填寫規范、施工過程及計量測量方法，確保內業資料的質量。施工隊伍入場前，嚴格審查施工單位的人員證書與實際進場施工人員是否相符，對入場機械設備進行試運行，檢查并核實入場原材料的出廠合格證及試驗報告的真實性，督促施工單位對原材料按照規范規定進行送檢；施工中，監理單位應盡職盡責，確保施工日志、監理日志、施工月報、監理月報、測量方法及計量數據、原材料出廠合格證、隱蔽工程和關鍵部位的原始記錄數據及時、詳盡、真實、準確，確保簽字人名與實際現場施工人員相符，蓋章及時、真實。當天的事情當天處理完畢，及時蓋章簽字，防止冒簽、替簽、蓋假章等現象。各參建單位應按規范、規章制度要求，將當天形成的內業資料及時整理歸檔，確保歸檔進度與實際施工進度相符［5］。

（3）施工單位。選派有水利專業技能、較強責任心的人員作為本工程的內業資料整理人員，持證上崗，熟悉內業資料填寫規范，深入施工現場，熟悉施工程序；并對其進行專業培訓，講解施工過程及方法，使其更加專業化［6］。

2.2 聲像資料及時歸檔、刻錄整理

（1）專人負責。如每次工程會議，會議現場進行錄音、錄像，各個參建單位檔案資料負責人員通過錄音及視頻內容，及時對會議內容進行謄寫，形成會議紀要，相關人員簽字確認，形成永久內業資料。各參建單位根據規范要求及實際需要進行歸檔。在施工現場，應對土方開挖前、開挖后、重要部位及隱蔽工程、外觀、施工中出現問題的部位等進行拍照取證，并對所拍攝照片進行整理、說明、歸檔［7］。

（2）必要經費投入。給相關檔案管理人員添置移動硬盤、光盤刻錄機，對影像資料進行整理歸檔，使其便于查閱、保存［8］。

2.3 建立健全制度，推進水利內業資料信息化建設

（1）建立健全完善的工作制度，形成完整的內業工作程序，用于指導和規范檔案工作。各參建單位（建設、設計、監理、施工）由檔案工作分管領導及成員組成完整的管理部門，專門負責與工程施工同步的檔案資料收集、整理、歸檔工作，使得檔案資料的歸檔整理完全融入到施工建設當中，形成有序的內業資料歸檔制度［9］。

（2）將文件材料收集歸檔，轉化為電子檔案信息資源。對紙質檔案進行電子版本登記歸檔，并對其進行整理、編號，利用計算機檢索技術實現檔案資料的實時調閱，減少對紙質檔案的查閱，省時省力，實現檔案管理的現代化和自動化［10］。

3　結語

通過分析水利工程內業資料形成與歸檔整理過程中存在的問題得出，要切實做到工程資料的收集歸檔工作與施工進度同步進行，充分發揮出內業資料價值，更好地促進現代化水利工程建設的發展，建設、監理、設計和施工單位應培養一批專業性強、具有良好意志品質和高度責任心的檔案管理人員，使內業資料在施工及管理維護中充分發揮作用，更好地為水利事業服務。

參考文獻

［1］丁紅娟，王平，黃水清.加強水利工程勘測設計科技檔案管理的思考［J］.水利規劃與設計，2011（01）：48-50 +78.

［2］王英菊.淺談工程竣工資料管理的規范化［J］.水利技術監督，1998（05）：24-25.

［3］袁敏，鄒冠聞.水利工程歲修項目安全管理問題與對策［J］.水利規劃與設計，2015（06）：74-75.

［4］鄒明勇.從工程實例看水利工程竣工資料的歸檔整理［J］.廣東水利水電，2004（02）：85-86.

［5］張亞紅.淺談建筑工程檔案管理工作的重要性及管理工作［J］.科技信息，2009（21）：349.

［6］聶丹萍.試論水利工程檔案管理中存在的問題及完善措施［J］.水利技術監督，2013（06）：27-28.

［7］蔣云波.項目檔案管理的現狀與對策［J］.云南檔案，2001 （02）：23-24.

［8］王麗.淺談檔案管理工作的重要性［J］.科技信息，2010（23）：242 +220.

［9］楊昕馨.水利工程檔案管理工作芻議［J］.水利技術監督，2013 （01）：64-65.

［10］楊麗君.提高人員素質做好檔案管理工作［J］.蘭臺世界，2013（S3）：18.

作者簡介：靳 芳（1983年—），女，工程師。

DOI：10.3969 /j.issn.1672-2469.2016.02.021

收稿日期：2015-09-23

中圖分類號：TV698

文獻標識碼：B

文章編號：1672-2469（2016）02-0056-03