無錫地鐵檔案集團化管控與信息化建設的探索

徐紅梅

摘 要：隨著公司集團化發展需要，公司內部層級漸漸擴增，分，子公司各類經營實體也日益增多，集團如何采用信息化管控手段對下屬各門類檔案進行業務指導和管理，如何實現集團檔案管理整體性和檔案業務前瞻性把控是集團公司亟待解決的頭疼問題。無錫地鐵通過不斷嘗試和探索，通過有效管控手段搭建檔案信息資源共享平臺，使集團化企業的檔案工作走上良性發展的軌跡。

關鍵詞：集團化；信息化；管控；探索

集團公司實施檔案管控是以企業總部為核心，以經濟技術或經營聯系為基礎，通常因規模大，多元化經營，實行集權與分權相結合的一種管理體制。面對企業迅速發展壯大形成集團化管理、面對點多面廣的的組織架構帶來的檔案管理難度、面對廣泛而復雜的各項業務帶來的檔案收集難題，本文基于信息化技術在集團化企業檔案管理中運用進行了探索與嘗試。

1 信息化技術在集團化企業檔案管理中的重要作用

信息化是現代企業核心競爭力的關鍵一環，信息是企業得以生存和發展的重要資源，而檔案信息則是其中不可替代、不可或缺的一種信息資源。伴隨著整個社會信息化程度的提高，檔案信息化建設日漸進入各類企業的戰略視野之中。我們也應該認識到檔案工作已經從以往的龍尾走向龍頭，已經從單一、封閉、被動走向了全面、開放、主動的服務層次。

1.1 企業信息化為無錫地鐵檔案工作發展提速

地鐵工程建設和運營管理是無錫地鐵集團有限公司的核心業務，無錫地鐵剛成立不久，公司開始搭建以電子檔案管理為主，實體檔案管理為輔的綜合檔案管理系統平臺，初步實現了實體檔案和電子檔案的規范化管理，通過建立電子檔案系統提高了公司檔案利用率，更好地促進公司內部的知識創新和信息利用，檔案管理逐步從傳統手工管理跨躍到信息時代，

1.2 企業信息化促使無錫地鐵檔案管理模式升級

隨著公司逐步壯大和集團化發展需要，集團公司內部層級漸漸擴增，分，子公司各類經營實體也日益增多，面對分，子公司經營行業跨度大，集團如何采用信息化管控手段對下屬各門類檔案工作進行業務指導和管理，如何實現集團檔案管理整體性和檔案業務前瞻性把控是集團公司亟待解決的頭疼問題。集團檔案工作管控到什么程度，管少了怕下屬公司檔案工作開展缺失，管多了又擔心集團公司與其職責不清，效率低下，無法發揮集團的規模效應和協同效應。為此，無錫地鐵集團不斷摸索和嘗試，集團總部明確由總部實行統一管控措施，不管各二級部門中有成立早、規模大的還是規模小的公司，都必須按照集團檔案管理相關規定和要求布置和落實檔案各項工作。通過實行“誰產生，誰立卷，分級負責，統一管理”這一舉措，將各分，子公司在各項活動中分散產生的文件材料，通過有效管控收集起來使之條理化、系統化、規范化，使無錫地鐵的檔案管理工作就此邁上了一條規范化、標準經、科學化的道路，站在了較高的起點上。

2 集團型企業檔案管控的難度所在

2.1 歸檔業務呈多樣性

集團型企業的檔案材料種類繁多，內容更加豐富。檔案管理的任務也隨之繁重。但各種業務的拓展，各二級部門、分，子公司的各種文書、設備、圖紙、各種載體等處于各自為政狀態，如果沒有建立集中統一的檔案信息數據庫，不利于檔案信息資源的整合、無法總體把握公司檔案工作狀況和公司發展軌跡。

2.2 利用與信息共享需求困難

集團化后一些二級部門及分，子公司“條塊分割”的弊端尚未去除，往往僅關注本部門，本公司的資源管理，漠視集團化后各二級部門檔案信息資源的共建和整合，同時，各分，子公司各類信息利用時也難以依賴集團總部的骨干網。

2.3 檔案信息資源在集團內缺乏統籌規劃和統一管理

檔案資產屬于企業重要資源和資產，其存在的價值在于為企業提供最大價值的服務，所以集團型企業經營所產生的檔案不能人為分割，因此，企業集團化后應當根據企業實際情況及時調整檔案管理模式，統籌規劃和統一管理各門類檔案資源的收集、整理和保管工作，明確集團化檔案工作的發展目標，對二級企業和部門的檔案業務進行分析和合理控制。

3 信息化技術在無錫地鐵集團檔案管理的探索和運用

3.1 從傳統檔案管理模式提升至紙質電子雙軌制管理模式

2008年無錫地鐵剛成立不久，部門少，業務職責緊湊，為便于檔案工作的開展，公司著手規劃建立了一套自上而下的電子檔案管理系統，遵循“統籌規劃、分步實施、重點難點突出、知識信息共享”的建設原則，采取“誰產生、誰立卷、誰歸檔”的管理手段進行統一管理。各部門均采取以紙質檔案為主，電子文件為輔的雙軌制進行收集歸檔，基本實現了數據采取、存儲、利用、服務和安全等基本功能。

3.2 局域網數字化檔案管理模式的探索

2012年，隨著公司不斷發展壯大，部門業務職能越來越清晰，一些核心業務由部門裂變為分，子公司，無錫地鐵為適應市場經濟，提高競爭能力，經市政府批準組建集團公司。公司集團化后，分、子公司獨立性相對增加了，集團對子公司的行政干預少了，但作為一個立檔單位，檔案集中管理的基本原則不能變，集團檔案信息化搭建時應當融合二級下屬部門及分，子公司的檔案信息化基礎平臺，遵循以圍繞集團核心為總原則進行多種控制和監管，促進各渠道信息流程和存儲，避免“多渠道，多方式”傳輸的檔案信息重復，對于集團總部已經存儲的信息各二、三級部門、分，子公司不需要再保存，從而保證了檔案的唯一性。集團總部建立企業的資源庫，以各類檔案信息資源建設為核心，以規范竣工檔案為重點，結合檔案的在線歸檔與管理，做到既弘揚傳統檔案管理模式的優點，又能適應信息化時代檔案管理的需求。

3.3 檔案信息資源共享利用平臺建設的實現

無錫地鐵嘗試對檔案信息資源在集團內進行統一管理，克服以往集團自搞一套，下屬二級部門各自為政，各行其是，造成資源分散無序和重復浪費，使有效的檔案信息資源閑置或者短缺，使得整體效益難以發揮。為此無錫地鐵建立統一的信息資源共享平臺和相應的信息共享機制，對下屬二級部門可進行個性化定制，以滿足其不同業務的檔案管理需求。將檔案分類體系結合各層級檔案業務模式，建立維度關系，達到檔案信息規范化歸屬、標準化操作、完整性存儲。通過檔案業務環節的提前，延后和疊加，真實記錄集團與各二級部門，分，子公司內電子文件的每一步流程，以及記錄電子文件在生命周期內的全部活動，集團與下屬公司通過信息管理平臺共享企業的檔案信息資源，使檔案的管理部門從檔案的保管部門發展成為企業內部的信息中心。

3.4 形成集團與二級部門間的檔案管理長效聯系制度

集團與下屬二級部門和分子公司的檔案管理部門、各專兼職檔案人員構建了檔案管理工作網絡，通過電子檔案信息平臺進行檔案業務工作的收集、整理、歸檔、審核和移交等工作，平時可通過檔案網站交流信息、網上培訓等活動相互學習，在實踐中不斷提高檔案人員業務素質。

4 總結

總之，集團化企業的檔案管理工作，應在集團總部的統籌規劃，規范化管理下舍得投入，通過加強檔案信息資源的開發利用，搭建檔案信息資源共享平臺，使集團化企業的檔案工作走上良性發展的軌跡。采用多項先進的體系結構保證檔案信息化系統的先進性與開放性。使檔案收集整理工作最大限度現代化、檔案數據訪問權限得到安全控制、檔案利用方式更加簡單方便，也從整體上提升了企業信息化。

參考文獻

[1]孫晶晶，集團型企業檔案管理的規范化研究，《科學與財富》 2015.第17期

[2]米彪，集團化管理模式下企業檔案信息資源共建共享探究，《經營管理者》 2013.10月

[3]韓亞濱 集團化的檔案管理理念推動企業檔案工作穩步前進，《蘭臺世界》 2012.12