淺談如何做好基層單位檔案管理工作

廖添慧

摘 要：檔案管理工作是單位各項工作中必不可少的條件性和服務性工作。基層單位普遍存在人、財、物嚴重缺乏等多方面問題，在這樣的現實中要做好檔案管理工作，應做到對自身崗位有正確認識和準確定位；調整好心態、加強學習、精通業務、高效開展業務工作；善于整合資源、利用現代科技設備為本職工作服務；加強溝通、爭取領導重視和支持等多措并舉，努力做好本職工作，讓單位檔案發揮應有的作用、更好的為單位發展服務。

關鍵詞：基層檔案管理；調整心態；加強學習；整合資源；加強溝通

檔案管理工作是指用科學的原則和方法管理檔案，為黨和國家各項事業服務的工作。檔案管理是在各項生產、經營活動中形成的對國家、社會和本單位具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，按一定要求進行科學分類整理，統一管理各門類、各種載體的檔案，實現檔案的有效利用。

1 調整心態、對自身崗位要有正確認識和準確定位

從事檔案管理工作是一項比較枯燥、寂寞的工作，每天面對的都是文件紙張或單位的榮譽證書、舊印章等看起來毫無“生氣的東西”。要想做好檔案管理工作，首先得調整好自己的心態，要做到心平氣和、不急不躁、沉得住心、耐得住寂寞，時刻提醒自己要甘于平淡、默默奉獻，能以這樣的心態面對檔案管理工作才能把工作處理得有條不謹，得心應手。

當然，光憑一時的干勁是不可能把檔案管理工作做好的。要真正做好檔案管理工作還得對檔案的價值有正確的認識和準確定位。檔案是歷史的真實記錄，這是它的價值所在。它是客觀形成的，是確鑿的原始材料和歷史證件。現代學者，特別是歷史學家對于檔案史料的重視和迫切要求，充分證明了檔案史料的重要使用價值。西漢司馬遷的《史記》和東漢班固的《漢書》這兩部我國古代的名著，編修時都大量地利用了檔案史料。檔案又是國家進行經濟建設、國防建設、外交、文化教育等的重要憑證。我國各級檔案部門以及民間數量巨大的檔案是我們民族的財富，檔案記載了許許多多的歷史事件和社會現象，內容十分豐富。我國是世界上四大文明古國之一，文化古跡遍及全國，成為中外游客觀光游覽的勝地，而這些古跡每屆修繕和陳列展覽，也都要利用大量歷史檔案。以上所列無不說明檔案管理工作的重要性，而這些都與我們從古到今每一位檔案管理工作人員的辛勤付出密不可分。從這個層面上理解，也可以說，今天的檔案管理員就是明天記錄歷史的功臣。

2 加強學習、精通業務，高效率開展好本職工作

隨著社會的深入發展，檔案管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如檔案數量越來越多，數量的龐大給保管和提供利用帶來困難，管理方法手段的落后直接影響檔案的質量，只有進一步加強學習、精通業務、做到與時俱進才能高效率做好本職工作。

（一）加強學習的意識。檔案管理是一門專業性很強的工作，要求管理人員既要有高度的工作責任感，良好的職業道德，辦事細心的工作態度，樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，尤其是運用現代化科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業知識，開拓視野，優化知識結構，提高綜合素質，才能做好新時期的檔案管理工作。

（二）掌握現代化管理技能，提高綜合素質。以前，檔案材料的形成從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔都是以手工抄寫為主。而如今電子計算機技術在檔案管理中的運用，可以系統地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統計等工作，使文件的形成、運行、轉換等各個環節與自動化辦公銜接起來，這種現代化科技手段和先進操作管理技術，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運用。檔案管理數字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案工作者的必然方向。所以，檔案管理工作者要結合自己的崗位工作，邊學習邊操作，在提高業務素質的同時，特別要注重計算機知識、信息文化的學習掌握上，努力使自己具備信息知識和網絡文化的綜合型檔案管理人才。

3 整合資源、善于利用現代科技設備為檔案工作服務

當前，社會在飛速發展，各行各業都在一定程度上融會貫通，實現了資源的合理整合，提高工作效率。其中，互聯網和各種專業軟件的開發與利用更是讓我們的日常工作如虎添翼。檔案管理工作也不例外，需要整合現有的各項資源、高效利用好現代科技設備服務日常管理工作。

檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復勞動多，勞動強度大。而利用計算機等現代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷時，立卷人根據自己的理解對文件進行分類，盡管都仿照統一的標準，但因每個人的理解能力不同，對同一個文件有不同的分類，因此不可避免的產生分類不準的現象，影響案卷的質量，給利用工作帶來不便。而利用計算機模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的內容打印出來，作為以前的那種以“卷”為單位時案卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發揮計算機的管理優勢，減少了手工操作，提高了工作效率。

4 加強溝通、爭取領導重視和支持

檔案工作是很重要的專業事業，是實現社會主義現代化建設，開展歷史研究，進行各項工作的必要條件，而且是維護黨和國家歷史真實面貌的重大事業。因此充分的發揮檔案的作用，為兩個文明建設服務具有十分重要的意義。

目前基層單位在檔案工作中存在的主要問題有以下幾方面：一是庫房問題。大多數基層單位檔案房簡陋、潮濕，致使檔案材料因長期受潮發霉而紙張變質、字跡模糊，或是檔案遭受蟲蛀、鼠咬；二是人員問題，有的單位檔案無人管理，或是只派些老、弱、病、殘應付，這些單位不注意留存檔案，也不想利用檔案，存在有“只要機器轉，什么檔案不檔案”的錯誤思想；三是有的由于管理不科學，致使魚龍混雜，玉石不分，用時查找不到，使一些“真材”沒有“用武之地”，躺在卷柜“睡大覺”；四是不少人還不了解檔案在整個社會中的重大作用。目前在我們基層單位的工作人員，還沒有更多的便利條件，像到圖書館那樣到檔案館去利用檔案為自己的日常工作服務，有的還沒有養成利用檔案的習慣等等。這些問題的存在與我們進入21世紀的今天是不相適應的。因此，就需要我們廣大基層單位各檔案管理工作人員積極、耐心地宣傳檔案的重要性，爭取各級領導的重視，盡快改變當前檔案工作中存在的落后狀況，充分發揮檔案在社會主義現代化建設中的作用。

現實的基層工作經歷告訴我們，要做好當前在看起來“不起眼”的檔案管理工作，必須尋找更多適當時機向單位分管領導、主要領導匯報檔管工作。在努力做好本職工作的同時，積極發揮檔案材料給單位做出重大決策、解決疑難問題等關鍵時候，提供明確思路和有效參考，用事實改變單位領導對檔案管理工作的正確認識。在基層單位，能得到領導的重視和支持，今后我們的檔案管理工作將會事半功倍。

總而言之，基層檔案管理工作是一個平凡、單調、枯燥的繁雜工作。要做好基層單位檔案管理工作需要每一個檔案管理人員細心、耐心、清心、用心，在平凡的崗位上用良好的心態和不斷學習進取的精神做好本職工作，讓單位檔案發揮應有的作用，更好的為本單位各項事業發展服務。